Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Адаптация новых сотрудников: 3 подхода». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Почти все сотрудники испытывают на новом месте одни и те же проблемы. В первую очередь они страдают из-за психологического дискомфорта от требований даже очень лояльного руководства (просто за счет того, что они им в новинку), боятся проявлять себя и привлекать лишнее внимание. Новички часто ощущают себя не на своем месте, из-за чего дистанцируются от коллег, а иногда даже задумываются об уходе еще до окончания испытательного срока.
- В зависимости от опыта работы адаптация новых сотрудников в компании может быть первичной и вторичной. Также выделяют профессиональную, производственную, социальную, финансовую и психофизиологическую адаптацию.
- Методы адаптации позволяют человеку быстрее и комфортнее привыкнуть к новому рабочему месту, обязанностям и коллективу. Для этого компании разрабатывают собственные планы адаптации, проводят тренинги для новичков, назначают им наставников, организовывают встречи с руководством, помогают сотрудникам влиться в коллектив на корпоративных мероприятиях.
- Есть три этапа адаптации сотрудника. На стадии ознакомления человек узнает цели компании, изучает структуру организации. На этапе приспособления новичок под контролем наставника выполняет рабочие задачи. Ментор помогает исправлять ошибки, оценивает действия сотрудника. Последний шаг — ассимиляция. Работник знает все процессы, становится полноправным членом команды, готов обучать других новичков.
Цели трудовой адаптации
Если в вашей организации поставили себе задачу воплотить в жизнь грамотную программу по адаптации персонала, нужно для начала четко уяснить себе ее цели. В их качестве, как правило, выступают:
- снижение потерь эффективности «на старте» (пока сотрудник плохо подготовлен к выполнению своих обязанностей, качество его работы значительно меньше, на него нужно дополнительно тратить время и иногда финансы);
- уменьшение тревожности и психологического дискомфорта (это не только помогает уменьшить «текучку кадров», но и значительно влияют на качество работы);
- экономия временных ресурсов (если в организации действует отлаженная программа адаптации, руководителю и коллегам не придется тратить времени на неупорядоченные объяснения с новым сотрудником);
- развитие хорошего отношения к новому месту работы (когда персонал ощущает заботу, он и трудится эффективнее).
Факторы, которые влияют на адаптацию
Трудовая адаптация, или онбординг, — это действия организации и нового работника, которые помогают быстро включиться в работу и влиться коллектив.
На этот процесс влияют:
- опыт кандидата — он может уже иметь трудовой стаж или быть молодым выпускником вуза;
- личные качества человека — инициативность, коммуникабельность, стрессоустойчивость и т. д.;
- время, заложенное на адаптационный период;
- должность, на которую пришёл человек, и степень ответственности;
- психологический климат в коллективе;
- размер и специфика организации;
- развитость корпоративной культуры;
- управленческие навыки руководства.
Первичная адаптация влияет не только на внутренние бизнес-процессы, но и на кадровый имидж компании.
Приспособление к новой обстановке — многосторонний процесс.
Он включает несколько видов адаптации к меняющимся условиям:
- Психофизиологическая — перестройка психики, режима жизни, физиологических процессов.
- Социальная — усвоение норм общения в новом коллективе, налаживание контактов, становление как члена команды.
- Профессиональная — оценка знаний и навыков, их изменение под новые требования.
- Производственная — изучение трудовых норм в компании, регламентов, рабочих инструментов, оборудования.
- Организационно-административная — знакомство с подходами к управлению, внутренней кадровой программой и организационной структурой.
- Финансовая — перестроение бюджета, соотношения доходов и расходов с учётом нового заработка и других условий, к примеру, проезда к месту работы.
Когда обе стороны понимают, на каких уровнях идёт адаптация, она проходит с минимальным стрессом.
Испытательный срок и программа адаптации идут параллельно друг другу, предлагаю поговорить об этих процессах подробнее.
Испытательный срок — это оценка достижения целей и выполнения задач, которые поставлены перед новым сотрудником на первые три месяца работы. Перед выходом человека на работу мы вместе с руководителем (заказчиком подбора), формируем краткосрочные цели на испытательный срок, а также долгосрочные цели на полгода-год, определяем критерии оценки результатов. Цели на испытательный срок и критерии оценки мы обсуждаем с кандидатом в процессе собеседований и соотносим с его ожиданиями. Важно проговорить всё «на берегу», чтобы у всех было единое понимание.
Процесс адаптации направлен на то, чтобы помочь новому сотруднику адаптироваться к новой среде и культуре, влиться в команду, быстрее разобраться в процессах и, как результат, снизить уровень стресса от смены места работы и получить удовольствие от достижения результатов.
- До выхода сотрудника лучше заранее проверить, вся ли необходимая ему информация есть в инструкциях и презентациях и не устарела ли она. Многое часто меняется — у нового члена команды должна быть актуальная информация, к кому по какому вопросу обращаться и как выстроен тот или иной процесс.
- При подготовке плана погружения хорошо сразу связывать информацию о процессах с конечным результатом, а также с конкретными коллегами, которые в этом процессе могут помочь. Благодаря этому видно, с кем стоит назначить новому сотруднику первые вводные встречи и какие инструкции нужно ему дать, стоит ли их дополнить.
- Здорово, когда есть возможность в расписании первой недели нового сотрудника сразу сделать ссылки на корпоративные документы, которые потребуются ему для подготовки к этой рабочей встрече. Это помогает быстрее сориентироваться в потоке внутренних документов.
- Новый сотрудник будет вам благодарен, если вы в расписании встреч заложите перерывы на чай, кофе и обед. В первые дни люди склонны перенапрягаться из-за большого потока новой информации. При обычном формате работы в офисе кто-то из коллег может отвлечь новичка и пригласить на кофе-паузу или обед. При удаленном формате работы о необходимости сделать паузу напомнит календарь.
Промежуточные и итоговые встречи
Через полтора месяца мы устраиваем промежуточную совместную встречу, через три месяца — итоговую встречу по результатам испытательного срока и адаптации. Участники этих встреч: новый сотрудник, его руководитель, HR-менеджер и наставник (если он был у этого нового сотрудника).
Продолжительность каждой из этих встреч — один час. Цель промежуточной встречи — подвести итоги, наметить дальнейшие цели и шаги, выявить точки роста. Мы возвращаемся к тем целям, которые поставили в начале, смотрим, что уже достигнуто, какие получились результаты, какие возникли стоп-факторы, чем еще мы можем помочь сотруднику. Обсуждаем, насколько ему комфортно или некомфортно работать у нас и взаимодействовать с коллегами, оправдались ли его ожидания от работы в МИФе, даем обратную связь и просим новичка поделиться своими впечатлениями. В результате получаем общую картину того, что происходит.
В таблице приведены показатели эффективности адаптационной системы:
| Показатель | Формула | Комментарий |
|
Средние расходы на адаптацию одного работника, руб. |
Средняя стоимость адаптации одного работника |
Для расчета показателя учитывают стоимость времени работы специалистов, участвующих в процессе адаптации персонала, время, которое затратили куратор, непосредственный начальник и отдел по персоналу, а также расходы на раздаточные и другие материалы. Показатель разумно рассчитывать для разных специальностей. |
|
Средние расходы на подготовку одного наставника, руб. |
Средняя цена подготовки одного наставника |
Для расчета показателя учитывают объем вложенных средств в развитие профессиональных навыков куратора, формирование обучающих мероприятий, которые наставники будут проводить с новичками. Лучше всего рассчитывать показатель для кураторов разных профессиональных направлений. |
|
Процент должностей, охваченных системой адаптации |
(Количество должностей, которые затрагивает адаптационная система / Количество должностей) x 100 % |
В идеале показатель должен составлять 100 %. |
|
Процент сотрудников, выполняющих функции наставников |
(Количество сотрудников, выступающих в роли наставников / Численность работников подразделения) x 100 % |
Определяется численностью подразделений и количеством новых сотрудников в них. Желательно рассчитывать его для разных профессий. |
Знакомство с коллективом и правила общения
Главная цель — помочь новому члену команды влиться в коллектив, для этого важно максимально описать атмосферу в команде:
- рассказать, кто и чем занимается;
- объяснить правила взаимодействия с руководством, коллегами и подчиненными — например, в компании принято давать обратную связь по задачам и хвалить за успехи;
- уведомить о конфиденциальности — например, суммы сделок запрещено обсуждать в коллективе и за пределами фирмы;
- перечислить важные праздники и традиции в команде.
Этапы адаптации нового сотрудника
Чтобы адаптация новых сотрудников была эффективной и успешной, нагрузку на работника следует распределить на четыре этапа, в каждый из которых он выполняет разные функции:
- Пассивная функция (физиологическая и производственная адаптация);
- Пассивно-активная функция (организационная и психологическая адаптация);
- Активная функция (экономическая и профессиональная адаптация);
- Проактивная функция (социальная адаптация)
Переход от одной функции к другой может повысить уверенность сотрудников, инициативу и улучшить общение, одновременно уменьшая разочарование, беспокойство и стресс.
Зачем нужна адаптация на рабочем месте
Инициативные сотрудники в первые дни на новой работе стараются влиться сразу во все процессы. Выполняют задачи, не разобравшись в регламентах. Взваливают на себя большую нагрузку, чтобы произвести впечатление на руководителей. Это неправильно — на адаптацию нужно время.
Без адаптации на новой работе даже опытные сотрудники бывают непродуктивны. Вот с чем она помогает:
- Погрузиться в процессы. Понять, как в команде решают типовые задачи, какие есть подходы, что важно учесть.
- Определить, кто за что отвечает. Так проще согласовывать работу, советоваться или делегировать задачи нужным людям.
- Проявить себя. Коллеги и руководитель увидят зоны роста и сильные стороны.
- Снизить стресс. В результате — меньше ошибаться и не выгорать.
Например, происходит сбой в программе. Пропадает половина клиентских контактов, блокируется вход в личный кабинет. Новичок берется исправлять проблему: у него есть опыт.
Но он не знает, как это делают конкретно в этой компании: как писать в техническую поддержку, ставить задачи программистам, восстанавливать базу контактов вручную. Он стрессует, ошибается, а компания теряет лояльность клиентов.
Как влиться в коллектив
✔️ Придерживайтесь традиций. Присоединяйтесь, когда сотрудники скидываются на подарки, покупают сладости к чаю или вместе ходят на обед. Если что-то сильно противоречит вашей точке зрения, мягко отказывайтесь, но не осуждайте.
✔️ Не сплетничайте. Когда что-то не нравится, говорите прямо. Не обсуждайте никого за спиной, даже если коллега сам поднимает тему. Иначе есть риск раздуть конфликт или настроить против себя команду.
✔️ Не ведите себя вызывающе. Не хвастайтесь достижениями с прошлой работы или дорогими вещами. Не влезайте в задачи коллег, если они этого не просят. Лучше больше слушайте и наблюдайте, чтобы оценить обстановку.
Помните: коллеги оценивают новенького не только по уровню профессионализма, но и по личным качествам.
✔️ Соблюдайте принятые правила. Это может быть деловой стиль одежды, беззвучный режим телефона, субординация.
✔️ Узнайте, кто в коллективе лидер. Часто есть сотрудник, с которым общаются почти все. Возможно, это самый опытный член команды или тот, кто всем помогает. Постарайтесь наладить контакт с этим человеком и заручитесь его поддержкой.
✔️ Не пытайтесь понравиться всем. Не обращайте внимания на тех, кто вас намеренно игнорирует. Во-первых, нельзя понравиться каждому. Во-вторых, навязчивость никому не идет на пользу. В-третьих, со временем люди могут изменить свое мнение сами.
Что важно знать об адаптации на новой работе
📝 Новички часто переживают, что не вольются в коллектив или покажутся недостаточно компетентными. Такое состояние нормально. Давайте себе время.
📝 Есть несколько видов адаптации. Производственная — к инструментам и регламентам. Социальная — к команде. Организационная — к распорядку в компании. Психофизиологическая — к рабочему месту, новому режиму. Экономическая — к системе оплаты труда.
📝 В первый рабочий день приходите вовремя, записывайте важное, уточняйте задачи. Больше спрашивайте, меньше рассказывайте о себе.
📝 Чтобы влиться в коллектив, не сплетничайте, соблюдайте традиции, не ведите себя вызывающе. Постарайтесь сблизиться с лидером, но не пытайтесь понравиться всем.
📝 В первые месяцы не обещайте слишком много: меньше говорите и больше делайте. При этом не берите кучу обязанностей. Взвешивайте силы, чтобы не перегореть и не нарушить сроки. Обращайтесь за помощью — это лучше, чем наделать ошибок и не справиться.
Типичные ошибки на новом месте работы
Компаний с развитой корпоративной культурой в России не так много. Поэтому мы просто не знаем, как приспособиться к новому месту, и действуем интуитивно, руководствуясь своими убеждениями (а часто — заблуждениями). И, конечно, совершаем типичные ошибки.
Ошибка 1. Ожидать чёткую систему адаптации, когда сотруднику выдают всю нужную информацию, знакомят со структурой компании и коллегами, прописывают план с целями, задачами, сроками реализации.
Как надо: попросить план адаптации, который есть у компании (если он существует). Будьте готовы, что документ окажется номинальным: составитель не разбирается в ваших функциях и может написать нереалистичные цели и задачи. При этом формальность плана не исключает, что ещё на испытательном сроке вас уволят, если не достигнете показателей. Ваша задача – скорректировать план и согласовать его с руководством.
Ошибка 2. Не заботиться о своей репутации и о том, как вас воспринимают окружающие.
Как надо:сразу постараться найти общий язык с руководством и коллегами. Дружелюбная позитивная атмосфера помогает в работе не меньше, чем крепкие харды.
Ошибка 3. Не уточнять задачи, не задавать вопросы, не просить обратную связь у руководителя.
Как надо: не стесняться спрашивать. В первые же дни к вам попадут задачи, документы, контакты. Руководство удивится, если у вас не будет вопросов. Уточняйте сразу, как что устроено, какие ресурсы есть на выполнение задач, насколько ваш результат работы совпал с ожиданиями. Да, можно бояться показаться некомпетентным, но по-другому сотрудничество не наладить.
«Однако избегайте критики, не разобравшись в теме. Возможно, руководитель долго и сложно настраивал определённый процесс, а вы начнёте его осуждать, не поняв, почему он работает именно так», – предупреждает Гонтар.
Она во многом определяет стиль адаптации нового сотрудника. Например, в корпорации вами вряд ли будет заниматься кто-то из топ-менеджеров, а в стартапе даже CEO вполне может частично взять на себя задачи по адаптации новичка.
«Меня удивили отношения внутри стартапа: я еще совсем новичок, не полноценный член команды, а меня уже заботливо вводят в курс дела. Начальник рассказывал, какой мы ведем проект, над чем нужно поработать в первую очередь. Говорил о сильных и слабых местах команды, спрашивал о моем впечатлении. Когда я возвращался из отпуска или с больничного, то узнавал все новости не от коллег, а от начальника. В этом я вижу существенную разницу с более традиционными компаниями. Когда руководитель объясняет ключевые моменты, ты быстро входишь в курс дела и чувствуешь свою значимость», — рассказывает Андрей.
Узнайте, как принято общаться в команде. В консервативных компаниях к коллегам обращаются по имени и отчеству, а в демократичных можно общаться на «ты» с руководителем любого уровня. Если строгих правил нет, то придется наблюдать и разбираться самостоятельно.
«Мне сложно в ситуации, когда нужно выбрать обращение к собеседнику — на “ты” или на “вы”. Если человек сильно старше меня или выше по должности, то однозначно на “вы”. А если возраст примерно одинаковый и позиции близки, то начинаются сомнения. С одной стороны, не хочется проявить неуважение, а с другой — общение на “ты” раскрепощает и ускоряет коммуникацию», — рассказывает Андрей.
Соблюдайте субординацию: если нужно решить проблему или прийти с предложением к коммерческому директору, то лучше обсудить это на всех предыдущих уровнях. Непосредственный руководитель сможет подсказать, как лучше сформулировать запрос и к кому обратиться за поддержкой идеи.
«Если нужно отстоять решение перед высшим руководством, то нельзя перепрыгивать руководителей более низкого уровня. Чтобы согласовать глобальную задачу, я постепенно прохожу менеджеров всех уровней. Это создает доверие между участниками», — рассказывает Майя.
Инициативность помогает. Не стесняйтесь уточнить задачу или попросить старших коллег о помощи, если чувствуете, что не справляетесь.
«Активность, стремление ввязаться в бой значительно ускоряют адаптацию. Пассивный сотрудник, ожидающий, что система сама его встроит, с большой вероятностью останется за бортом», — говорит Сергей Рогулев.