Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Некоторые вопросы исправления первичных документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По своей юридической природе корректировочный акт не является самостоятельным документом, а является одним из составных элементов общего набора официальных бумаг, сопровождающих сделку, приложением к договору. Цель подписания в первую очередь – это соблюдение действующего налогового законодательства. В соответствии с действующей редакцией Налогового кодекса налогоплательщики обязаны самостоятельно исчислять и переводить в бюджет подлежащие уплате суммы по налогам. ИФНС регулярно устраивает проверки на предприятиях. В ходе одной из проверок может выясниться, что фирма фактически получила больше или меньше денежных средств, чем заявлено в декларации и прописано в договоре. Это в свою очередь является нарушением налогового законодательства и несомненно повлечёт за собой штраф.
Корректировочный акт выполненных работ
Корректировочный акт выполненных работ – документ, у которого нет унифицированной формы. Однако он должен соответствовать ряду общепринятых требований к оформлению. Это бумага строгой отчетности, необходимая для формирования бухгалтерской документации. Для того чтобы было на что ориентироваться, можно скачать примеры заполнения и готовый бланк корректировочного акта.
Федеральная налоговая служба может потребовать этот документ для изучения при проведении разнообразных проверок.
Ошибки и неточности в документе (особенно в содержательной его части) могут привести к необходимости привлечения организации или должностного лица к административной ответственности в виде штрафа. Кроме того, если ошибочные данные были числовые, то у бухгалтера компании может не сойтись баланс в бухгалтерской отчетности.
Особенности подписания
В бланке УКД создано 6 строк для подписания документа. Подписи под таблицей проставляются всегда при статусе бумаги «1». Там расписываются глава фирмы или доверенное лицо и главный бухгалтер. При статусе УКД «2» такие подписи не являются обязательными.
В строчках для подписей [8] и [9] надо отметить сотрудника, который имеет право предлагать покупателю изменить стоимость товаров или оповещать о таком факте. Нужно написать должность сотрудника, его ФИО. Если у него есть право на подписание данной бумаги, то снова подписывать ее не надо. Можно обозначить только должность и ФИО.
В строке [10] надо отметить информацию о сотруднике, который отвечает за оформление факта хозжизни компании. Это лицо может совпадать с тем, что указано выше (строки [8] и [9]): аналогично обозначают только должность и ФИО без постановки подписи.
В строку [12] вписывают данные о работнике, который имеет право согласовывать изменение стоимости товара и т.п. от лица покупателя, если требуется данное действие. В строке [14] расписывается сотрудник, который отвечает за оформление факта хозяйственной жизни организации. Если это тот же сотрудник, что и в строке [12], то указывают ФИО и должность, а подпись второй раз ставить не нужно.
Важно! О заполнении счета-фактуры и КСФ можно прочитать в нашей статье.
Корректировка по согласованию сторон
Для отражения в учете продавца операции по изменению стоимости и (или) количества ранее реализованных товаров (работ, услуг), предусмотренного договором с покупателем, например, при выставлении корректировочного счета-фактуры, необходимо выбрать операцию Корректировка по согласованию сторон в меню Операция.
На закладках Товары, Услуги, Агентские услуги указываются сведения об исправлении ошибок в первичном документе.
- Данные на закладках могут быть заполнены автоматически, если в колонке Основание шапки документа указан документ Реализация (акт, накладная), Оказание производственных услуг, Отчет комиссионера (принципала) о продажах.
- Если счет-фактура был выписан на основании других документов – табличную часть следует заполнить вручную.
После заполнения закладки Товары, Услуги, Агентские услуги следует изменить количество и (или) цену товаров (работ, услуг).
При увеличении стоимости автоматически формируется записи книги продаж в периоде реализации.
При уменьшении стоимости НДС может быть принят к вычету (абзац 3 п.1. статьи 169 НК). Для формирования записи в книге покупок необходимо сформировать регламентный документ Формирование записей книги покупок.
Оформление счетов-фактур
Перерасчет цены услуг в связи с ошибочным применением в 2014 г. тарифов 2013 г. В соответствии с п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, продавец выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру не позднее пяти календарных дней, считая со дня составления документов, указанных в п. 10 ст. 172 НК РФ. К данным документам относятся договор, соглашение, иной первичный документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг).
Организация, оказавшая услуги, составила акт выполненных работ и выставила счет-фактуру / «Гарант-РостСервис» г. Ростов-на-Дону
Организация, оказавшая услуги, составила акт выполненных работ и выставила счет-фактуру 31.03.2012. Стоимость услуг в счете-фактуре указана одной строкой без указания количества и цены за единицу. Данная реализация была учтена в отчетности за I квартал 2012 года.
Во II квартале (в мае 2012 года) организация обнаружила, что стоимость услуг в акте и счете-фактуре указана неверно (при первоначальном расчете допущена арифметическая ошибка) и правильная стоимость услуг оказалась на 340 000 руб. меньше.
Какие документы необходимо оформить для исправления допущенной ошибки? Как вносятся исправления в акт выполненных работ? Следует ли исправить ошибочный счет-фактуру или выставить корректировочный? Что следует предпринять организации в связи с тем, что в периоде совершения ошибки (I квартале 2012 года) налогооблагаемая база по НДС оказалась завышена и это привело к излишней уплате налога? Следует ли подать уточненную налоговую декларацию
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Исправления в акт выполненных работ вносятся путем зачеркивания неверных значений в первоначальном документе с проставлением правильных значений, подтвержденных подписями сторон и указанием даты исправлений.
При выявлении арифметической ошибки в определении налоговой базы по НДС корректировочный счет-фактура не выставляется. В таком случае следует произвести исправление ошибочного счета-фактуры путем его замены на новый с правильными значениями.
- Несмотря на то, что ошибка привела к излишней уплате налога, организации целесообразно скорректировать налоговую базу за I квартал 2012 года и подать уточненную налоговую декларацию.
- Обоснование вывода:
- Исправление ошибки в акте выполненных работ
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными первичными документами (п. 1 ст. 9 Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ)).
При этом в случае выявления ошибки п. 5 ст.
9 Закона N 129-ФЗ предусматривает внесение исправлений в первичные документы (за исключением кассовых и банковских) по согласованию с участниками хозяйственных операций.
Вносимые исправления должны подтверждаться подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Исправления в акте выполненных работ
Имеете право вносить в документы любые исправления. Главное чтобы за исправлением стояла подпись (фамилия, инициалы) ответственного лица, дата исправления согласно Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».Тогда документы будут считаться недействительными.
Первичные документы можно исправить, но только по согласованию с участниками хозяйственной операции Зачеркивается неверный текст или сумма (одной чертой, чтобы можно было прочитать зачеркнутое), и над зачеркнутым надписывается правильный текст или сумма. В данном случае зачеркнуть надо ПАО, а написать АО. И дополнить номером договора. Исправления подтверждают своими подписями те же лица, которые изначально подписали документ. Указывается дата исправления.
Отражаем корректировки, относящиеся к прошлым периодам
Таким образом, бухгалтеру в каждом случае необходимо вынести профессиональное суждение о том, имеет место ошибка в бухгалтерском учете или нет, и в соответствии с этим суждением квалифицировать ситуацию с точки зрения налогообложения.
Искажение налоговой базы предыдущего периода приводит к излишней уплате налога на прибыль организаций, поэтому в соответствии с абз. 3 п. 1 ст. 54 НК РФ налогоплательщик вправе провести перерасчет налоговой базы и суммы налога за тот отчетный период, в котором данное искажение выявлено. В рассматриваемой ситуации — в апреле 2015 г. Подавать уточненную налоговую декларацию за 2014 г. налогоплательщик не обязан (абз. 2 п. 1 ст. 81, подп. 1 п. 2 ст. 265 НК РФ, письмо Минфина России от 23.03.2012 № 03-07-11/79).
Счета-фактуры: стандартные, исправленные, корректировочные: разбираемся в определениях
К счету-фактуре мы давно привыкли и особых затруднений при его составлении не испытываем. Однако с недавнего времени вместе с понятием «счет-фактура» все чаще стали звучать и такие, как «корректировочный счет-фактура» и «исправленный счет-фактура».
Появление этих разновидностей не случайно. В практической деятельности любой налогоплательщик может столкнуться с ситуацией, когда в изначально оформленный на отгрузку товара счет-фактуру требуется внести корректировку. При этом информация об отгрузке должна достоверно отражать все необходимые параметры (сведения о покупателе и продавце, натуральные и ценовые показатели).
От вида корректируемой информации зависит применяемая форма счета-фактуры (исправленный или корректировочный), а от правильного ее выбора — возможность получения обоснованного налогового вычета.
Казалось бы, схожие понятия — корректировка и исправление. В обоих случаях для человека в обыденной жизни они обозначают процесс уточнения первичной информации — но не в ситуации со счетом-фактурой.
К примеру, продавец допустил арифметическую ошибку в счете-фактуре или покупатель выявил пересортицу при приемке товара — в этих случаях нужно оформить исправленный счет-фактуру (письма Минфина России от 16.03.2015 № 03-07-09/13813 и 08.08.2012 № 03-07-15/102, письмо ФНС России от 12.03.2012 № ЕД-4-3/414). Т. е. исправленный документ служит для исправления ошибки, допущенной при оформлении.
Подробнее о применении исправленных счетов-фактур читайте в статье «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?» .
В то время как корректировочный счет-фактура составляется, когда изначально документ был оформлен правильно, но затем в него понадобилось внести изменения.
Какие налоговые последствия по НДС для покупателя и продавца при оформлении КФС
Изменения согласованы по принятому ранее на учет товару (соглашение об изменении стоимости товара, факт уведомления).
|
Корректировочные счета-фактуры на увеличение стоимости товара |
Корректировочные счета-фактуры на уменьшение стоимости товара |
|
|---|---|---|
|
ПОКУПАТЕЛЬ |
КСФ регистрирует в книге покупок, имеет право на вычет. |
Восстанавливает НДС принятый к вычету по товару на раннюю из дат: получения первичного документа на уменьшение стоимости товара, либо получения КСФ (пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ). На дату получения документ либо КСФ регистрирует в книге продаж (п. 14 Правил ведения книги продаж) |
|
ПРОДАВЕЦ |
КСФ регистрирует в книге продаж в квартале составления КСФ |
КСФ регистрирует в книге покупок. Разницу по НДС принимает к вычету (п. 13 ст. 171 НК РФ). Вычет по КСФ можно заявить не позднее трех лет с момента составления корректировочного счета-фактуры |
Какие налоговые последствия по НДС для покупателя и продавца при оформлении КСФ
Если необходимо составить корректирующий счет, следует учитывать, что в этом случае возникают коллизии, связанные с НДС, причем для обеих сторон это чревато существенными изменениями.
| Сторона | Увеличение стоимости | Уменьшение стоимости |
| Покупатель | Корректировочная бумага регистрируется в книге приобретения, и далее может воспользоваться вычетом на протяжении трех лет с момента составления коррекции | Восстанавливается НДС, который принимается к вычету в отношении ранней из дат, то есть времени получения первичного счета-фактуры, либо получения КСФ |
| Продавец | Изменения регистрируются в книге продаж, причем в том квартале, когда составлялся КСФ | Листок регистрируется в книге приобретений, а разница в налогах принимается для вычета, сроки такие же, как и для покупателя |
Когда изначально счет-фактура составлялся правильно, но впоследствии его детали изменились, по причине уменьшения/увеличения цены товара или его количества, следует составлять корректирующий документ.
В нем оговаривается, какая разница возникла вследствие изменений, и какая будет цена после этого, кроме того, данный шаг дает полное право на получение вычета, при чрезмерном перечислении государственного сбора.
Корректировочный акт на изменение стоимости оказанных услуг
Рассмотрим способы исправления первичных документов — счетов-фактур и актов оказанных услуг, а также дадим рекомендации по вопросу применения исправительных (корректировочных) актов оказанных услуг (выполненных работ) при оформлении хозяйственных операций.
Способ исправления первичных документов
Согласно ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
———————————
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Аналогичное указание на порядок исправления документов содержится и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н; далее — ПВБУ): «Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений».
Согласно п. 4.2 Положения N 105 ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное. Исправление должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписями лиц, подписавших документ, рядом с исправлением должна быть проставлена дата исправления.
———————————
Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105.
Таким образом, все существующие на настоящий момент законодательно установленные нормы требуют:
— указания подписей лиц, вносящих исправления;
— указания даты исправления.
Поэтому если речь идет о документе, который подписывался несколькими сторонами (например, об акте приемки оказанных услуг), то при исправлении такого документа необходимы подписи всех сторон, участвовавших в подписании первоначального документа.
Однако необходимо отметить, что исправления в первичных документах могут возникнуть и в результате:
— корректировок суммовых и количественных показателей ранее выписанного документа;
— допущенных в ранее выписанных документах ошибок.
Если исправления касаются именно ошибок в указании реквизитов в ранее выписанных документах и при этом никакие условия сделки не изменяются, то исправления не требуют согласования сторон. Как правило, сторона, обнаружившая ошибку, уведомляет об этом другую сторону сделки.
Если же исправления касаются корректировок суммовых и количественных показателей ранее выписанного документа, то такие корректировки требуют согласования сторон (например, в виде дополнительного соглашения к основному договору или нового протокола цены).
Способ внесения исправлений в первичные учетные документы Законом о бухгалтерском учете не детализирован. В равной мере могут применяться как способ исправлений, указанный в п. 4.2 Положения N 105, так и иные способы, где соблюдаются минимальные требования ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
Компания самостоятельно разрабатывает и закрепляет в учетной политике подходящий способ внесения исправлений в первичные документы с учетом особенностей документооборота.
Наиболее распространенными способами внесения исправлений в первичные учетные документы являются:
— метод внесения исправлений в изначальный первичный учетный документ;
— метод выставления корректирующего документа.
Что касается внесения исправлений в первичные документы, выполненные автоматизированным способом, то порядок исправления, предложенный в Положении N 105, в данной ситуации не подходит в силу технических особенностей оформления электронных первичных документов.
В этом случае исправления в электронные первичные документы вносятся путем выставления нового, исправленного, экземпляра электронного документа по аналогии с исправленными счетами-фактурами. При этом исправленный электронный документ должен содержать указания на номер исправляемого электронного документа, а также дату исправления.
Внесение исправлений в электронные документы приводит к следующим учетным изменениям:
— в случае внесения изменений в стоимостные показатели (количество и (или) цену) после проведения документа с исправлением в бухгалтерском учете делаются соответствующие проводки на разницу (сторно при уменьшении или дополнительные проводки при увеличении);
— при возникновении необходимости изменения номенклатуры в бухгалтерском учете отражаются сторнировочные проводки в отношении исправляемых номенклатурных позиций и формируются проводки по новым, исправленным, номенклатурным позициям.
Если документом изменяются, например, «Адрес доставки», «Ответственные лица», «Грузоотправитель» или «Грузополучатель», то проведение такого документа на бухгалтерских проводках не отражается.
Порядок исправления электронных документов также должен быть разработан и закреплен в учетной политике общества.
Унифицированная форма № кс-2 — скачать бланк и образец
Важно
Потому стоит избегать допущения различных неточностей в подобной документации. Это может привести к достаточно серьезным проблемам.
Так как нередко именно документы строгой отчетности используются для реализации различных схем по «отмыванию» денег. Наличие неточностей станет причиной наложения штрафов.
Также допущение неточностей может послужить причиной возникновения ошибок в бухгалтерской отчетности. В результате чего попросту не сойдется баланс, кредит с дебетом.
Что приведет к невозможности сдачи отчетности. К процессу составления корректировочного акта стоит подходит максимально внимательно. Нормативное регулирование Установленной и обязательно для использования формы акта данного типа попросту не имеется в законодательстве.
Но существуют также специализированные нормативные документы, на основании которых осуществляется составление актов в отдельных сферах.
Порядок исправления ошибок в первичных документах
Порядок исправления ошибок в первичных документах закреплен в части 7 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ): «В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц» . Техническая сторона исправления первички статьей 9 указанным Законом не регламентирована, поэтому на практике могут использоваться различные варианты внесения исправлений в первичные учетные документы, не противоречащие Закону № 402-ФЗ.
Согласно рекомендациям фонда «НРБУ «Бухгалтерский методологический центр»», изложенным в Разъяснении Р-22/2013-КпТ «Внесение исправлений в первичные документы» от 20.09.2013, наиболее распространенными способами внесения исправлений в первичные учетные документы являются следующие:
- внесение исправлений в изначальном первичном учетном документе;
- выставление нового корректирующего документа.
Метод внесения исправлений в первоначальный учетный документ изложен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (далее — Положение № 105). Согласно пунктам 4.2, 4.3 Положения № 105, ошибки в первичных документах (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ. Также должна быть проставлена дата исправления. К недостаткам этого метода можно отнести следующее:
- в случае большого числа изменений исправление путем применения Положения № 105 приведет к нечитаемости документа;
- по электронным документам внесение изменений непосредственно в первоначально выпущенный документ невозможно ввиду технических особенностей оформления электронных документов.
Метод выставления нового (корректирующего) документа основан на способе внесения исправлений по аналогии с утвержденным порядком составления исправленных счетов-фактур согласно пункту 7 Приложения № 1 к Постановлению № 1137, то есть путем составления нового исправленного экземпляра первичного учетного документа.
При применении данного метода необходимо соблюсти минимальные требования части 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ: составленный новый документ должен идентифицировать исправленный документ по дате внесения исправления и подтверждать его подлинность подписями (с расшифровкой) лиц, составивших документ.
Акты выполненных работ
Для чего используются КС-2 и КС-3 В процессе выполнения оговоренного в контракте или договоре подряда работ организация, именуемая исполнителем, обязана вести журнал учета их выполнения стандартизованной формы КС-6а. Помимо этого, в преддверии выполнения работ составляется смета, в которой фиксируется их четкая стоимость.
Путем сопоставления информации из двух указанных документов сотрудниками бухгалтерии или экономического отдела заполняется акт формы КС-2. Он является документальным подтверждением приема выполненных работ и отсутствия претензий со стороны заказчика к их качеству или срокам.
Внимание
В случае, если претензии существенные, они фиксируются в акте. Впоследствии, на основании аналитической информации из КС-2, бухгалтером или экономистом заполняется Справка формы КС-3.