Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности учета подотчетных сумм». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Некоторые виды расходов не могут быть оплачены непосредственно из кассы или безналичным путем с расчетного счета. Покупка небольших партий товара и некоторые операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.
Порядок организации и учета расчетов с подотчетными лицами регулируют следующие нормативные правовые акты:
1) Порядок ведения кассовых операций;
2) Указание «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»;
3) Трудовой кодекс;
4) Налоговый кодекс;
5) Положение об особенностях направления работников в служебные командировки [25];
6) Инструкция «О служебных командировках в пределах СССР» [26] (действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу и Положению об особенностях направления работников в служебные командировки);
7) Постановление Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [12];
8) Письмо Минфина «О порядке документального оформления служебных командировок» [27];
9) Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет» [28].
Подотчетными лицами являются работники организации, которым выдаются деньги из кассы под отчет для осуществления расчетов наличными денежными средствами. Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет определяется руководителем организации и утверждается приказом по предприятию.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые организацией из кассы на строго определенные цели (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций):
1) на расходы экспедиций, геологоразведочных партий;
2) на представительские нужды;
3) хозяйственно-операционные нужды;
4) на расходы, связанные со служебными командировками.
Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании заявления работника и приказа руководителя. Утвержденной типовой формы заявления на выдачу денег под отчет нет. Заявление может быть написано в свободной форме или по разработанной организацией соответствующей типовой форме. После подтверждения руководителем организации необходимости выдачи подотчетному лицу денежных средств (путем подписи вышеуказанного заявления с указанием суммы, подлежащей выдаче) сумма аванса выдается сотруднику, что оформляется расходным кассовым ордером (см. пример 1.6) либо надлежаще оформленным другим документом (платежной ведомостью, заявлением на выдачу денег и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы, так как расходование средств на иные, чем те, что указываются в документе, цели не допустимо. Платежной ведомостью на предприятиях обычно оформляется выдача денег большому количеству работников одновременно (водителям на покупку горюче-смазочных материалов, экспедиторам на командировки и т.д.).
На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка ведения кассовых операций запрещает:
1) выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученной подотчетной сумме;
2) передавать подотчетные суммы от одного работника другому.
Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может быть установлен приказом руководителя организации. Если такой срок руководителем установлен то, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее трех рабочих дней по истечении этого срока, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы) (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций).
Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации, поэтому оно должно соблюдать лимит расчетов наличными (100 000 руб. согласно пункту 2 Указания ЦБР о предельном размере расчетов наличными).
Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет (форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата [28]). Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. К нему прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы (квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), а также командировочное удостоверение. На оборотной стороне формы авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и суммы затрат по ним. При этом документы нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Работник бухгалтерии обязан выдать сотруднику расписку о получении этих документов (отрывная часть унифицированной формы авансового отчета № АО-1) с указанием их количества и общей итоговой суммы расходов, принимаемых к учету.
Авансовый отчет и приложенные к нему документы проверяются бухгалтерией предприятия. В ходе данной проверки устанавливается законность и целевое расходование средств, проверяется наличие и правильность оформления первичных документов, точность подсчета итоговых сумм и только после этого в графе 9 отчета указываются счета, на которые относятся понесенные предприятием расходы.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Если работник в установленный срок не отчитался по подотчетным суммам и не возвратил в кассу неизрасходованный остаток, то, согласно статье 137 Трудового кодекса, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса работодатель имеет право произвести удержания из зарплаты работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (статья 137 Трудового кодекса). Следует отметить, что согласие работника на погашение задолженности по подотчетным суммам из заработной платы необходимо оформить в письменной форме в виде заявления с указанием сроков и сумм, подлежащих удержанию. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос о порядке возмещения ущерба решается в судебном порядке.
Удержания из заработной платы по решению суда, либо по согласованию с сотрудником осуществляется с учетом статьи 138 Трудового кодекса, согласно которой общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превысить 20 %.
Согласно статье 138 Трудового кодекса общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50 % заработной платы, причитающейся работнику.
При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником во всяком случае должно быть сохранено 50 % заработной платы.
Ограничения, установленные статьей 138 Трудового кодекса, не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70 %.
Если взыскание невозвращенного аванса с работника невозможно или администрацией предприятия принимается решение о списании средств из подотчета без оправдательных документов, то всю указанную сумму списанных средств следует включить в доход работника в целях исчисления налога на доходы физических лиц, согласно пункту 1 статьи 210 НК.
Несмотря на то, что неизрасходованные и своевременно не возвращенные подотчетные суммы включаются в доход работника, обязанности по начислению на них единого социального налога не возникает, так как в соответствии с пунктом 3 статьи 236 НК не признаются объектом обложения единым социальным налогом выплаты, не отнесенные налогоплательщиком на расходы, уменьшающую налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний с суммы невозвращенного аванса начисляться должен, поскольку такой вид дохода не поименован в Постановлении «О перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации» [29].
Для учета выданных авансов используйте авансовый отчет. Для организаций вне зависимости от формы собственности используйте форму №АО-1. Для бюджетных учреждений применяйте форму №0504049.
Бланк отчета имеет лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне отражается информация о сотруднике, в графах 1-6 оборотной стороны он отражает информацию об израсходованных суммах и прикладывает оправдательные документы. Бухгалтерия принимает отчет и проверяет правильность заполнения граф, приложенные документы и целевой характер расходования денег. Графы 7-10 заполняются главным бухгалтером. После чего отчет утверждает руководитель.
При сдаче авансового отчета может возникнуть две ситуации:
- Было потрачено денег меньше, чем получено. Тогда сотрудник обязан вернуть неизрасходованную сумму.
- Выдано меньше, чем потрачено. Перерасход денежных средств возмещается сотруднику на основании РКО.
Основные проводки по расчетам с подотчетными лицами
Далее приведены стандартные примеры бухгалтерских проводок по учету расчетов с подотчетными лицами в зависимости от этапа движения подотчётных сумм.
|
На день выдачи денег под отчёт |
|
| Выдача денег под отчет из кассы | Дт 71 – Кт 50-1 |
| Перечисление денег на банковскую карту работника под отчет | Дт 71 – Кт 51 |
|
На дату утверждения авансового отчета |
|
| Оплата, произведенная подотчетным лицом за товары, работы, услуги | Дт 60 и др. – Кт 71 |
| Признаны расходом суточные за время нахождения в командировке | Дт 20 (91-2 и др.) – Кт 71 |
|
На дату окончательного расчета по выданным подотчетным суммам |
|
| Выплачен перерасход по авансовому отчету из кассы | Дт 71 – Кт 50-1 |
| Перерасход по авансовому отчету перечислен на банковскую карту подотчетного | Дт 71 – Кт 51 |
| Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм | Дт 50-1 – Кт 71 |
| Неизрасходованный остаток подотчетных сумм перечислен с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации | Дт 51 – Кт 71 |
Кто может брать деньги под отчёт
Любой работник фирмы, с которым заключен трудовой договор, может получать деньги на расходы организации, если есть письменное распоряжение руководителя. Это касается и физических лиц, работающих по договорам ГПХ. Основное условие — наличие действующего договора. Даже учредитель компании не может брать подотчётные деньги, если он там не оформлен.
ИП не может получать денежные средства под отчёт, так как с самим собой он заключить договор не может. Ему разрешено брать деньги из кассы, если в расходно-кассовом документе он укажет конкретную цель расходования средств. ИП может вообще не вести кассовые документы (п.4.1, п.4.6 Указаний Банка России от 11.03.2014 №3210-У), и распоряжаться средствами со своего предпринимательского банковского счёта.
Чтобы получать деньги под отчёт, не нужно быть материально-ответственным лицом.
Нет времени заниматься бухгалтерской отчётностью?
Специалисты сервиса «Моё дело» возьмут эту обязанность на себя, чтобы вы могли заняться более важными делами.
Узнать подробнее
Как проверить себя, чтобы избежать ошибок
В работе с подотчетными суммами бухгалтеры допускают несколько стандартных ошибок:
- допускают превышение лимита расчетов наличными деньгами;
- выдают денежные средства под отчет или возмещают расходы без соответствующего документального подтверждения;
- принимают авансовый отчет, заполненный не полностью или с нарушениями;
- некорректно удерживают задолженность с работника из его заработной платы
- и многие другие.
Нарушения в учете подотчетных средств чаще всего выявляются во время инвентаризации, которую государственное (муниципальное) учреждение обязано проводить на регулярной основе (Приказ Минфина России от 13.06.95 № 49). В отчетах работников инвентаризационная комиссия проверяет, соблюдены ли цели использования средств и сроки отчетности. Кроме того, комиссия должна пристально рассмотреть все случаи задолженности, проверить правильность оформления и обоснованность сумм.
Чтобы избежать споров с сотрудниками, судебных разбирательств и нареканий от контролирующих органов, бухгалтер должен регулярно проверять этот участок учета, в том числе:
- сопоставлять суммы в первичных документах с суммами в отчете, а данные отчетов — с записями в журнале операций расчетов с подотчетными лицами;
- отслеживать операции по выдаче и возврату денежных средств по журналу операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) и журналу операций по счету «Касса» (ф. 0504071);
- сверять, правильно ли занесены в бухучете операции с подотчетными лицами с точки зрения бюджетной классификации и пр.
Хорошим подспорьем в работе с подотчетными суммами могут стать современные средства автоматизации бухгалтерского учета (к ним, среди прочих, относится программа «Контур-Бухгалтерия Бюджет»). Программы помогают бухгалтеру контролировать основные параметры, проверять соответствие сумм, отслеживать движение денежных средств и пр.
Как выдаются подотчетные средства
Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.
Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.
Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.
Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.
Документы, подтверждающие расходы
Авансовый отчет проверяется на достоверность бухгалтером, утверждается руководителем и принимается к учету.
Достоверность расходов в отчете может быть подтверждена:
| Виды расходов | Прилагаемые документы |
| Хозяйственные | Кассовые и товарные чеки, накладные, БСО и т.д. |
| Командировочные | 1. Проездные документы (билеты, посадочные талоны)
2. Квитанции о предоставлении постельных принадлежностей 3. Чеки из гостиницы или договор найма жилья 4. Командировочное удостоверение 5. Чеки о прочих расходах с ведома организации, закреплены в положении о командировках |
Командировочное удостоверение обязательно для использования бюджетными и казенными учреждениями, коммерческие организации вправе его не использовать. Факт времени пребывания в командировке подтвердят: проездные документы, чеки из гостиницы.
Чтобы принять к вычету НДС, необходимо выполнить определенные условия: товары должны быть оприходованы, оплачены (до 31.12.2005), использоваться в деятельности, облагаемой этим налогом. Кроме того, нужно иметь счет-фактуру с выделенной суммой НДС. Очень важно в данной ситуации, чтобы все документы (накладные, счета-фактуры, квитанции к ПКО) были оформлены на организацию, а не на физическое лицо. Для этого у него должна быть доверенность. В противном случае получить счет-фактуру будет проблематично, так как в соответствии с п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.
ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ И НОРМАТИВНАЯ БАЗА
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации об операциях и событиях индивидуальных предпринимателей (ИП) и организаций, регламентированную законодательством РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.
Законодательство РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности основывается на Конституции РК, Гражданском кодексе.
При организации системы бухгалтерского учета и финансовой отчетности используются следующие нормативные документы:
– Закон РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234-III (далее – Закон о бухгалтерском учете);
– Закон РК «О Национальном банке Республики Казахстан» от 30 марта 1995 года № 2155;
– Закон РК «О банках и банковской деятельности в Республике Казахстан» от 31 августа 1995 года № 2444;
– Закон РК «О валютном регулировании и валютном контроле» от 2 июля 2018 года № 167-VI (далее – Закон о валютном регулировании);
– Закон РК «О платежах и платежных системах» от 26 июля 2016 года № 11-VI (далее – Закон о платежах);
– международные и национальные стандарты финансовой отчетности (далее – МСФО и НСФО соответственно);
– Приказ министра финансов РК «Об утверждении форм первичных учетных документов» от 20 декабря 2012 года № 562 (далее – Приказ № 562);
– Приказ министра финансов РК «Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета» от 23 мая 2007 года № 185;
– Приказ министра финансов РК «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета» от 31 марта 2015 года № 241 (далее – Правила бухгалтерского учета);
– учетная политика предприятия.
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ СПИСАНИЯ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ
Суммы, выданные под отчет, списываются на основании представленного авансового отчета (форма Т-3, приложение 10 к Приказу № 562). Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, фискальные чеки ККМ, товарные чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные и другие оправдательные документы), указывает суммы затрат по ним, нумерует эти документы и прикладывает к авансовому отчету в порядке их записи в отчете.
Количество документов должно соответствовать числу записей на обороте. Количество листов, как правило, превышает количество документов.
В авансовом отчете необходимо наличие подписей бухгалтера, подтверждающего целевое назначение и правомерность принятия …
«Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения». Письмо Минфина РФ от 06. 10. 92 N 94 (ред. от 19. 10. 95)
«О бухгалтерском учете». Федеральный закон от 21. 11. 96 N 129-ФЗ
«О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках». Письмо Минфина РФ от 26. 04. 93 N 52 (ред. от 01. 08. 94)
«О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации». Постановление Минтруда РФ от 29. 06. 94 N 51 (ред. от 15. 06. 95)
«О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах». Письмо Минфина РФ от 12. 05. 92 N 30
«О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу». Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17. 05. 96 N 1037-ИХ
«О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость». Инструкция Госналогслужбы РФ от 11. 10. 95 N 39 (ред. от 29. 12. 97)
«О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов». Положение ЦБР от 25. 06. 97 № 62
«О предельных нормах возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран». Письмо Минфина РФ от 13 февраля 1997 г. N 14
«О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран». Письмо Минфина РФ от 27. 12. 96 N 110
«О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств». Письмо Минфина РФ от 16. 12. 93 N 11-02/49 (ред. от 29. 03. 96)
«О служебных командировках в пределах СССР». Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07. 04. 88 N 62
«Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен». Письмо Минфина РФ от 27. 07. 92 N 61 (ред. от 27. 05. 96)
«Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами». Указание ЦБ РФ от 07. 10. 98 N 375-У
«Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей». Постановление Госкомтруда СССР от 25. 12. 74 N 365 (ред. от 20. 08. 92)
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению, утвержден ПРИКАЗОМ Минфина СССР от 01. 11. 91 N 56 (ред. от 17. 02. 97)
«По применению закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц». Инструкция Госналогслужбы РФ от 29. 06. 95 N 35 (ред. от 08. 12. 97)
Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли (утверждено постановлением Правительства РФ от 05. 08. 92 N 552 (ред. от 31. 12. 97)
Порядок ведения кассовых операций в российской федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40
«Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Положение по бухгалтерскому учету (утверждено приказом Минфина РФ от 13. 06. 95 N 50)
Алборов Р. А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК: Учебно-практическое пособие. — М.: Дело и сервис, 1998. — 464 с.
Аудит: Учебник/ Под ред. Подольского В. И. — М.: Аудит, 1997. — 432 с.
Барышников Н. П. Организация и методика проведения общего аудита. — 4 изд., перераб. и доп. — М.: ФИЛИНЪ, 1998. — 528 с.
Бухгалтеру и аудитору: Справочное пособие, Т. 1, 2 — СПб, 1997
Воронов В. В. и др. Общий аудит. Законодательная и нормативная база, практика, рекомендации и методика осуществлени — М.: Международная школа управления «Интенсив» РАГС, Издательство «ДИС», 1997 г. — 544 с.
Камышанов П. И. Практическое пособие по аудиту — 2-е изд. М.: ИНФРА, 1998
Кирилишин И. М. Расчеты по командировкам. Анализ типичных ошибок и нестандартных ситуаций// Главбух — 1994 — № 9
Клонотовская С. Г., Чепуренко А. В. Актуальные вопросы учета и налогообложения расходов по загранкомандировкам// Главбух —1997 — № 8
Максимова Л. Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух — 1998 — № 9
Сотникова Л. Аудит хозяйственных операций: методы и процедуры// Аудит и налогоообложение — 1997 — № 8
Талье И. К и др. Операции по счетам 71 и 73 — М.: Информационно-издательский дом «ФИЛИНЪ», 1996. — 112 с.
Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административные и командировочные расходы.
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет производится на основании приказа, заявления работника с разрешительной визой руководителя и др. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Служебной командировкой признается поездка работника, осуществляемая по распоряжению руководителя организации, на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Приказ о выдаче подотчетных сумм
Можно не требовать от работника заявление на выдачу средств под отчет, а оформлять (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У):
- отдельный приказ руководителя на каждую выдачу наличных денег под отчет каждому работнику;
- один общий приказ на несколько выдач. Причем один документ может быть составлен на нескольких подотчетников.
Приказ (иной распорядительный документ) составляют в произвольной форме. В нем указывают:
- фамилию, имя и отчество лица (лиц), которому выдаются деньги под отчет;
- выдаваемую сумму;
- срок, на который выдаются деньги;
- на что нужно израсходовать деньги;
- реквизиты банковской карты подотчетного лица, если производится безналичный расчет.
Порядок работы с подотчетными лицами
На законодательном уровне расчеты с подотчетными лицами регламентированы нормативными актами:
- Указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014.
- Приказ Минфина № 157н от 01.12.2010 для бюджетников.
- Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000 для прочих организаций и ИП.
- Учетная политика учреждения, утвержденная на финансовый год.
- Локальные акты организации (приказы и распоряжения руководителя) о сроках выдачи денег под отчет, о сроках предоставления отчетности и прочее.
Руководитель вправе установить не только срок и максимальный размер подотчетных сумм, но и перечень лиц, которым разрешено выдавать средства. Для этого составляется приказ на выдачу подотчетных сумм.
Средства выдаются на определенные цели, например, на хозяйственные нужды компании, командировочные расходы или представительские расходы. Чтобы получить деньги, сотрудник готовит заявление, в котором указывается расчет требуемой суммы, назначение, планируемый срок использования денег. С 19.08.2017 на основании изменений, внесенных в Указания ЦБР № 3210-У, заявление предоставлять не обязательно. Для получения средств достаточно одного распоряжения руководителя. Но большинство бухгалтеров продолжают требовать с сотрудников заявление или пояснительную записку с расчетом, чтобы спланировать подотчетную сумму.
На основании заявления издается приказ с указанием срока, на который выданы средства. По его истечению сотрудник обязан отчитаться: предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы. Форма авансового отчета для бюджетников (ОКУД 0310002) утверждена приказом Минфина № 52н. учреждение вправе использовать собственный бланк на основании закона № 402-ФЗ.
Авансовый отчет проверяет ответственный бухгалтер, затем главбух, а затем его утверждает руководитель. Только после этого производятся окончательные расчеты.