Изменения с 1 июля 2023 по авансовым отчетам

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменения с 1 июля 2023 по авансовым отчетам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Ошибки заполнения авансового отчета

2. Как предотвратить ошибки

3. IV. Распределение ЕНП

4. Изменения в авансовых отчетах в 2022 году

5. Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

6. Достаточно ли кассового чека для авансового отчета

7. Срок отчета по подотчетным суммам

8. Проведение в авансовых отчетах чеков за прошлые месяца — г. Светогорск

9. Ошибка 1. Отсутствие локальных нормативных актов

10. Каковы сроки давности для авансового отчета?

11. Оформляем инструкцию для подотчетников

12. Как выдаются подотчетные средства

13. Авансовый отчет: заполняем правильно

14. Какие чеки приложить к авансовому отчету

15. Какие чеки принимать к авансовому отчету

Правила требуют, чтобы часть авансового отчета, в которой указывают прилагаемые документы, суммы, вид расхода заполнял сам подотчетник. На практике же это — головная боль бухгалтера. Он вносит все данные в программу, потом распечатывает отчет и уже передает на подпись подотчетному лицу.

Ошибки заполнения авансового отчета

Если все-таки форму заполнил подотчетник, то надо проконтролировать, чтобы он указал:

дату составления;
структурное подразделение (при наличии), в котором он работает, например «отдел снабжения»;
Ф.И.О. полностью;
табельный номер (надо признать, на этот реквизит реже всего обращают внимание);
должность (в соответствии со штатным расписанием, трудовым договором), к примеру, если в штатном должность «инженер по тепловым сетям», а в авансовом отчете будет написано просто «инженер» это уже ошибка;
назначение аванса (оно указано обычно в заявлении работника на выдачу аванса или в приказе руководителя).

Как предотвратить ошибки

Один из вариантов: утвердить локальные акты по подотчету. Да, мы в курсе, что это необязательно. Однако только документ с четко прописанным регламентом работы со средствами, выданными под отчет, со сроками, правилами, регламентом согласования избавит вас от «удовольствия» лицезреть набор «собери сам» от подотчетного лица и его оправдания: «А я откуда знаю как заполнять?».

С таким положением нужно обязательно знакомить всех сотрудников, которым выдаются средства под отчет и подтверждать ознакомление их подписью.

Пропишите в локальном нормативном акте (помимо формы авансового отчета) сроки:

подачи заявления на выдачу сумм (при необходимости, такое заявление не обязательно по закону);
рассмотрения и согласования заявления;
представления отчета (с 30 ноября 2020 г. не действует трехдневный срок его подачи, конкретные сроки устанавливает руководитель, ИП согласно п. 1.3 Указания Банка России от 5 октября 2020 г. № 5587-У);
проверки и утверждения отчета;
расчета с подотчетным лицом (выплаты перерасхода, возврата остатка).

IV. Распределение ЕНП

Отраженные по единому налоговому счету суммы налоговый орган самостоятельно засчитывает в счет исполнения плательщиком обязанностей по уплате конкретных налогов, страховых взносов в следующей последовательности, установленной п. 8 ст. 45 НК РФ:

недоимка – начиная с наиболее раннего момента ее выявления;
налоги, авансовые платежи, сборы, страховые взносы – с момента возникновения обязанности по их уплате;
пени;
проценты;
штрафы.

Если на момент распределения суммы ЕНП недостаточно для покрытия всех налогов, авансовых платежей, сборов, страховых взносов с совпадающими сроками их уплаты, распределение производится в соответствии с приведенной последовательностью пропорционально суммам налоговых обязательств (п. 10 ст. 45 НК РФ).

Приведенная схема уплаты и распределения применяется к большинству платежей, предусмотренных НК РФ, но есть и исключения (см. п. 1 ст. 58 НК РФ). Вне состава ЕНП уплачиваются и учитываются налоговыми органами:

госпошлина (за исключением госпошлины, в отношении уплаты которой судом выдан исполнительный документ),
авансовые платежи по НДФЛ, вносимые иностранными гражданами, осуществляющими трудовую деятельность по найму в Российской Федерации на основании патента.

Данные платежи не входят в совокупную обязанность и не учитываются на едином налоговом счете (п. 2 ст. 11 НК РФ).

Могут уплачиваться не в составе ЕНП (на усмотрение плательщика):

налог на профессиональный доход,
сборы за пользование объектами животного мира и за пользование объектами водных биологических ресурсов.

Изменения в авансовых отчетах в 2022 году

Организация, отправляющая сотрудников в командировки, поручающая им приобретение хозтоваров, проездных, товарно-материальных ценностей, совершение оплат в пользу поставщиков, выдает денежные средства на подобные операции. О произведенных тратах работники уведомляют бухгалтерию, составляя авансовые отчеты. В 2022 году изменения, внесенные законодателем, сделали порядок расчетов с персоналом понятнее и удобнее.

название компании, где трудоустроен работник;
Ф.И.О. и должность сотрудника, направленного в командировку, получившего средства на иные нужды;
выданная сумма;
цели, для которых она предназначалась;
перечень совершенных трат (с указанием их назначения, даты, № кассового чека и т.д.);
размер остатка средств, если таковой имеется.

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

ОП теперь могут не вести кассовую книгу, если не хранят наличные и после каждой смены передают их в кассу юрлица.

До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно на основании заявления от сотрудника или приказа директора

(другого распорядительного документа). Приказ или распоряжение составляется в произвольной форме, но в нем должны быть такие данные:

Фамилия, имя и отчество подотчетного лица;
номер документа;
сумма к выдаче;
срок;
назначение (опционально);
дата, подпись.

Если составляется заявление, в нем сотрудник должен указать практически те же данные: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Достаточно ли кассового чека для авансового отчета

Кассовый чек первичным документом не является, однако налоговые инспекторы при проверке просят их предъявлять, т.к. они подтверждают факт оплаты. Подотчетному лицу обычно не составляет проблемы приложить к авансовому отчету кассовый чек. Однако неприятности могут возникнуть не из-за недобросовестности подотчетника, а из-за качеств самого чека.

Документами бухгалтерского первичного учета считаются документы, которые оформляются в течение коммерческой сделки и свидетельствуют о ее осуществлении. Все виды первичной документации определены в законе «О бухучете» № 402-ФЗ. Основной формой первичного документа в учете, подтверждающего факт операции наличного расчета или расчета с помощью платежной карты между поставщиком и покупателем, является кассовый чек (КЧ).

Срок отчета по подотчетным суммам

Исправления должны быть заверены подписью сотрудника, оформившего документ. Также требуется расшифровать исправление.

Закон № 290-ФЗ внес и другие основания для привлечения к ответственности за нарушения в применении ККТ.

Ни в одном из технических требований к кассовым аппаратам не упоминается о том, что на чеке необходимо указывать размер НДС.

Конкретные лимиты устанавливаются руководителем компании или ИП в виде отдельного распоряжения/регламента. При определении лимита следует руководствоваться формулами, описанными в Положении ЦБ России №373-П.

Работа с применением контрольно-кассовой техники регламентируется Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее – Закон).

При реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет, а также с использованием банковских карт, организации и ИП должны применять ККТ (п. 1 ст. 1.2 Закона).

Правда, в некоторых случаях можно обойтись без кассового аппарата на вполне законных основаниях. Так, к примеру, ИП, сдающие в аренду принадлежащие им жилые помещения, не обязаны применять ККТ (п. 2 ст. 2 Закона). Кроме того, ИП на ПСН, а также плательщики ЕНВД вправе в отдельных случаях работать без кассовых аппаратов вплоть до 01.07.2019 г., но при условии выдачи по требованию покупателя документа, подтверждающего прием денежных средств (товарного чека, квитанции или другого документа) (ч.7.1 ст.7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ). А организации и ИП, выполняющие работы, оказывающие услуги населению (за исключением имеющих работников организаций и ИП, оказывающих услуги общественного питания), вправе не применять ККТ также до 01.07.2019 при условии выдачи БСО (ч.8 ст.7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ).

Условно можно выделить несколько основных правил работы с ККТ:

— ККТ должна соответствовать определенным требованиям (ст. 4 Закона). К таким требованиям, в частности, относится наличие корпуса, заводского номера, часов реального времени, исправность аппарата;

— ККТ нужно зарегистрировать в налоговой инспекции, а в некоторых случаях необходимо перерегистрировать кассовый аппарат или снять его с учета (ст. 4.2 Закона). Стоит отметить, что законодательством не установлен срок подачи заявления в ИФНС для регистрации ККТ, но логично предположить, что зарегистрировать аппарат нужно до начала его использования;

— организация/ИП при реализации товаров (работ, услуг) за наличные обязана выдавать покупателю кассовый чек, а в случае, когда ККТ можно не применять, — бланк строгой отчетности. При этом к данным документам предъявляются определенные требования (ст. 4.7 Закона).

Подотчет — это денежные средства, которые организация выдает своим сотрудникам для оплаты товаров, работ, услуг, иных расходов в интересах компании. Порядок выдачи денег в подотчет регулируется пунктом 6.3 Указания ЦБ РФ 3210-У от 11.03.14. Деньги под отчет выдаются либо по заявлению работника, либо по распоряжению руководителя компании. В документе-основании указывают:

ФИО и должность сотрудника;
цель выдачи;
сумма;
на какой срок выдаются деньги подотчетному лицу.

По истечении периода, на который были получены денежные средства, сотрудник должен:

либо в течение трех дней представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет;
либо вернуть неизрасходованные суммы.

Если сотрудник в день, когда наступил срок возврата подотчетных сумм, отсутствует на рабочем месте, он должен отчитаться после возвращения на работу тоже в течение трех дней.

К авансовому отчету (его форму можно разработать и утвердить самостоятельно или использовать унифицированную № АО-1, утвержденную Госкомстатом) необходимо приложить подтверждающие расходы документы. Срок давности чеков для авансового отчета законодательством не установлен.

До внесения изменения в Указание 3210-У в августе 2017 года выдача нового подотчета допускалась только при полном погашении задолженности по ранее полученным суммам. Это приводило к тому, что в случае невозможности представления отчета (например, человек был в командировке) работнику приходилось тратить личные средства, с последующим возмещением. 19 августа 2017 года Указанием 4416-У данное требование было аннулировано.

Проведение в авансовых отчетах чеков за прошлые месяца — г. Светогорск

кассовые. Подтверждают покупку товаров или оплату услуг. Кассовые чеки – это первичные документы, в которых обязательно указываются такие реквизиты, как название, дата, Ф.И.О. и подпись продавца, проведённые операции, количество и цена наименований, итоговая стоимость. Чеки нельзя принимать, если в перечне покупок указаны обобщённые названия, например, канцтовары;
товарные. Должны содержать реквизиты, которые обязательны для всей «первички». Иногда прикрепляются к кассовым, так как важно, чтобы дата и сумма совпадали;
квитанции ПКО. Это чеки, которые подтверждают оплату, но не её получение. Тут потребуется предоставить накладную или акт выполненных работ;
бланки строгой отчётности. К этой категории относятся квитанции, абонементы, путёвки и талоны.

Выдача денег предприятием лицу, с которым оформлены трудовые отношения, – обычная практика.

Средства, выдающиеся компанией с помощью бухгалтерии, передаются под отчёт. Целевое использование денег подтверждается соответствующими документами, которые проверяются контролирующими органами. Не кажется странным, что многих лиц, ответственных за авансовый отчет, волнует вопрос, какие чеки принимаются к учёту.

Важно понимать особенности каждого, чтобы не наделать ошибок, которые потом могут негативно отобразиться на заработной плате.

Не запутаться в них поможет наша статья.

В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Статья 23 НК РФ: хранить отчет надо 4 года Статья 283 НК РФ: хранить отчет требуется 10 лет Статья 29 ФЗ № 402: отчет необходимо хранить 5 лет Приказ Минкультуры № 558: госорганизациям следует хранить отчеты 5 лет Итоги В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Документы, связанные с хозяйственной деятельностью субъектов, можно разделить условно на 2 категории:

Чтобы обезопасить себя, стоит сделать копию или сфотографировать чек, сохранив его в облачном приложении. УЗНАТЬ БОЛЬШЕ О ПРИЛОЖЕНИИ Для налоговой отчетности требуется обоснование необходимости в товаре или услуге, поэтому в идеале необходимо приложить к отчету еще и товарный чек, который подробно детализирует расходы.

Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.

да, можете. К авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. При расчетах по банковской карте, это могут быть: оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты работника.

Изменения по подотчетным суммам в 2021 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.

получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2021 № 29-Р-Р-6/7859);
для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Ошибка 1. Отсутствие локальных нормативных актов

Законодательно обязанность разрабатывать ЛНА по подотчету не закреплена, но на практике документ пригодится как работникам — они будут четко знать регламент работы с подотчетными средствами, так и работодателям — руководитель сможет отслеживать соблюдение правил и сроков.

Рекомендуем установить в ЛНА следующие сроки и правила:

Обычно такие правила объединяют в Положении о расчетах с подотчетными лицами. Оно поможет решить конфликтную ситуацию внутри организации, защитит компанию при проверке, обоснует права работника и работодателя в суде.

Обратите внимание: с 30.11.2020 отменен 3-дневный срок для авансового отчета подотчетным лицом (Указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). Срок сдачи авансового отчета устанавливается руководителем, индивидуальным предпринимателем (пункт 6.3 Указания ЦБ № 3210). Выдавать новый аванс, даже если не израсходован предыдущий, с 30 ноября 2020 тоже можно.

Ранее для составления авансового отчета использовалась унифицированная форма № АО-1. Но с 1 января 2013 года компании вправе разрабатывать свои формы первичных документов. Главное, чтобы в них присутствовали обязательные реквизиты согласно пункту 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»:

Каковы сроки давности для авансового отчета?

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

С 30.11.2020 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:

истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска.

Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Исключение — возвращение из командировки. В данном случае подотчетник обязан отчиаться в течение 3-х дней.

За нарушение срока работника можно наказать материально.

Подробнее об этом см. в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».

Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.

Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)».

Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
Утверждается руководителем.
В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Изменений по авансовым отчетам в 2021 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.

Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.

Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:

«Составляем приказ о подотчетных лицах — образец»;
«Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса»;
«Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)»;
«Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Оформляем инструкцию для подотчетников

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 апреля 2016 г.

Н.А. Мацепуро, юрист Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти:

Бухгалтер, как никто, знает, что в первичных документах, подтверждающих расходы организации, должен быть полный порядок. Поэтому важно, чтобы подотчетные лица, купившие для организации какие-либо товары (работы, услуги), принесли в бухгалтерию правильно оформленную первичку. Для этого подотчетникам нужно объяснить, как проверить бумаги еще при их получении. Удобнее всего — снабдить таких сотрудников специальной инструкцией, в которой будут указаны не только требования к первичным документам, но и порядок получения денег в кассе или на карту, сроки отчета по ним и иная полезная для подотчетников информация. Такая инструкция — это локальный нормативный акт. Соответственно, нужно утвердить ее у руководителя и ознакомить с ней всех работников, которым выдают подотчетные суммы.

Приведем образец такой инструкции. Вам останется лишь адаптировать ее под себя.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Авансовый отчет: заполняем правильно

авансовый отчет обязательно составляется работником в случае получения денежных средств в виде аванса на командировку или под отчет и служит основанием для списания выданных ему средств, а также для возмещения расходов, понесенных за свой счет; отчет составляется по форме, утвержденной Минфином; отчет, поданный с нарушением установленных законодательством сроков либо вообще не поданный, влечет за собой наложение на предприятие штрафа в размере 25 % выданной суммы, админштрафа, а также удержание с работника начисленных на такую сумму НДФЛ (с применением натурального коэффициента) и военного сбора; ошибка, допущенная в авансовом отчете, исправляется корректурным способом с одновременным проведением корректирующих записей в бухгалтерском и налоговом учете.

Какие чеки приложить к авансовому отчету

В пункте 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ регламентированы единые требования к чекам для авансового отчета 2020 года. Норматив устанавливает более 20 реквизитов, к ним относятся:

наименование организации и ИНН;
дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
наименование документа и признак расчета;
регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
форма расчета;
ставка и сумма НДС;
система налогообложения;
код товара.

Законодатели предусмотрели некоторые особенности, характерные для каждого вида фискальной документации.

Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

Да, организация вправе учесть расходы по авансовому отчету, к которому приложен только ТЧ (письмо Минфина №03-01-15/52653 от 16.08.2017). Работодатель не несет ответственности за то, что продавец не соблюдает кассовое законодательство.

К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2020 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении.

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

С 30.11.2020 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:

истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска.

За нарушение срока работника можно наказать материально.

Подробнее об этом см. в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».

Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.

Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
Утверждается руководителем.
В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.

Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:

«Составляем приказ о подотчетных лицах — образец»;
«Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса»;
«Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)»;
«Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Какие чеки принимать к авансовому отчету

Чтобы списать затраты на командировку, нужны подтверждающие документы. Билеты, чеки, счета за гостиницу — эти документы подтвердят потраченные суммы.

Также многие привыкли оформлять для командированного сотрудника командировочное удостоверение и служебное задание. В командировочном удостоверении работник должен также поставить отметки принимающей стороны. Однако с 2015 года это вовсе не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Для поездок в командировку не требуется ни командировочное удостоверение, ни служебное задание (расходы по командировкам можно принять без этих документов). Работник командируется на основании приказа руководителя. А даты фактического нахождения в командировке бухгалтер может определить по проездным билетам.

Если организация по-прежнему выдает командировочные удостоверения — это не является ошибкой. Главное закрепить весь документооборот во внутренних актах компании.

Подробные правила учета командировок и расходов по ним закреплены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е. А.

Принцип, который практиковал герой фильма «12 стульев», применим и к авансовому отчету. Судя по п. 6.3 Указания №3210-У и п. 10 «Положения…» сначала нужно выдать деньги работнику, чтобы потом он за них отчитался. Зато статья 168 ТК РФ говорит о возмещении командировочных расходов (что можно рассматривать как компенсацию без предварительной выдачи средств). Рекомендуется в локальных актах предусмотреть возможность возмещения, поскольку закон этот момент четко не регулирует.

Для получения денег нужно подать заявление с указанием суммы и срока, на который они выдаются, либо заручиться распоряжением руководителя (другого лица, обладающего полномочиями) на такую выплату.

Важно! Если перечисление происходит на личную банковскую карточку, то следует получить согласие подотчетника на подобную операцию. Например, при подаче заявления на перевод зарплаты включить в текст фразу: «прошу переводить заработную плату и другие доходы, а также подотчетные средства на мою банковскую карту».

Возмещение потраченных в интересах компании денег налоговая инспекция в одно время активно приравнивала к продаже. В понимании государства работник продавал работодателю товары, и нужно было удержать у него НДФЛ, а фирме начислить НДС (на ОСНО) и включить в налогооблагаемую базу (на ОСНО и УСН). Сейчас такие ситуации встречаются намного реже.

В идеале на подобные покупки надо просить предоставить служебную записку с указанием причин, которые подвигли работника на трату собственных средств. Конечно, мало кто так делает, достаточно получить утверждение отчета начальником и можно сказать, что руководство признало затраты обоснованными.

Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд.

Учитывая, что карточка особая и платежи по ней отражаются непосредственно в выписке, надо правильно оформить затраты. Для этого есть два варианта действий.

Первый, когда есть постоянный доступ к банку, выписки идут день в день и можно проконтролировать движение средств:

Д 55 К 51 (аналитика ведется по каждой карте и пользователя) – отражаем зачисление денег на корпоративную карту;
Д 71 К 55 – отражаем переданные денежные средства подотчетному лицу;
Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 (в зависимости от вида расхода) – получен и утвержден отчет.

Второй, когда нет возможности отследить перемещение денег оперативно, нет данных банка о платежах:

Д 71 К 57 – отражаем деньги «в пути», т.е. сотрудник их получил и потратил, но в выписке это еще не отражено;
Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 – утверждаем затраты по отчету;
Д 57 К 55, Д 55 К 51 – операция по переводу или снятию денег прошла в выписке банка.

Кто бы ни пользовался корпоративной картой, он должен представить подтверждающие документы: чеки, накладные, квитанции, акты и т.п. Хорошо, если они будут оформлены на организацию, а не на частное лицо – подотчетника.

Правда предупредить продавца, что оплата происходит не обычной дебетовой карточкой, обычно забывают и несут в бухгалтерию просто кассовые чеки (об особенностях онлайн-касс поговорим ниже). Можно ли принять такие расходы к учету? Да, можно, в данном случае все происходит по аналогии с обычными расчетами по подотчету.

Обратите внимание! Если оплачиваются покупки или услуги по договору, который заключен с компанией, то и документы оформляются на нее, а не на физическое лицо.

Срок для предоставления авансового отчета по командировке — не позднее 3-х рабочих дней после возвращения из нее. Для других случаев время ограничено теми же тремя рабочими днями, но отсчет идет со дня окончания срока, на который были выданы денежные средства. Последний устанавливается руководителем, значит, он может составить и месяц, и два, и год.

До августа 2017 года нужно было обязательно отчитываться за предыдущий аванс, чтобы получить следующий. За нарушение следовал штраф до 50 000 рублей на организацию и до 5000 рублей — на должностное лицо. После – один из абзацев Указания №3210-У убрали, и штрафные санкции б��льше не действуют.

Во-первых, суточные раньше подтверждались командировочным удостоверением, а с его отменой вычисляются по приказу, документам на проезд и проживание, отметкам в загранпаспорте (если речь о командировке за пределы страны). Остаются руководители и бухгалтера, которые требуют подтверждения расходования суточных. Это незаконно.

Суточные начисляются за каждый день, в том числе за время пути и простоя (даже по вине работника), выходные и праздничные дни. Если есть возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания (определяется руководителем, исходя из условий и необходимости) или командировка длилась один день, то суточные не положены (пункт 11 «Положения …»).

Кстати! Размер суточных, не облагаемых НДФЛ, разный на территории РФ и за границей. Для России предел — 700 рублей, для зарубежья — 2500 рублей в день. День пересечения границы при следовании в командировку считается по «тарифу» для заграницы, в обратную сторону – по «тарифу» для РФ.

Во-вторых, организация вправе прописать в локальных документах правила оплаты проживания и проезда. Можно указать, что возмещаются только расходы на билеты эконом-класса, один сотрудник может занимать только односпальный номер и т.д. Аналогично прописываются исключения из правил или зависимость затрат от должности.

В-третьих, постарайтесь предусмотреть различные ситуации, применимые к вашей деятельности: поездки заграницу – где и как меняем валюту, вояж на автомобиле «в поля» – как прописывать маршрут движения, если в пути нет населенных пунктов, работник решил остаться в месте командировки на период отпуска – как будут оплачены обратные билеты. Чем точнее все будет прописано в положениях, тем проще будет вести учет и меньше проблем вызовут вопросы проверяющих.

При работе с авансовыми отчетами мотивируйте персонал на их точное заполнение и предоставление всех необходимых документов:

При приеме на работу ознакомьте сотрудников с положениями под роспись (после этого оправдания «я не знал» и «впервые об этом слышу» не рассматриваются).
Не пожалейте времени на короткую памятку, она избавит от лишних вопросов.
Напомните об ответственности и последствиях предоставления поддельных документов – снимут не только расходы с организации или ИП, работнику придется отдать 13% от суммы в качестве НДФЛ и возместить ущерб работодателю (возможно в судебном порядке).