Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист: ответы на актуальные вопросы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Хранится путевый лист пять лет. Если документ оформлен неправильно или вовсе отсутствует, оба лица — предприниматель и водитель несут ответственность, но наказание в виде штрафных санкций налагается на бизнесмена.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
- Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
- Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
- Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
- Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
- ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
- Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
- Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.
Журнал учета путевых листов в 2022 году
ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.
Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:
-
Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.
-
Таблица, в которой указывают:
- номер путевого листа и дату его выдачи,
- данные водителя и его табельный номер,
- гаражный номер автомобиля;
- подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.
Что предусмотрено за его отсутствие
Штрафные санкции за отсутствие документа указаны в Кодексе об административных правонарушениях РФ. Конкретные величины:
- за автомобиль ответственен водитель, ему назначат штраф в размере 500 руб.* или выдвинут предупреждение;
- за транспортное средство несет ответственность руководитель компании, он оплатит санкции в размере 20 тыс. руб.;
- на юрлицо выпишут штраф до 100 тыс. руб.;
- санкции за некорректно заполненную путевку составляют от 3000 до 30 тыс. руб.
Если компания пользуются в своей деятельности транспортными средствами, то ее руководитель обязан оформить путевой лист. Унифицированный бланк для предпринимательства не разработали, поэтому бизнесмены могут воспользоваться типовыми формами, внеся в них обязательные реквизиты. Возможен второй вариант — составить ПЛ авто самостоятельно. Единственное условие заполнения путевки — она должна соответствовать требованиям Приказа № 152.
*Цены указаны на июль, 2019 г.
В настоящее время в Российской Федерации отсутствует официальный бланк путевого листа автобуса индивидуального предпринимателя, а также утвержденные формуляры на иные транспортные средства.
Каждый ИП может разработать собственный вариант документа или же использовать применявшуюся ранее форму ПГ-1, ныне не являющуюся обязательной в связи с изданием ПриказаМинтранса РФ от 18.09.2008 N 152. При этом наличие описанных ранее обязательных сведений является непременным условием для каждого формуляра.
В заключение следует отметить, что штраф за отсутствие путевого листа для ИП предусмотрен ст. 12.31.1 КоАП РФ и его размер может достигать 30 000 рублей. При этом по данной норме Кодекса предприниматель отвечает в той же мере, что и организация.
Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя должен оформляться на каждое транспортное средство, а если за данным грузовиком закреплено несколько водителей, то и на каждого водителя. Рассмотрим какой бланк путевого листа применять ИП, как правильно его заполнить и приведем образец заполнения документа.
Спорное требование — отметка в путевом листе легкового авто
Хотя приказ № 296 новый, он уже требует корректировок. Дело в том, что он противоречит новой редакции закона «О безопасности дорожного движения» от 10.12.1995 № 196-ФЗ (вступающей в силу также с 21.12.2018).
Так, данный закон предписывает проводить предрейсовый и предсменный контроль:
- коммерческим перевозчикам — юрлицам и ИП, которые осуществляют перевозки пассажиров на основании договора перевозки или фрахтования либо грузов на основании договора перевозки;
- всем остальным, кто использует ТС, — при перевозках для собственных нужд лиц, кроме водителя, или материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями.
Приказ же Минтранса при перевозках для собственных нужд требует проводить предрейсовый (предсменный) контроль на любых транспортных средствах, то есть в том числе и на легковых авто.
Из этого следует, что отметку в ПЛ нужно ставить, если, к примеру, водитель на служебной легковушке везет главбуха в банк или перевозит на ней имущество фирмы. Так вот требование это соблюдать необязательно. Закон имеет большую юрсилу, чем ведомственный приказ. Значит, и руководствоваться нужно им. А приказ должны скорректировать.
Путевой лист: особенности для грузового автомобиля ИП
Индивидуальные предприниматели — владельцы грузовиков, используемых в их предпринимательской деятельности, обязаны заполнять путевые листы для каждой автомашины.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять ПЛ на месяц нельзя.
Как правило, путевые листы выписываются ежедневно, кроме случаев, когда водитель будет выполнять заказ долгое время, не возвращаясь на место постоянной стоянки. В случае если на автотранспорте посменно работают несколько водителей, путевой лист заполняется на каждого их них.
Если ИП, владеющий авто, одновременно и водитель, он также обязан оформлять путевой лист на себя. В нем содержится вся необходимая информация о датах выполнения работ и преодоленном расстоянии. Эти данные необходимы для расчета стоимости оказанных транспортных услуг, зарплаты водителю и стоимости израсходованного топлива.
В случае остановки грузовика представителями ГИБДД водитель должен показать документы на груз — не только транспортно-сопроводительные, например, товарно-транспортную накладную, но и путевой лист.
При проверке трудовой инспекцией соблюдения предпринимателем норм трудового законодательства в отношении наемного персонала обязательно будут затребованы путевые листы, поскольку по ним можно отследить рабочий график водителя и установить корректность начисления зарплаты. Исходя из этих данных, будет видно, соблюдал ли предприниматель правила оплаты труда за сверхнормативный рабочий день (это актуально, если выполняются длительные рейсы).
Также путевой лист обязательно заинтересует проверяющих из налоговой. Изучив эти документы, они получат сведения о том, правильно ли была произведена калькуляция расходов на транспортировку.
Срок хранения путевого листа составляет 5 лет. Ответственность, если путевой лист будет составлен неверно, понесут солидарно ИП и водитель, хотя штрафные санкции применяются все же к предпринимателю.
Подробнее о сроках хранения таких первичных документов читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?»
Обязательные реквизиты
Вне зависимости от бланков — новых или старых, в них обязательно вносятся реквизиты от руки:
- название, номер путевого листа;
- период действия: если один день, то ставят дату, если срок выше, указывают начало и окончание;
- сведения о собственнике автомобиля: ФИО, адрес, ОГРН, телефон;
- данные о транспортном средстве: модель, вид, государственный номер;
- показатели одометра с момента отправления и по завершению смены работника;
- число и время отправления с парковки, приезд водителя обратно;
- данные о предрейсовом или предсменном техосмотре;
- сведения о водителе — фамилия, имя, число и время медосмотра;
- иногда может понадобится указание других сведений, например, подробное описание маршрута с остановками.
Важно! Главные корректировки в путевом листе — внесение данных о контроле технического осмотра средства. В документе не нужно ставить печать компании и руководящих лиц. Достаточно только подписей.
На обратной стороне путевки обязательно указывают следующие данные:
- порядковый номер, каждому рейсу присваивается индивидуальный;
- код заказчика;
- место отправки и прибытия;
- время отправления и возвращения;
- информация о расстоянии, которое преодолел водитель, вносится в строчку «Пройдено»;
- личная подпись сотрудника.
Индивидуальный предприниматель, использующий в работе транспортные средства, обязуются проводить оформление путевых листов. Данный вид документа является первичным и служит для учета работы водителя, управляющего транспортным средством.
Для чего нужен бланк путевого листа грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (ИП):
- с бухгалтерской точки зрения, такого рода бумага служит средством учета израсходования ГСМ и правильного начисления заработной платы водителю;
- для самого индивидуального предпринимателя такой лист необходим для контроля над работой водителя и передвижением транспортного средства;
- лист важен для соблюдения правил дорожного движения, так как от правильности его заполнения зависит составление инспектором ГИБДД протокола о правонарушении.
Особенности заполнения путевых листов
Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя заполняется для каждого отдельного транспортного средства. Если же на одной автомашине работает сразу несколько сотрудников, нужно подготовить каждому собственный экземпляр. В случае, когда предприниматель является водителем, в обеих частях бланка указываются его данные.
Чаще всего типовая форма заполняется один раз в день. Однако если запланирована длительная поездка, в течение которой водитель не сможет ежедневно возвращаться в гараж, документ оформляется на длительный срок. При этом он не может быть выдан более, чем на 30 дней.
Ранее в этой сфере применялись унифицированные формы. С 2013 года предприниматели утверждают образец заполнения самостоятельно. В качестве примера они могут пользоваться:
- формой 4-П удобна для предпринимателей, осуществляющих почасовую оплату;
- формой ПГ-1 рекомендована для ИП, которые самостоятельно осуществляют грузоперевозки либо применяют автомобили в рамках собственного производства;
- бланком 4-С в случаях использования спецтехники.
Повторим, что вышеперечисленные формы для грузовиков в 2017 году не являются обязательными к применению. Если на предприятии используется легковой автомобиль, для него можно взять бланк ПЛ-1. Для автобусов применяются образцы ПА-1.
Порядок хранения документа
Хранение путевых листов регламентируется сразу несколькими документами — приказом Минтранса №152 и приказом Минкультуры №558. При этом в сведениях этих документов есть некоторая несогласованность.
Так, приказ Минтранса устанавливает, что хранить бланки путевой необходимо минимально 5 лет. Организация по своему желанию может продлить этот период на любой срок.
А вот в приказе Минкультуры указано, что срок хранения путевки составляет 5 лет, но при условии, что в течение этого времени она была проверена контролирующими органами.
Отсюда следует, что если в течение 5 лет данная область не подвергалась проверкам, то уничтожать документы компания не вправе. Отдельно в приказе упомянуто, что если путевка является единственным документом, который может подтвердить вредность труда работника, то срок ее хранения должен составлять минимум 75 лет.
Внимание! Кроме этого, поскольку путевка выступает в качестве документа бухгалтерского или налогового учета, то на нее также распространяются положения НК и закона о бухучете. Первый определяет срок хранения документов не меньше 4 лет, а во втором — 5 лет.
Реквизиты путевого листа грузового автомобиля ИП
Все обязательные реквизиты путевого листа и способ их заполнения описаны в приказе Минтранса России от 11.09.2020 № 368. Приказ Минтранса от 18.09.2008 №152 утратил силу.
В путевой лист необходимо внести сведения о собственнике (ИП), которые должны включать его Ф. И. О., адрес регистрации, ОГРН и телефонный номер для связи.
В графах, в которых требуется привести информацию об авто, указывается регистрационный номер грузовика, его марка и сведения о полуприцепе/прицепе (если он используется), показания одометра на момент выезда/въезда, время выезда/заезда из/в гараж (или автостоянку), а также дата и время проведения предрейсового (или предсменного) контроля технического состояния.
В графах о водителе вписываются его Ф. И. О., а также дата и время проведения медосмотра перед выездом и после него. Также в путевом листе может быть отображена и иная информация, если того требуют особенности деятельности ИП.
Дата-время проверки технического состояния грузовика и дата-время проведения медосмотра водителя должны быть заверены расшифрованными подписями ответственных лиц.
После завершения рейса (смены) водители должны сдавать каждый оформленный путевой лист в бухгалтерию (или ИП, если он ведет учет самостоятельно). Если форма путевого листа предусматривает наличие отрывных талонов, такой талон прикладывается вместе со счетом на оплату транспортных услуг и передается заказчику.
Как правильно оформить
Правовой статус индивидуального предпринимателя — с какого момента наступает
Документ выписывается в единственном экземпляре. Путевку выдают водителю на руки под его личную ответственность. После поездки документ обязательно возвращают уполномоченному лицу. Только потом путевой лист признается закрытым. Далее бумагу передают в бухгалтерию.
Корректировки и нововведения, которые внесены в порядок составления путевки, гласят, что в документе должна присутствовать отметка механика о проверке средства передвижения перед выездом. Правила актуальны не только для грузовиков, но и легковых автомобилей, которыми пользуется компания.
Порядок составления документа
Путевой лист ИП для грузового автомобиля можно разработать на основании ранее действующих типовых форм, утвержденных Приказом Минтранса от 30.06.2000 № 68. Например, на основании формы № ПГ-1. Если предприниматель использует для ведения деятельности легковой автомобиль, в качестве образца можно использовать форму № ПЛ-1. Но нужно учитывать, что эти унифицированные бланки не содержат всех обязательных реквизитов, которые должны быть включены в путевой лист в соответствии с последними нововведениями.
Примерная структура путевого листа с учетом обязательных реквизитов:
- Название документа и его порядковый номер.
- Срок действия – дата (день, месяц, год), в течение которой путевка должна быть использована, либо даты начала и окончания срока ее действия.
- Сведения о ИП: Ф.И.О., почтовый адрес, номер контактного телефона, ОГРНИП.
- Сведения о ТС: тип, модель, марка, государственный номерной знак (при использовании прицепа/полуприцепа указываются и его данные).
- Показания одометра при выезде с парковочного места и при возвращении – заверяются подписью ответственного лица либо самого ИП, если он совмещает обязанности водителя.
- Ф.И.О. водителя, номер водительского удостоверения.
- Данные о прохождении водителем предрейсового и послерейсового медосмотра (если медосмотр обязателен по закону). Здесь указывают дату и время прохождения, Ф.И.О. и подпись врача.
- Отметка по итогам предсменного техосмотра. Рядом должны быть указаны Ф.И.О. ответственного сотрудника (механика и т.п.) и его подпись.
- Отметка о том, что водитель принял транспортное средство в технически исправном состоянии.
- Дата и время выезда с парковки и возвращения на парковку.
- Сведения о перевозке: вид сообщения (городское, пригородное, междугородное, международное) и вид перевозки груза или пассажиров (регулярное, по заказам, легковым такси).
- Сведения о движении горючего.
Вы можете скачать все законодательные акты используемые в данной статье:
Приказ Минтранса РФ от 11.09.2020 N 368 Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения
Устав автомобильного транспорта ФЗ № 259
Если вы не нашли нужную информацию, то напишите комментарий-отзыв (внизу статьи) и мы постараемся расширить данную статью.