Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суточные при командировке: нормы 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Командировать работника можно на любой срок, в том числе и на один день. Однодневная командировка – это поездка, из которой сотрудник может возвращаться к своему месту проживания каждый день. Эта норма установлена пунктом 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства № 749. Согласно Положению решение о ежедневном возвращении работника из командировки принимает руководитель организации. При этом учитывается удаленность места командировки, особенности служебного задания, удобство транспортного сообщения.
Особенности оплаты однодневной командировки
Обратите вниманиеЗаконодательство четко отделяет рабочие дни от выходных, поэтому если командировка (либо выезд или приезд) попадает на такие дни, сотрудник вправе вотребовать взамен отгулы или оплату в повышенном размере. Подробнее читайте в этой статье
Выплачиваются ли суточные за один день командировки, говорится в пункте 11 Положения о командировках. Согласно общему правилу, в 2023 году суточные при однодневной командировке по территории России не платят, поскольку работник каждый день возвращается домой, а не проживает по месту командировки. Вместе с тем, работодатель должен в соответствии со статьей 168 ТК компенсировать сотруднику расходы, которые он делает во время командировки с разрешения руководства.
Оплата суточных при командировке на один день закрепляется в коллективном договоре или другом внутреннем документе как компенсационные выплаты командированному работнику, связанные с выполнением трудовых функций. Сотрудник обязан со своей стороны представить первичные документы, подтверждающие эти расходы. Например, потраченные на проезд суммы, в том числе и на личном автомобиле. Кроме возмещения расходов, произведенных в командировке, работнику выплачивают средний заработок за день.
Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.
Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.
Пример расчета.
Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.
1000 × 3 = 3000 рублей.
Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:
700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.
3000 – 2100 = 900 рублей.
Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.
Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.
Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
Документ-основание |
|---|---|---|---|
|
Выплачен аванс на затраты по командированию |
0 208 12 560 — суточные 0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее) |
0 201 11 610 — с расчетного счета 0 201 34 610 — из кассы |
|
|
Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных |
0 401 20 212 0 109 ХХ 212 |
0 208 12 660 |
Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем. Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы:
Иная подтверждающая документация. |
|
Отражены иные затраты на командировку |
0 401 20 226 0 109 ХХ 226 |
0 208 26 660 |
Учет расходов на командировки за границей
Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:
- лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
- суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
- если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
- остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
- перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
- если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
- часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Документы для подтверждения расходов
После возвращения из поездки работник оформляет отчет по командировке. Документы, которые подтверждают использование им полученных подотчетных сумм, необходимо прикрепить к нему.
К таким бланкам относятся:
- Документы, которые могут подтвердить, что производился найм помещения для проживания. Это могут быть квитанция, счет из отеля, договор о найме частной квартиры. В любом из документов должно быть обязательно указано количество дней и стоимость проживания одного дня.
- Документы, устанавливающие факт проезда к месту командировки и возвращение домой. Сюда относятся билеты, посадочные талоны, квитанции на получение постельных принадлежностей и т. д.;
- Документы, подтверждающие пользование услугами такси — билеты, квитанции, чеки и т. д.
- Оформленная работником служебная записка с прикрепленными чеками с АЗС — если в поездке он пользовался личным транспортом;
- Служебная записка о том, что у работника отсутствуют подтверждающие документы, к примеру, из-за их утери.
- Документы на прочие расходы (квитанция камеры хранения, чек на оплату услуг связи и т. д.).
Суточные при командировках в 2019 году и направление их использования никак подтверждать не нужно.
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Выплата суточных при командировках в 2021 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения пребывания командированного по месту назначения используются проездные документы.
Если по заданию руководства, вернувшись из одной служебной поездки, работник в этот же день отправляется в другую, то компенсация за этот день производится по одной из поездок. В случае, если внутренние нормативные акты организации предусматривают компенсацию сразу по обеим выездам командированного лица, то это не является нарушением.
При расчете сумм компенсации необходимо учитывать, что день отъезда — это день отправки транспортного средства, на котором происходит выезд сотрудника к месту назначения из населенного пункта, где расположено его место работы. А день прибытия — день приезда из служебной поездки, т. е.возвращение обратно к месту основной работы.
За какой период начисляются и выплачиваются суточные в 2021 году?
За каждый день, когда работник по заданию руководства был в командировке, сотруднику начисляются и выплачиваются суточные (абз. 3 п. 11 Положения). При этом в оплачиваемый период входят не только те дни, в течение которых работник выполнял задание руководителя, но и иные периоды, предусмотренные законодательством. К числу дней, за которые выплачиваются суточные, относятся:
- дни, затраченные работником для проезда к месту командировки (включая время, когда работник по обстоятельствам, от него не зависящим, был вынужден произвести остановку в пути);
- выходные и нерабочие праздничные дни;
- период нетрудоспособности сотрудника, наступившей в период служебной командировки, если работник по состоянию своего здоровья не мог вернуться из места командировки к месту своего жительства (п. 25 Положения).
Суточные не подлежат оплате также и в тех случаях, когда работник, исходя из имеющихся транспортных условий и характера порученной ему в командировке работы, может возвращаться к месту своего жительства каждый день (п. 11 Положения). Необходимо отметить, что, по мнению Минтруда России (письмо от 28.11.2013 N 14-2-242), выплата суточных при однодневных командировках будет считаться нарушением трудового законодательства РФ, даже если работодатель предусмотрел выплату суточных в этих случаях в локальном нормативном акте.
Порядок учета командировочных расходов в 2019 — 2020 годах
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений.
Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ).
При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
- предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
- утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:
- приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
- письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
- стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
- оплата за проживание в гостинице;
- суточные на каждый день нахождения в командировке;
Суточные в командировке 2020: нормы, размер по России и за границу
За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.
Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):
- за каждый день, пока он находится в командировке;
- за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.
Суточные при однодневной командировке
Исходя из характера поездки и поставленных заданий, работодатель может принять решение о возвращении сотрудника назад к месту работы в тот же день, в которой он выехал. Такая поездка будет называться командировка на один день. Однако согласно закону, суточные при таких однодневных выездах работнику не положены.
Однако Верховный арбитражный суд и Министерство Финансов при использовании положений ТК РФ установили, что компания имеет право компенсировать работнику его расходы, понесенные в однодневных поездках, сюда относятся:
- проезд;
- оплата обедов;
- оплата телефонной прочей связи;
- и другие затраты, которые сотрудник может понести во время командировки.
Однако на все компенсируемые затраты необходимо предоставить оправдательные документы (чеки, билеты, накладные и т. д.).
Все подтвержденные и компенсированные расходы в полном размере без ограничений (естественно, если они обоснованы), могут вноситься в расходы, уменьшающие базу при расчете налога на прибыль.
Сотруднику, направляемому в командировку, организация обязана начислить и выдать перед поездкой командировочные расходы, связанные с данным поручением.
Трудовым кодексом (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) определен перечень трат, которые входят в такие расходы.
Скачать текст: Статья 168 ТК РФ (.docx)»
В этот список включены суточные – дополнительные расходы, обеспечивающие нахождение командированного вне места постоянного жительства. По согласию работодателя сюда входят питание и сопутствующие траты.
Отдельными строками в законодательстве перечислены иные расходы для осуществления служебной поездки. А это – оплата транспорта, проживание и выполнение поручения компании.
Перечисление и описание таких расходов должно быть предусмотрено во внутреннем документе фирмы «Положение о командировках».
Нормы суточных, необлагаемые налогом
Максимальная величина суточных законом для коммерческих структур не ограничена. Предприятие само устанавливает верхний лимит этого вида расходов.
Но существует норма, которая не облагается налогом при начислении суточных (ст. 217 НК РФ).
Скачать текст: НК РФ Статья 217. Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) (.docx)»
В 2019 году нормы в Москве, как и на всей территории России установлены в размере 700 рублей в день. Нормы за границей, свободные от налогообложения, составляют 2500 рублей ежедневно.
Та сумма суточных, которая превышает необлагаемую норму, подлежат удержанию НДФЛ и обложению страховыми взносами ФНС, кроме страхования несчастного случая и ПС.
При определении базы для расчета налога на прибыль суточные уменьшают ее и входят в состав прочих расходов в полном размере.
При выдаче аванса на поездку в командировку сотрудника госучреждения бухгалтер в 2019 году должен отнести суточные в подстатью КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги».
Минимальная величина этого вида выплат в коммерческой организации не может быть меньше суточных для бюджетных организаций. А эта сумма равна 100 руб.
Коммерческая организация может взять за основу для определения суммы суточных в загранпоездках нормы для бюджетных учреждений, установленные в долларах США (Постановление № 812 от 26.12.05).
Суточные при командировке за границу
В соответствии со ст. 217 НК РФ, норма суточных издержек для гражданина, направляющегося в командировку за границу, составляет 2500 руб. Если руководитель установит верхний предел трат выше обозначенной законом суммы, с дополнительных средств будет удержан НДФЛ и страховые взносы.
Помимо этого, нюансом заграничной командировки является заблаговременная выдача средств либо в иностранной, либо в отечественной валюте. Кроме того, поскольку такая поездка состоит из двух этапов (первый — передвижение сотрудника по территории РФ, а второй – пересечение границы страны), можно одновременно выдать как рубли, так и иностранные деньги.
Также компания может предоставить субъекту средства в рублях с тем, чтобы сотрудник обменял эти деньги на иностранную валюту уже в момент нахождения за рубежом. Чтобы подтвердить данную операцию, работнику потребуется предъявить своему работодателю квитанцию из обменного пункта или банка.
Все расходы, осуществленные в валюте, подлежат возмещению в рублевом эквиваленте, исходя из текущего курса ЦФ РФ на момент возвращения субъекта в Россию.