Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец заполнения табеля учета рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Часто у сотрудников кадровой службы могут возникать ситуации, когда необходимо внести изменения в уже заполненный табель. Например, работник не вышел на работу по неизвестной причине, не уведомив своего непосредственного руководителя. Ответственным лицом был проставлен код «30», «НН» — неявка на место работы по невыясненным причинам до прояснения обстоятельств.

Формы и порядок заполнения

В 2023 году, как и ранее, допускается ведение документа в произвольной или утвержденной унифицированной форме:

1. Т-12. Считается универсальным табелем, в котором работодатель отражает учет рабочего времени, а также проводит расчеты по оплате труда персонала (соответственно раздел 1 и 2).

В случае, когда на предприятии расчет заработной платы осуществляется отдельно, заполнение второго раздела не требуется.

1. Т-13. Предназначена только для автоматизированного учета времени работы без расчета заработка сотрудников. Применяется в организациях, на входе в которые установлены специальные турникеты, считывающие информацию о приходе/уходе трудящихся.
2. ОКУД 0504421. Эта форма, утвержденная Министерством финансов РФ в 2015 году, используется для учета времени работы сотрудников органов государственной власти, казенных предприятий и муниципальных учреждений.

Табель ведется уполномоченным лицом в одном экземпляре в электронном и бумажном виде. Его подписывает ответственный сотрудник, руководитель подразделения и кадровик. Далее форму необходимо направить в бухгалтерию для расчета заработной платы отдельно по каждому трудящемуся.

Как правильно вести табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени заполняется уполномоченным лицом. В нем отражаются данные фактически отработанного времени сотрудником, с учетом неявок, сокращений рабочего дня и т.д. Табель ведется в одном экземпляре.

В бланке указывается подразделение компании, ФИО сотрудника, должность, табельный номер.

В соответствии со статьей 5.27 КоАп, за неправильное ведение табеля трудовой инспекцией может быть наложен штраф в размере 1 000- 5 000 руб. на руководство компании и 30 000 — 50 000 рублей на саму компанию.

Выход на работу в праздничные или выходные дни подлежит двойной оплате, либо предоставлению дополнительного выходного дня и, при помощи специального кода РВ, отображается в табеле. Отсутствие на рабочем месте без уважительной причины (прогул) помечается кодом НН, командировки К.

В случае неправильного ведения табеля, Фонд социального страхования может не засчитать затраты предприятия по больничному листу, т.к. необходимо будет подтвердить отработанные сотрудником рабочие дни для расчета вознаграждения.

В 2023 году законодательством не запланировано вносить какие-либо изменения в в форму табеля учета рабочего времени.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Как заполнить табель учета рабочего времени (образец)

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Наименование	Буквенное обозначение	Цифровое обозначение
1	Дневное и вечернее время работы	Я	01
2	Ночное время работы	Н	02
3	Работа по выходным и праздникам	РП	03
4	Сверхурочная работа	с	05
5	Командировка	К	10
6	Основной отпуск	от	14
7	Дополнительный отпуск	од	15
8	Учебный отпуск	У	16
9	Сокращенное время работы для учащихся	УВ	17
10	Дополнительный учебный отпуск без сохранения оплаты труда	УД	18
11	Отпуск по беременности и родам	р	19
12	Отпуск по уходу за ребенком (с частичной оплатой)	оч	20
13	Отпуск по уходу за ребенком (неоплачиваемый)	ож	21
14	Неоплачиваемый отпуск	до	22
15	Неоплачиваемый отпуск по причинам, установленным законом	ОЗ	24
16	Больничный	Б	25
17	Неоплачиваемая нетрудоспособность	т	26
18	Часы сокращения работы	лч	27
19	Простои (по причинам, не связанным с работником)	вп	28
20	Неявка по причинам, установленным законом (с сохранением оплаты труда)	г	29
21	Прогулы без уважительной причины	ПР	31
22	Неотработанные часы (если работодатель установил неполный рабочий день)	НС	32
23	Выходные дни	в	33
24	Забастовки	ЗБ	34
25	Неявки по неясным причинам	НН	35

Основные правила заполнения кодов в табеле учета рабочего времени

Коды и обозначения в табель учета рабочего времени вносятся сотрудником (табельщиком), ответственным за ведение этого первичного документа. Небольшие фирмы могут возложить обязанность по заполнению табеля на кадровика или руководителя подразделения.

Организация может разработать и использовать собственные коды, утвердив их приказом.

Если допущена ошибка, неправильные данные зачеркивают одной чертой, а сверху пишут верные сведения с указанием даты исправления.

Каждым структурным подразделением заполняется отдельный табель учета рабочего времени. После того как табель полностью заполнен, его подписывают ответственный сотрудник и руководитель структурного подразделения.

Каждый месяц не позднее 1 и 15 числа документ передают в бухгалтерию для своевременного расчета зарплаты.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

При получении заполненного табеля бухгалтерия осуществляет начисление и выдачу зарплат. Затем бухгалтер обязан обеспечить правильное хранение документа. Как правило, он может храниться в бухгалтерии. Если здесь нет места, используется архив.

В 2000 году закон обязывал организации хранить документ на протяжении одного года. В 2010 году эти требования были изменены. Теперь в течение пяти лет табель должен храниться на предприятии. В течение этого периода бухгалтерия и ответственные сотрудники должны быть готовы представить этот документ проверяющим органам.

Также нужно помнить, если в табеле присутствует информация о сотрудниках, которые трудились на вредной работе, или их условия труда признаны опасными и тяжелыми, срок хранения увеличивается до 75 лет. Это объясняется тем, что работник получит право на льготную пенсию.

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника более двух отклонений в один день.

Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.

В соответствии со ст. 171, 172 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей.

В этом случае табель на указанного работника будет заполняться следующим образом:

Должность	Числа месяца
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого дней (часов) явок (неявок) с 1-го по 15-е число
16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	Всего дней (часов) явок (неявок)
Заведующий отделом	6	6														12 ч
Г	Г	В	В						В	В	В				2 дн.
			8	8	8	8	8			8	8	8	8	8	92 ч
	В	В	О	О	О	О	О	В	В	О	О	О	О	О	14 дн.
Заведующий отделом		2														2 ч
	А	В	В						В	В	В				1 дн.
															2 ч
	В	В						В	В						1 дн.

Ключевая особенность того, как правильно заполнить рабочий табель, заключается в умении проставить соответсвующие коды:

• верного типа;
• должной продолжительности;
• подходящего метода (подряд или по отклонениям).

Они записываются следующими сокращениями:

ОТ	Очередной оплачиваемый
ОД	Дополнительный
У	Учебный (зарплата сохраняется)
УД	Учебный (зарплата не сохраняется)
УВ	Учебный (при сокращенном дне, без отрыва от производства)
ДО	Административный
Р	Беременность, роды
ОЖ	Уход за младенцем до 3 лет
ДВ	Доп. (не оплачивается)
ОЗ	В иных ситуациях, предписанных законом (тоже неоплачиваемый)

Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.

Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.

Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году

Для внесения информации о трудовой активности, явках и отсутствии сотрудника применяются сокращенные условные обозначения, к примеру:

• Я — явка с указанием количества отработанных часов;
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

К табелю учета рабочего времени может прикрепляться дополнительный лист, оформляемый при увольнении работника. Предлагается рассмотреть несколько нюансов внесения информации в табель.

• Неявка сотрудника на работу.

Если сотрудник не явился на рабочее место по неустановленной причине, то в графе 4 ставится код «НН» или «30», что означает «Неявка по невыясненным причинам». После предоставления работником документальной информации о причинах отсутствия на работе в табель вносятся соответствующие изменения.

• Болезнь в период отпуска.

Нередко случается так, что сотрудник, находясь в отпуске, заболевает, получает травму, либо возникают иные обстоятельства, дающие основания для оформления больничного листа. Если по факту выхода на работу предоставляется больничный, то в табеле учета рабочего времени в ячейках для проставления дней отпуска (ОТ) указывается код (Б) — больничный.

Отпуск продлевается на время болезни сотрудника.

• Праздник в течение отпуска.

В случае, когда на период нахождения в отпуске выпадают праздничные дни, то они отмечаются в табеле с кодом «В», а остальным дням отпуска присваивается код «ОТ».

Такие дни отражаются в соответствии с утвержденным производственным календарем, учитываемым все установленные праздничные периоды освобождения от работы и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства РФ.

Выходные дни для различных категорий работников варьируются в зависимости от установленного для конкретного сотрудника графика. Код учета выходных дней в табеле может быть разным и зависит от способа их оплаты и оснований для предоставления.

Стандартный выходной обозначается буквенным «В» или цифровым «26» кодом. При предоставлении компанией вынужденного дополнительного выходного, она оплачивается в размере среднедневного заработка. В табеле такой день отображается под кодом «ОВ» или (27).

Предлагается ознакомиться с буквенными обозначениями, применяемых в табеле учета рабочего времени.

Нахождение на работе
Я	Явка на дневную смену
Н	Работа в ночную смену
РВ	Работа в выходной или праздничный день
С	Сверхурочная работа
ВМ	Работа вахтовым методом
Нахождение в командировке или на курсах повышения квалификации
К	Служебная командировка
ПК	Повышение квалификации с отрывом от производства
ПМ	Повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности
Отсутствие на рабочем месте
Б	Нахождение на больничном с выплатой пособия
Т	Временная утрата трудоспособности без выплат
ЛЧ	Сокращенный рабочий день
ПВ	Вынужденный прогул при необоснованном отстранении или увольнении по инициативе работодателя
Г	Неявка по причине исполнения государственных или общественных обязанностей
ПР	Прогул без уважительной причины
НС	Неполное рабочее время
В	Выходной или праздничный день
ОВ	Дополнительный выходной с оплатой
НВ	Неоплачиваемый дополнительный выходной
ЗБ	Забастовка
НН	Неизвестная причина неявки
РП	Простой по вине работодателя
НП	Простой по причине форс-мажора
ВП	Простой по вине работника
НО	Отстранение от работы с оплатой труда
НЗ	Приостановка работы при задержке выплаты заработной платы

Табель учета рабочего времени является одним из обязательных документов унифицированной формы, который каждый работодатель должен вести в строгом соответствии с действующим законодательством.

В работе применяется типовой бланк либо специально разработанный собственными силами. Документ отображает трудовую активность сотрудника, а также периоды его отсутствия на рабочем месте, что в последующем позволяет рассчитать заработную плату, социальные выплаты и пособия, а также правильно делать налоговые отчисления.

Нарушения действующего законодательства неизбежно приведут к привлечению к административной ответственности, как работодателя, так и должностное лицо, уполномоченное на ведение ТУРВ.

Табель Учета Рабочего Времени Обозначение Букв 2021

В бюджетных учреждениях применяется форма учета, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, в которой используются другие цифровые и буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. 1. В каких случаях ставится код НН? Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия.

• «ОТ» и «ОД» — ежегодные основной и дополнительный оплачиваемые отпуска соответственно (основанием для проставления такой отметки служит приказ о предоставлении отпуска);
• «К» — служебная командировка, в которую сотрудник направляется на основании соответствующего приказа;
• «Б» — временная нетрудоспособность, для подтверждения которой работник должен представить оформленный по всем правилам больничный лист;
• «ПР» — прогул, что рассматривается по нормам ст.

Согласно статье 91 Трудового кодекса РФ (ч. 3 ст. 91), бюджетная организация обязана фиксировать продолжительность времени труда сотрудников на рабочем месте. Для этого разработана обязательная форма (код по ОКУД 0504421), на основании которой происходит начисление заработной платы. При заполнении нужно использовать условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году.

Многие специалисты интересуются, можно ли добавить свои коды для табеля учета рабочего времени 2021. При необходимости предприятие вправе самостоятельно дополнить принятые сокращения (согласно статье Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

• С (04) – часы работы сверхурочно. Должен быть составлен приказ на имя руководителя относительно необходимости и одобрения работы сверх нормы. Документ по сверхурочной работе подписывает сотрудник и подтверждает пропускная служба.
• К (06) – служебная командировка. Составляют приказ о необходимости выездной работы, который подписывает сотрудник. При этом иногда оформляют удостоверение и задание о направлении по служебным поручениям. По прибытии составляется отчет.
• ОТ (09) – ежегодный оплачиваемый отдых (основной). На отдел кадров возложена функция составления приказа с наличием подписи самого работника.
• ОД (10) – дополнительный оплачиваемый отдых, который предусмотрен действующим законодательством (нормативными актами либо коллективным договором).

Документационное обеспечение работы с персоналом

• Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
• За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
• Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
• Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

3. Используется карандаш, так как некоторые записи будут в дальнейшем изменены. Например, работник отсутствовал по не выясненным на момент неявки причинам, а в дальнейшем предоставил больничный. В таком случае уже внесенный код «НН» надо будет изменить на «Б».

За основу расчетов берут календарный день, не смену. То есть, когда смена (12 часов) начнется в 21ч и завершится в 9ч след. дня, в таблицу будет сделана пометка о времени работы за день начала смены – 3 часа (с 21ч до 24ч), и за день ее завершения – 9 часов (с 0ч до 9ч).

Число граф может быть увеличено для аккуратности внесения дополнительных сведений. В гр. 4 и 6 обоих табелей в самой верхней строчке должны быть записаны коды затрат трудовых часов, а внизу пишется количество фактически не/отработанного времени на определенный день.

Коды в табеле учета рабочего времени, обозначение (примеры) некоторых показателей

Поскольку от сведений, внесенных в табель учета рабочего времени напрямую зависит начисление заработной платы сотрудникам, правильность его заполнения и соответствия установленным требованиям проверяет как налоговая служба, так и специалисты ФСС и ГИТ.

Важно правильно обозначать в табеле время работы сотрудников, для которого предусмотрено сразу несколько обозначений:

«Я» или «01» означает работу в обычное дневное рабочее время;

«Н» или «02» — работа в ночное время;

«РВ» или «03» — выход на работу в выходные и праздники;

«С» или «04» — сверхурочные часы работы;

«ВМ» или «05» — вахтовая работа.

Выходные дни (включая нерабочие праздники) обозначают буквой «В» или кодом «26». Для дополнительных выходных предусмотрены коды: «ОВ» («27»), если они оплачиваются и «НВ» («28»), если выходные неоплачиваемые.

Далее приведем примеры применения кодификации в буквенной символике при заполнении табеля учета для наиболее распространенных ситуаций, встречающихся в системе учета рабочего времени.

Что ставить в табеле, если отпуск приходится на праздничный день

В соответствии со ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не учитываются.

Также исключаются из отпуска праздники, установленные региональным законодательством (см. постановление Президиума ВС суда РФ от 21.12.2011 № 20-ПВ11).

Отсюда следует, что приходящиеся на отпуск праздники в табеле нужно обозначать кодом «В» или 26.

А если хотите, можно установить для этого собственный код. На это указал Минтруд в письме от 27.04.2017 № 14-2/В-370.

Как обознать нерабочие оплачиваемые дни, если сотрудник находился дома в режиме самоизоляции? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас еше нет доступа к системе, получите пробный онлайн доступ бесплатно.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году

В данном разделе бланка отображаются следующие данные:

1. Наименование фирмы.
2. Коды ОКПО и ОКУД.
3. Номер бланка, который присваивается фирмой самостоятельно.
4. Отчетный срок – т.е. месяц в течение которого фиксируются данные.
5. Дата составления бланка, который является, обычно, завершающей датой отчетного месяца.

В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.

В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.

Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.

Руководитель компании отвечает за установленный распорядок дня. Поэтому в его полномочиях – разработка инструкции по ведению первичного учета. Одной из форм первичного контроля является шаблон Т-13 или другой утвержденный шаблон на фирме для контроля трудовой деятельности персонала фирмы.

При разработке инструкции по оформлению бланка Т-13 нужно обратить внимание на такие моменты:

1. Если компания крупная, нужно организовать фиксирование соблюдения распорядка дня по структурным отделам. То есть, каждый отдел ведет собственный контроль.
2. Для этого в каждом филиале назначается ответственный человек за данный участок работы.
3. Ответственные лица обязаны изучить значение кодов, используемые при фиксировании данных.
4. Ответственное лицо обязано изучить порядок занесения данных в учетный бланк, чтобы правильно отмечать прибытие/пропуск, опоздание, причины нарушений и т.д.
5. Ежедневно заносить записи в табель.

Учетный период. Это основной показатель при суммированном учете. Он может составлять месяц, три месяца (квартал), год. При работах с вредными или опасными условиями учетный период составляет три месяца. Его можно продлить до года, если для этого существуют основания сезонного или технологического характера.

Столбцы с 8 по 17 заполняют в конце месяца. При этом итоговую цифру в столбце 8 выводят из суммы значений верхних ячеек столбцов 5 и 7, а итоговую цифру в столбце 9 — из суммы значений нижних ячеек этих же столбцов.

Функционально табель необходим для следующих целей:

• контроля персонала в отношении явок и неявок на рабочее место (а также их причин);
• анализа фактической занятости каждого работника;
• расчета переработок;
• начисления заработной платы и иных выплат, зависящих от фактически отработанного времени;
• доказательства при возникновении трудовых споров;
• основания для увольнения при наличии прогулов;
• для составления отчетности в органы контроля.

Каждая организация вправе вести табель одним из способов, который выбирается независимо от применяемого режима работы:

• сплошным порядком с регистрацией явок и неявок на рабочее место;
• фиксацией только отклонений в виде сверхурочных рабочих часов, неявок и т.д.

Использовать метод учета сплошной регистрацией необходимо при сменном графике работы, когда необходимо суммировать отработанные часы за различные дни. Так можно выявить случаи сверхурочного пребывания на работе.

А затем проанализировать их и скорректировать таким образом, чтобы впоследствии минимизировать привлечения работников за рамками установленной продолжительности труда.

Второй способ наиболее оптимален для организаций, где рабочий день составляет постоянное количество часов. Тогда в табеле указываются лишь отклонения.

Похожие записи:

• Что будет за езду без прав после лишения?
• Выселение из общежития по новому жилищному кодексу, кого за что могут выселить
• Облагается ли больничный лист НДФЛ? Особенности расчета