Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок действий при утере трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если копии трудовой книжки в наличии нет, тогда придется восстанавливать каждую запись отдельно. Для этого необходимо ходить на каждое предприятие, на котором ранее работал человек, и получать точную копию записи и подтверждение достоверности данных. Только так постепенно можно будет полностью восстановить трудовую книжку и получить ее дубликат. Но иногда и здесь бывает не все так гладко, как хотелось бы. Очень часто предприятия, на которых работал человек, попросту закрываются или их кто-то перекупает.
Массовая утрата трудовых книжек
Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.
В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается специально организованной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъекта РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Факт и периоды работы определяются комиссией из документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Отметим, что срок для проведения расследования комиссией и выдачи работнику дубликата трудовой книжки не установлен39.
Ответственность за невыдачу трудовой книжки при увольнении в размере заработка за период, в течение которого работник не мог устроиться на работу, организация будет нести только в случае признания действий работодателя, повлекших массовую утрату трудовых книжек, незаконными40.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
Нужно ли подтверждать утрату трудовой книжки?
При этом подтверждать потерю трудовой книжки ничем не требуется, да и это невозможно. Но вот при ее порче лучше всего приложить старую книжку к заявлению, отметив в самой форме, что она была передана работодателю.
Что касается кражи, то этот факт лучше всего подтвердить тем, что вы обращались с заявлением в полицию.
По той причине, что бывшему работодателю совсем не захочется заниматься вашими насущными проблемами, третий абзац сможет ему напомнить о том, что по правилам дубликат документа должен быть оформлен и предоставлен на руки работнику через пятнадцать дней со дня обращения.
Чтобы избежать возникновения споров по поводу даты обращения следует написать заявление в двух экземплярах.
Соответственно один передается секретарю или другому уполномоченному должностному лицу, а на второй экземпляр ставится отметка о вручении с обязательным проставлением даты, его нужно оставить себе.
Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации
Если работник трудоустраивался, имея прежде опыт работы в другом месте, то правила в отношении заполнения дубликата трудовой книжки несколько иные. Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется следующим образом.
Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.
Во-первых, сначала вносится информация об общем трудовом стаже в качестве работника за период, предшествующий поступлению в эту организацию, если есть подтверждающие документы. Причем наименование организации, производящей запись, не вносится. Запись может выглядеть так: «Общий стаж работы составляет 7 лет 2 месяца 3 дня». Во-вторых, после указания наименования текущей организации вносятся записи о работе в ней, включая информацию о постоянных переводах, увольнении (на основании имеющихся в наличии документов — трудового договора, допсоглашений к нему, личной карточки ф. Т-2, приказов и пр.). Сведения о награждениях вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки также исключительно на основании имеющихся документов (приказов). Представленные работником документы из иных организаций, на основании которых вносятся сведения в дубликат, должны быть надлежащим образом заверены. Инструкцией установлена обязанность работодателя содействовать работнику в получении подтверждающих стаж его работы документов, в том числе находящихся в предыдущих местах работы гражданина
Особенности заполнения дубликата ТК
В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.
На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.
Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.
Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано?
Самым сложным кажется получить информацию из организации, которая была ликвидирована. Однако данная ситуация не является безвыходной: получить документы, которые подтвердят работу в данной компании, можно в архиве.
Как восстановить трудовую книжку самостоятельно? Для этого необходимо направить запрос в архив, в котором хранятся документы прекратившей существование компании. Если документы находятся в архиве, то справка для восстановления трудовой книжки (образец ее должен содержать необходимую информацию о должности, названии организации, сроках работы на ликвидированном предприятии и номера приказов о приеме на работу и увольнении) будет получена работником. Если организация была реорганизована и имеет правопреемника, за сведениями необходимо обратиться туда.
А если архив утверждает, что данная информация отсутствует, и справка не может быть выдана? Как можно восстановить трудовую книжку в таком случае? Если восстановить информацию через архив или правопреемника не получается, то для установления факта работы у работодателя работник вправе обратиться в суд. Как восстановить стаж при утере трудовой книжки в суде: работнику понадобятся доказательства, по которым суд решит дело в его пользу: свидетели (например, бывшие коллеги, не менее 2 человек) и документы.
Как восстановить трудовую книжку в МФЦ
Размышляя, как восстановить утерянные трудовые книжки, стоит попробовать воспользоваться услугами МФЦ. Благо, их перечень постоянно расширяется.
Можно сэкономить несколько часов на посещении центра, записавшись в очередь онлайн. Понадобится зайти на официальный сайт. Не авторизованным на портале пользователям, придётся зарегистрироваться.
При посещении, когда придёт очередь, потребуется заполнить выданный бланк заявления. Заявление, вместе с заранее подготовленными документами, передаётся специалисту МФЦ. Необходимо заранее запастись:
- паспортом;
- бланком, чтобы его заполнили как дубликат;
- имеющейся копией трудовой;
- сохранившимися копиями документации по прежним договорам;
- сведениями по назначениям и переводам;
- полученной в ПФР справкой, где указана продолжительность стажа.
Принявший заявление, с прилагающимися к нему документами, сотрудник сообщит, когда можно прийти за дубликатом. Для его получения МФЦ свяжется с госархивами.
Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки
Непосредственно правилами ведения трудовых книжек форма заявления о восстановлении трудовой книжки не предусмотрена, но, так как от правильности этого заявления зависит реакция работодателя, мы приведем образец такого заявления и отметим некоторые особенности его составления и вручения.
Итак:
В соответствии с действующими правилами дубликат трудовой книжки должен быть выдан работодателем по последнему месту работы.
О том, что последним работодателем являлся именно ООО «Компакт» говорит первый абзац приведенного заявления.
Второй абзац содержит в себе основание обращения за дубликатом трудовой книжки – утеря, кража, приведение в негодность.
Причем, если утрата трудовой книжки ничем подтверждаться не должна, да и не может, в случае порчи трудовой книжки целесообразно будет эту испорченную книжку приложить к заявлению, отметив, естественно, факт передачи испорченной трудовой книжки в тексте заявления.
Восстановление трудовой книжки при потере работодателем
Трудовая книжка работающего в организации сотрудника находится у его нанимателя. Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек своих подчиненных, поэтому в случае их потери или утраты из-за чрезвычайного происшествия восстановлением занимается директор предприятия или индивидуальный предприниматель как ответственное лицо.
Порядок восстановления книжки нанимателем:
- Получение заявления от сотрудника о восстановлении ТК;
- Получение сведений у подчиненного о предыдущих местах работы;
- Рассылка запросов бывшим работодателям работника и получение от них справок с указанием сроков работы в организации, занимаемой должности, поощрениях и т.п.;
- Выдача дубликата ТК на основе полученных данных.
Восстановление трудового стажа в судебном порядке
В некоторых случаях подтверждение трудового стажа в судебном порядке можно реализовать в судебном порядке. К примеру, гражданин точно знает, что он отработал 20 лет, а представитель Пенсионного фонда сообщает ему, что согласно официальному запросу он работал только 18 лет. Подобное очень часто происходит по той причине, что в трудовой книжке указывается недостоверная информация.
Бывают и такие ситуации, которые требуют восстановление трудового стажа в судебном порядке, если руководителем было отказано в выдаче дубликата или при отсутствии архивных данных в организации. Существует определенный порядок, как восстановить трудовой стаж через суд: подается иск и акты, подтверждающие ведение трудовой деятельности в организации (контракты, финансовые отчеты, профсоюзный билет, показатели свидетелей).
Когда подтверждение трудового стажа для пенсии осуществляется через суд, то основным доказательством являются показания свидетелей. Также необходимо собрать документы, которые подтвердили бы, что вы работали в организации. Это может быть, например, какой-то договор, где стоит ваша подпись. Чем качественнее вы подготовитесь к суду, тем выше вероятность того, что вы его выиграете.
Процесс восстановления стажа для пенсии занимает немалое время, поэтому пока можно взять в пенсионном фонде отсрочку на три месяца, и когда все документы будут готовы, получить сумму с учетом перерасчета сразу за весь период. Либо есть второй вариант – согласиться на назначенную выплату и по предъявлению всех недостающих документов с нового месяца получать актуальную выплату.
Особенности заполнения дубликата ТК
В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.
На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.
Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна
При утере трудовой книжки сразу впадать в панику не нужно. Существует масса способов ее восстановления. Некоторые ситуации заставят побегать самого работника, а иногда собирать информацию приходится работодателю. Ответ на вопрос, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, зависит не только от обстоятельств. Иногда заниматься этим необязательно.
Если сотрудник только начал свою карьеру и не проработал еще более 3 месяцев (в трудовой сделана запись о приеме на работу), то делать дубликат документа не нужно. В ТК РФ (статья 65) указано, что в этом случае достаточно оформить новую трудовую книжку. Занимается этим работодатель, но только после получения соответствующего заявления от своего сотрудника.
Если же работник имеет за плечами огромный опыт и стаж, то восстановление трудовой книжки после утери является единственно возможным способом отражения информации. В этом случае необходимо обратиться к работодателю с заявлением, содержащим требование создать дубликат.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна: немедленное реагирование работника
Трудовым книжкам посвящено множество нормативно правовых актов. Все они рассказывают о правилах заполнения книжек, о правилах их выдачи или же хранения (см. тут). Все эти правила показывают важность документа, с которым мы имеем дело.
Поэтому, если в вашей жизни случилась ситуация, что вы не можете отыскать трудовую или совершенно четко осознаете, что вы ее потеряли – вам необходимо срочно предпринимать соответствующие меры, в противном случае, такое поведение чревато последствиями не самыми приятными для вас. Далее мы узнаем, что делать если потерял трудовую книжку и как происходит оформление дубликата.
Если утеряна трудовая книжка: что делать? Как восстановить записи?
Потеря трудовой книжки — страшный сон наших родителей, бабушек, дедушек. Для нас это не представляет такой большой опасности. Да, неприятно, что потребуется восстанавливать записи и ходить по инстанциям, но не более того.
Наверно это происходит потому, что в настоящее время человек более осведомлен о своих правах. Он понимает, что помочь восстановить записи в трудовой книжке ему должны бывшие работодатели.
Кроме этого, сейчас мало кто не имеет копии своей трудовой книжки, поэтому процесс восстановления заметно облегчен. Лучше конечно, если копия заверена кадровой службой.
Трудовая книжка необходима в первую очередь нам, чтобы подтвердить свою благонадежность при устройстве на работу. Также она является гарантией предоставления пенсии, при достижении пенсионного возраста.
Восстановление предприятиями и организациями
Субъекту предпринимательской деятельности на выдачу дубликата отводится 15 календарных дней с момента официального обращения гражданина. Сотруднику на последнем месте трудоустройства следует написать заявление на восстановление трудовой книжки, образец которого включает причину (пропажа или неумышленная порча) и просьбу о процедуре. Текст составляется произвольно, но действия работодателя будут отличаться в зависимости от наличия или отсутствия иных рабочих мест. Не работая в компании, участие бывшего нанимателя – это самый простой способ, как быстро восстановить трудовую книжку, утерянную или испорченную по собственной вине.