Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление отпуска «за свой счет»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На основании заявления сотрудника в случае согласования отпуска либо в ситуации, когда предоставление отпуска работнику по его заявлению является обязательным, организация издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме № Т-61, с которым сотрудника знакомят под личную подпись. Образец оформления приказа приведен в Примере 4. Если же в отпуск уходят сразу несколько человек, то на всех них можно издать общий приказ по форме № Т-6а.
Нюансы ухода в неоплачиваемый отпуск
Отпуск без сохранения заработной платы — один из видов отдыха, право на который работники имеют в соответствии с трудовым законодательством.
Основы закреплены в ст. 128 ТК РФ. Чаще всего такой отдых предоставляется по инициативе работника и только в том случае, если работодатель согласится. Но есть категории людей, а также ряд ситуаций, когда компания обязана предоставить отпуск без платы в любой момент по желанию работника.
К тем, кому отдых без оплаты положен в обязательном порядке, относятся:
- ветераны ВОВ — для этой категории граждан положены выходные без платы до 35 дней ежегодно;
- пенсионеры, которые приняли решение продолжить свою трудовую деятельность, могут отдыхать за свой счет до 14 дней за год;
- вдовы погибших военнослужащих, сотрудников ОВД, таможенников и тюремных служащих, а также их родители могут рассчитывать на дополнительный отдых без сохранения оплаты на срок до 14 дней каждый год;
- инвалиды могут брать дополнительные дни отпуска без сохранения зарплаты вплоть до 60 дней в году;
- работники в случае важных счастливых или печальных событий — официальной регистрации брака, рождения ребенка, ухода из жизни близких родственников — могут потратить на них законные 5 дней выходных без зарплаты.
В любых прочих случаях работодатель не обязан предоставлять дополнительные дни отдыха сотруднику. По запросу работника на отдых без оплаты компания в лице непосредственного руководителя принимает решение, может ли она отпустить человека на эти дни.
Заявление на отпуск без сохранения зарплаты
Отпуск за свой счет предоставляется на основании заявления сотрудника. Составить его можно в свободной форме, написать от руки или напечатать. Какого-либо срока для подачи заявления законом не установлено.
Заявление составляется по обычным правилам. В тексте нужно указать тип отпуска (без сохранения зарплаты), его продолжительность в календарных днях, дату начала и окончания, причину или законное основание. В заявлении должна стоять дата его написания и собственноручная подпись работника. Если отпуск запрашивает сотрудник из льготной категории, к заявлению можно приложить подтверждающие документы.
На основании заявления составляется приказ на предоставление отпуска без сохранения заработной платы (например, по форме Т-6). Сотрудник должен быть ознакомлен с ним под подпись.
Как просить о неоплачиваемых днях
Официальных рекомендаций, как написать заявление на отпуск за свой счет, на законодательном уровне не разработано, но при его составлении обязательно указывают следующие сведения:
- Причина, в связи с которой понадобились выходные дни:
- свадьба;
- похороны;
- подготовка к итоговой аттестации или вступительным экзаменам.
- Продолжительность планируемого отсутствия на рабочем месте.
- Дата начала отпуска.
Документ необходимо написать заранее, минимум за неделю, чтобы:
- согласовать этот вопрос с непосредственным начальником;
- руководство успело равномерно распределить высвобождающуюся нагрузку на других сотрудников;
- ответственные лица издали приказ о предоставлении выходных без заработной платы и ознакомили с ним работника.
Как написать заявление на отпуск за свой счет
Чтобы попросить у руководства предоставить отпуск за свой счёт, необходимо написать соответствующее заявление. Оно должно быть оформлено следующим образом:
- в правом верхнем углу необходимо указать сведения о работодателе, сведения о работнике;
- в середине листа слово «заявление»;
- затем изложить просьбу о предоставлении конкретного количества дней за свой счёт. Обязательно нужно указать причину отсутствия на рабочем месте, а также конкретный временной период;
- подпись работника, её расшифровка;
- дата написания заявления.
Заявление пишется в свободной форме. Если у работодателя есть самостоятельно разработанные бланки для кадровых заявлений, то можно использовать их.
Так как, заявление относится к письменным обращениям граждан, то оно должно составляться с учётом требований, прописанных в ст. 7 Закона № 59-ФЗ:
- быть оформленным письменно, от руки или на компьютере;
- без ошибок, помарок, зачёркиваний;
- с соблюдением правил русского языка;
- без ненормативной лексики и оскорблений.
Как написать заявление на отгул
Документ-заявление на отгул составить несложно. Оно не предусматривает специальных бланков, но имеет стандартную форму, вне зависимости от оснований и причин его написания. При составлении заявления, стоит придерживаться следующих правил:
- Начинать написание заявление следует с «шапки», располагаемой в верхнем правом углу листа. В нее вносится информация об адресате (должность и ФИО, в дательном падеже) и о заявителе (должность и ФИО, в родительном падеже).
- Далее по центру пишется слово «заявление»
- Затем следует текст заявления, с указанием даты (времени) и причины отгула.
- Заявление оканчивается проставлением даты составления документа, личной подписью с ее расшифровкой.
Особенности отпуска за свой счет
О предоставлении отпуска без оплаты работник просит письменно в отдельном заявлении.
При этом всегда должна указываться причина, по которой нужен отпуск. Как уже отмечалось выше, это необходимо работодателю, чтобы определить:
- есть ли у него обязанность дать отпуск;
- уважительность причин, в случае если дать (или не дать) отпуск — право работодателя.
Работодатель может запросить документы, подтверждающие указанные причины. Если на момент просьбы об отпуске документов еще нет, работник может предъявить их позднее (например, свидетельство о браке). Но предъявить должен!
Кроме того, можно выделить еще ряд особенностей:
- В отпуск за свой счет не включаются праздничные дни.
- Дни больничного в период отпуска без оплаты также не оплачиваются.
- С 1-го по 14-й дни отпуска за свой счет учитываются в стаже для расчета права на основной отпуск.
- Дни отпуска исключаются из расчетов, связанных со средней зарплатой.
- Если сотрудник находится на испытательном сроке (стажировке), дни отпуска в испытание (стажировку) не засчитываются.
- Если сотрудник отсутствует длительно, работодатель вправе нанять на его место временного сотрудника.
- Отпуск может прервать только сам сотрудник по своему желанию.
- Отпуск оформляется приказом, как и другие виды отпусков.
Порядок действий при оформлении отпуска без СЗП
Если работающему лицу, в виду сложившихся обстоятельств, нужно получить административный отпуск, то он обязан выполнить следующие действия:
- Заполнить запрос на отпуск, в котором изложить дату его начала, протяженность и причину. При льготном основании, нужно привести ссылку на законодательную норму и приложить подтверждающие справки.
- Зарегистрировать заявление в приемной руководителя фирмы или кадровом отделе и дождаться резолюции руководства, если причина запроса на отпуск не является льготной категорией.
- Ознакомится с распоряжением на безоплатный отпуск (форма № Т-6) и подписать его, подтвердив факт такого ознакомления своей подписью.
- Кадровик отразит данные в личной картотеке подчиненного.
Как написать заявление на отпуск без сохранения заработной платы: образец и бланк
Стандартная форма документа обычно помещается на один лист и начинается с написания основных реквизитов. В шапке указывается фамилия, имя руководителя, ФИО заявителя.
После слова «Заявление» по центру, ниже, на второй строке можно расписать основной мотив, который побудил необходимость просить кратковременное убытие с места работы – учёба, рождение ребёнка, свадьба, похороны, экзамен и прочее.
Далее пишут шаблонную фразу: «Прошу предоставить…», описывая мотивацию отпуска подробнее, в том числе ссылаясь на даты, например, учебной сессии или время для морально-психологической реабилитации после смерти родных.
При этом можно указывать, что заявитель не требует выплату компенсаций или отпускных денег. В конце важно указать срок, на который просят предоставить отпуск.
Особенности регламента заявления о предоставления отпуска за свой счет
Процесс заполнения заявления пошагово выглядит следующим образом:
- Работник организации пишет заявление на предоставление отпуска без сохранения заработной платы, указывая в нем причину для предоставления отгула. Обычно после одобрения обстоятельств работодателем, конкретная причина меняется на «по семейным обстоятельствам».
- Если работодатель дает положительный ответ, то издается приказ о необходимости предоставления административного отпуска сотруднику. Данный документ вступит в силу только после подписания.
- Далее составляется табель учета отработанного времени, учитывающий отпуск без сохранения оплаты труда.
Табелирование отпусков без СЗП
Для фиксации кол-ва отработанных часов и дней трудящихся, предприятия всегда ведут специальный табель. Там по форме Т12 и Т13 оформляется рабочее время. Данные, заполняемые в табеле, вписываются туда согласно первичной документации.
Бесплатные выходные при табелировании рабочего времени учитываются на основании подписанного обеими сторонами приказа.
Чтобы правильно отметить период времени, в течение которого трудящийся не присутствовал на работе, необходимо учесть следующие моменты:
- Выходные без СЗП положены по разрешению со стороны нанимателя – в табеле ставится пометка «ДО» или специальный шифр «16».
- Отгул выдается гражданам из обязательного перечня – ставится отметка «ОЗ» или «17».
В каких случаях предоставляется 1 день за свой счет
Существуют две общие группы при выдаче отгула – это обязательный отпуск и необязательный (выдается полностью на усмотрение руководителя той или иной организации).
Как уже понятно из названия, первый вариант подразумевает собой обязательное предоставление неоплачиваемого отпуска на определенный срок (предел пять дней), получить его можно исключительно по уважительной причине, а именно любой из данного перечня:
- Существует такое знаменательное событие в каждой семье, как рождение ребенка. Это всегда подразумевает под собой масштабное торжество, именно поэтому данная причина входит в список.
- Немаловажной причиной является бракосочетание двух сблизившихся особ. Это действие в равной степени со всеми остальными реалиями.
- К сожалению, смерть, тоже достаточно частое происшествие, и она может коснуться каждого семейства, поэтому набор причин подразумевает такое печальное событие и может выделить неоплачиваемый отпуск до пяти дней, с учетом того, что умер кто-то из близких, а не дядя в седьмом колене.
Данные набор причин является основополагающим, именно поэтому он полностью подкреплен законодательством Российской Федерации, а именно 128 статьей ТК РФ.
Кто имеет право на административный отпуск?
Административный отпуск предоставляется по согласованию с руководителем, но надо понимать, что работник может получить отказ на предоставление данного отпуска ввиду неуважительной причины по-мнению администрации предприятия.
Законодательство всё же обязует руководителя предоставлять административный отпуск следующим категориям граждан:
| Категория граждан | Продолжительность отпуска |
| Участники ВОВ | до 35 календарных дней каждый год |
| Пенсионеры по возрасту | до 14 дней ежегодно |
| Родители и супруги военнослужащих, сотрудников полиции, пожарной службы, службы наркоконтроля, таможенников, УИС, погибших во время исполнения долга или умерших вследствие заболевания, возникшего в связи с прохождением службы | до 14 дней ежегодно |
| Инвалиды | до 60 дней ежегодно |
| Рождение ребёнка, брак, смерть близких | до 5 дней |
| Инвалиды войны | до 60 дней ежегодно |
| Ветераны боевых действий | до 35 дней ежегодно |
| Награждённым знаком «Жители блокадного Ленинграда» | до 35 дней ежегодно |
| Герои Соц.Труда, Герои Труда РФ, полный кавалер Ордена Трудовой Славы | до трёх недель ежегодно |
| Получение высшего профессионального образования: | |
| Абитуриенты | 15 дней |
| Студенты очной формы обучения | · 15 дней для промежуточной аттестации · 4 месяца для подготовки выпускной работы и сдачи гос.экзаменов · 1 месяц для сдачи гос.экзаменов |
| Получение среднего профессионального образования: | |
| Абитуриенты | 10 дней |
| Студенты очной формы обучения | · 10 дней для промежуточной аттестации; · до 2 месяцев – прохождение ГИА |
| Совместители | Если отпуск по основному месту работы больше, чем по совместительству – предоставляется количество дней, уравнивающих продолжительность отпусков |
| Доверенные лица | На период полномочий |
| Супруги военнослужащих | Размер отпуска, уравнивающий отпуск по основному месту работы с отпуском военнослужащего |
| Член избирательной комиссии | На период полномочий |
| Родитель (законный представитель) ребёнка до 16 лет, работающий в районах Крайнего Севера и приравненных к ним территориях | 1 день в месяц |
| В соответствие с коллективным договором: · родитель (законный представитель) двух или более детей до 14 лет · родитель (законный представитель) ребёнка-инвалида до 18 лет · одинокая мать/одинокий отец ребёнка до 14 лет |
до 14 календарных дней |
Причины оформления отпуска за свой счет
Руководитель, получив заявление на отпуск за свой счет с прописанной причиной, по закону может определить насколько она соответствует уважительной.
Большинство организации заранее выделяют ряд предполагаемых причин на уважительной основе и прописывают их в одном из локальных актов своего учреждения.
Как правило, причины имеют считаются положительными в случае:
- появления в семье ребенка;
- потери в результате смерти близкого человека;
- процедуры бракосочетания;
- тяжёлого заболевания родственников;
- проводов в армию;
- сдачи экзаменов по обучению;
- ЧС, возникшие в семье работника.
- карантинного положения в детском саду детей сотрудников;
- отправки ребенка на отдых в лагерь;
Оформление любого вида отпуска сопровождается определенным алгоритмом написания документального отчета.
Порядок и сроки хранения заявлений на отпуск
Заявления подшиваются в личные дела сотрудников независимо от того, является ли отпуск оплачиваемым или нет. Личные дела хранятся в отделе кадров. Сроки хранения документов зависят от причины отпуска и определяются положениями закона № 43-ФЗ от 02.03.2018.
Пять лет в архиве сберегаются заявления на отпуска:
- плановые;
- учебные;
- при переносе очередных отпусков.
75 лет хранятся заявления:
- на отпуска для лиц, работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда;
- при отпуске по уходу за ребёнком.
Действующая на предприятии постоянная экспертная комиссия периодически проводит инвентаризацию документов. Согласно итогам этих проверок составляется акт на ликвидацию бумаг с истёкшим сроком хранения.