Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Среднесписочная численность работников: как рассчитать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Среднесписочная численность работников (ССЧ) – это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитываются только те сотрудники, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.
Расчет соответствующего коэффициента подразумевает вопрос о том, кто входит в списочную численность работников. Ответ содержится в утвержденной Госкомстатом СССР 17.09.1987 Инструкции по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях. Согласно п.2.9 указанного документа, в списочную численность работников предприятия включаются «все работники, принятые на постоянную, сезонную, а также на временную работу на срок один день и более, со дня зачисления их на работу». При этом следует понимать, что явочная и списочная численность работников являются разными величинами. Последняя включает в себя не только находящихся на рабочем месте сотрудников, но и часть персонала, не явившуюся по таким причинам, как простой, нахождение в командировке, болезнь, ежегодный отпуск и пр. Полный перечень определен п.77 Указаний, утвержденных приказом Росстата от 22.11.2017 №772.
Кто исключается из расчета
Как сказано выше, списочная численность включает в себя работников, заключивших с предприятием трудовые отношения вне зависимости от их характера и продолжительности. В соответствии с п.79 упомянутых выше Указаний Росстата, в списочную численность не включаются работники:
- принятые на работу по внешнему совместительству;
- работающие по договорам гражданско-правового характера;
- работающие по специальным договорам предприятия с госслужбами о привлечении рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание);
- переведенные на работу в другую организацию;
- направленные на обучение с отрывом от работы и без сохранения заработной платы;
- подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения;
- адвокаты;
- военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы.
Правила расчета среднесписочной численности работников. Порядок расчета по разным промежуткам времени
Сведения о среднесписочной численности сотрудников должны быть рассчитаны за соответствующие отрезки времени, исходя из потребностей налогообложения.
Расчет за месяц производится путем сложения списочной численности за каждый день месяца и деления полученной суммы на количество дней в месяце. Среднесписочная численность сотрудников за выходной день берется по состоянию на предыдущий рабочий день.
На 1 марта в организации было трудоустроено 28 сотрудников. 5 марта один из них уволился. С 10 марта был принят новый сотрудник, 12 марта еще один. На период с 20 по 25 марта было привлечено 3 временных сотрудников по причине пиковой нагрузки.
Расчет среднесписочной численности будет выглядеть следующим образом:
- С 1 по 4 марта включительно 28 сотрудников (28+28+28+28=112)
- С 5 по 9 марта 27 сотрудников (27+27+27+27+27=135)
- 10 и 11 снова 28 сотрудников (28+28 = 56)
- Далее с 12 по 19 было 29 сотрудников (29+29+29+29+29+29+29+29=232)
- С 20 по 25 было 32 сотрудника (32+32+32+32+32+32=192)
- С 26 по 31 марта снова 29 сотрудников (29+29+29+29+29+29=174)
Для того, чтобы узнать среднее значение за месяц, сложим количество всех сотрудников за каждый день (112+135+56+232+192+174=901) и разделим на число дней в месяце – 31 (901/31=29,06). Среднесписочная численность за март получится 29.
Расчет за квартал производится суммированием численности за каждый месяц квартала и деления полученной суммы на три. Расчет за год аналогичен квартальному, но делить нужно уже на двенадцать. При этом, если начало работы организации не совпадает с началом календарного года и, соответственно, срок работы составляет неполный год, делить нужно все равно на двенадцать.
Этот же принцип применяется и к неполному месяцу – независимо от даты начала работы, делить нужно на фактическое число календарных дней в месяце.
Например: численность в марте -29, в апреле – 34, в мае – 40. Тогда среднее значение будет равно (29+34+40)/3=34 сотрудника за квартал.
Предположим, что организация начала работу с 15 июня. Первоначально в ней работали 2 человека. Через 3 месяца – с 15 сентября – их количество увеличилось до 5. С 1 декабря сотрудников стало 20.
Чтобы рассчитать среднюю численность за год, сначала вычислим это значение для каждого месяца отдельно:
- Июнь: 2 * 16 / 30=1
- Июль: 2 * 31 / 31=2
- Август: 2 * 31 / 31=2
- Сентябрь: (2*14 + 5*16) / 30=4
- Октябрь: 5 * 31 / 31=5
- Ноябрь: 5 * 30 / 30=5
- Декабрь: 20*31 / 31 = 20
Итого сотрудников в течении года: 1+2+2+4+5+5+20=39.
Среднесписочное за год: 39 / 12 = 3.
В данном примере следует обратить внимание на то, что действие умножения применяется только потому, что в течении каждого месяца количество сотрудников практически не меняется.
Списочная и среднесписочная численность — что это такое
Численность сотрудников предприятия является одним из важнейших кадровых показателей. Это связано с тем, что действующее законодательство считает численность работников одним из основных критериев определения размеров предприятия. И, как следствие — возможности применения им особых режимов налогообложения и подачи отчетности. Поэтому работодателю важно всегда понимать, какой является численность сотрудников на предприятии.
При этом тяжело найти компанию, в которой численность работников всегда была бы постоянной величиной. Работники могут увольняться, штатное расписание может изменяться. Поэтому для того, чтобы скомпенсировать такие возможные флуктуации численности сотрудников предприятия и было использовано понятие среднесписочной численности.
Среднесписочная численность — это усредненное количество работников предприятия в течение определенного периода. Использование этого показателя позволяет получить информацию о количестве работников в среднем в компании в течение определенного учетного промежутка времени. Более подробно о том, что такое среднесписочная численность сотрудников можно прочитать в отдельной статье.
Простая же списочная численность — это непосредственное количество работников, которые находятся на предприятии по состоянию на какую-либо конкретную дату. В расчетах списочной численности сотрудников участвуют только лица, которые находятся в штате предприятия в конкретный день.
Чем отличаются между собой численность и среднесписочная численность: разница в подсчетах
- Как мы уже поняли, понятие численности – это более обобщенный термин, его используют для определения количества сотрудников на конкретную расчетную дату. При этом новых сотрудников данный термин включает в себя, а выбывших нет. Калькуляция проводится за элементарной математической формулой, которую мы предоставляем ниже.
- Значение среднесписочного показателя имеет более конкретные рамки, больше ограничений и высокую точность подсчета. Рассчитывается путем суммирования всех человеко-часов за каждый день, поделенных на количество дней отчетного периода. Если берется квартал или полугодие/ год, тогда расчет происходит при делении на месяцы. Но это напрямую зависит от стабильности количества сотрудников.
Важно: При расчетах округление проводится в большую сторону до единицы! Исключение составляет точный подсчет лиц с неполным рабочим периодом.
Что скрывается под понятием “средняя численность”?
Это своего рода отчетность, содержащая сведения обо всех работниках организации, подаваемая в органы государственной власти для прохождения процедуры налогообложения. Информацию о составе персонала своего предприятия должен подавать каждый работодатель, имеющий работников, и каждый индивидуальный предприниматель, даже если у него вообще нет наемных рабочих.
Данные о среднем количестве сотрудников на предприятии дают предпринимателю право на следующие налоговые послабления со стороны государства:
- возможность на практике применить упрощенную процедуру обложения предприятия налогами;
- возможность отдавать в органы государственной власти статистическую отчетность в заметно упрощенном виде;
- льготы по соответствующему НДС на налог на различное имущество и по налогообложению на земельные участки, находящиеся в собственности налогоплательщика;
- определенные налоговые послабления для небольших предприятий в соответствии с практикой обложения налогами организации малого и среднего предпринимательства.
Далее очень важно запомнить всем предпринимателям-налогоплательщикам то, что вся отчетность за прошедший календарный год должна подаваться в строго отведенные сроки. На практике это до 22 января нового наступившего года. После этого срока никакие формы отчетности приниматься уже не станут. Из-за пропущенных сроков организация потеряет возможность получить значительные послабления от государства.
Чтобы правильно рассчитать среднюю численность работников, необходимо провести комплексный анализ кадровой структуры предприятия. В применяемой практике проведения такого анализа число сотрудников отдельно взятого предприятия включает в себя следующие параметры:
- среднюю списочную численность всех работников;
- среднюю численность всех работников, осуществляющих трудовую деятельность, внешние совместители;
- средняя численность всех рабочих, осуществляющих свои действия на основе трудовых договоров.
Расчёт СЧР за отчётный период
Как рассчитать среднесписочную численность за год или другой отчётный период? В отчётности для налоговой инспекции СЧР составляют по итогам года, а для заполнения формы 4-ФСС необходимые периоды – это квартал, полугодие, девять месяцев и год.
Если год был отработан полностью, то правило подсчёта следующее: (СЧР за январь + СЧР за февраль + … + СЧР за декабрь) разделить на 12, полученный итог округлить до целых единиц. Приведём простой пример:
Списочный состав предприятия за 2022 год менялся незначительно:
- январь – март: 35 чел.;
- апрель – май: 33 чел.;
- июнь – декабрь: 40 чел.
Посчитаем среднесписочную за год: (3 * 35 = 105) + (2 * 33 = 66) + (7 * 40 = 280) = 451/12 , итого – 37,58, округляем до 38 человек.
Если же год отработан не полностью, то расчёт производится аналогично такому же за неполный месяц: независимо от количества отработанных месяцев сумма СЧР делится на 12. Из Указаний Росстата: «Если организация работала неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы и деления полученной суммы на 12».
Как рассчитать среднесписочную численность за неполный год работы?
Предположим, предприятие с сезонным характером деятельности отработало в году только пять месяцев, СЧР помесячно составила:
- апрель – 320;
- май – 690;
- июнь – 780;
- июль – 820;
- август – 280.
Считаем: 320 + 690 + 780 + 820 + 280 = 2890/12. Получаем, что средний показатель равен 241 человек.
Аналогично производится расчёт за любой другой отчётный период. Если вам нужен отчёт за квартал, то надо сложить СЧР за каждый месяц реальной деятельности и разделить полученную сумму на 3. Для расчёта за полугодие или девять месяцев полученная сумма делится на 6 или 9 соответственно.
Кто подает сведения о среднесписочной численности работников
Отчет по форме КНД 1110018 обязаны подавать все налогоплательщики-работодатели — коммерческие и некоммерческие организации, бюджетные учреждения, индивидуальные предприниматели.
Однако для индивидуальных предпринимателей существует ряд нюансов подачи сведений о среднесписочной численности работников. Во-первых, ИП обязаны подавать отчет даже в случае своего закрытия. Но при этом отчетность предоставляется в ИФНС, только если в отчетном периоде предприниматель применял наемный труд (п. 3 ст. 80 НК РФ).
Все остальные налогоплательщики обязаны предоставлять отчет о среднесписочной численности работников в любом случае, даже если на текущий момент у них нет служащих (Письмо Минфина РФ от № 03-02-07/1/4390 от 04.02.2014). Обязанность сдачи сведений распространяется как на организации, находящиеся на общей системе налогообложения, так и на учреждения, работающие по специальным налоговым режимам — УСН, ПСН, ЕНВД, ЕСХН.
Какие сотрудники включаются в список
Следующие категории трудящихся включаются в список с даты вступления в силу трудового договора (если трудового соглашения нет, в списках такие подчиненные не числятся):
- лица, находящиеся под следствием в ожидании решения суда;
- работники, фактически явившиеся на рабочее место;
- иностранцы, трудоустроенные в российской фирме;
- сотрудники, пребывающие в служебной поездке (если командировка проходит за границей, включение в список командированного работника зависит от длительности поездки — если поездка краткосрочная, сотрудник включается в список, если долгосрочная — нет);
- работники, достигшие пенсионного возраста;
- сотрудники, не вышедшие на работу по причине оформления листка нетрудоспособности;
- лица, исполняющие государственные и общественные функции;
- сотрудницы, оформившие отпуск по беременности и родам;
- работники, трудоустроенные на полставки, но принятые в качестве целой единицы;
- вахтовики;
- дистанционные сотрудники;
- сотрудники, привлеченные к сельскохозяйственным работам, за которыми сохранен средний заработок;
- работники на испытательном сроке;
- учащиеся ПТУ, находящиеся на учете предприятия;
- временные работники, взятые на фирму до момента возвращения штатного сотрудника на работу;
- сотрудники, пребывающие в отпусках.
Формулы для расчета среднесписочной численности
Ниже приведем примеры нескольких формул, которые понадобятся для расчета численности за разные периоды времени, например, за отчетный месяц, а также за квартал и за год:
Ср/спис кол-во работающих за месяц = ∑Спис/числ дн / К дн, где
Спис/числ дн – численность по списку сотрудников за календарные дни данного месяца;
К дн – сумма, тех самых, дней определенного периода.
Среднесписочная численность сотрудников за любой из кварталов рассчитывается по следующей формуле:
Ср/спис кол-во работающих за квартал = ∑Ср/спис мес / 3, где
Ср/спис мес – сумма среднесписочной численности работников за все 3 месяца отчетного квартала.
Среднесписочная численность сотрудников за месяц
Приведем пример расчета среднесписочной численности для всех работников за один месяц (для примера возьмем апрель 2015 года).
Дата Количество работников по списку, чел. Не включаются в среднесписочную численность, чел. Вошедшие в среднесписочную численность, чел.
1 500 – 500 2 500 – 500 3 501 – 501 4 (выходной) 501 – 501 5 (выходной) 501 – 501 6 512 – 512 7 511 – 511 8 520 – 520 9 520 – 520 10 520 – 520 11 (выходной) 520 – 520 12 (выходной) 520 – 520 13 522 – 522 14 522 1 521 15 522 1 521 16 525 1 524 17 525 1 524 18 (выходной) 525 1 524 19 (выходной) 525 1 524 20 526 1 525 21 530 2 528 22 531 2 529 23 531 2 529 24 531 2 529 25 (выходной) 531 2 529 26 (выходной) 531 2 529 27 535 3 532 28 535 3 532 29 535 3 532 30 536 3 533 ИТОГО: 15613
Как видно из таблицы, за все дни данного отчетного периода, численность работников составляет 15613, всего дней в апреле 2015 года – 30, соответственно, мы получаем число работников, которое и искали, равное 520 человек, (15613/30=520,43). Численность указываем только в целых единицах.
Различия показателей, их применение
Различия показателей можно определить по их названиям. Как мы уже выяснили, СЧ – это общее количество работающих лиц, трудоустроенных по соглашению с работодателем, не зависимо от их присутствия на рабочем месте. Он используется при составлении «Све6дений о неполной занятости и движении работников». В Указаниях по составлению отчетной формы приводится полный перечень вида трудящихся, которые входят в расчет. Но также стоит учитывать тот факт, что в нее не включаются внешние совместители и лица, оформленные по гражданско-правовым соглашениям. Кроме данной формы предприятия обязаны составлять отчет 4-ФСС, который также отображает информацию о СЧ фирмы за определенный промежуток времени.
Расчет норматива осуществляется путем исчисления количества трудоустроенных лиц, сведения берутся из штатного расписания. Каждое трудоустроенное по трудовому договору физическое лицо учитывается в спис. составе как одна единица учета. Но, если гражданин числится на предприятии, как внутренний совместитель и занимает более 1 ставки, то он учитывается в составе списка по основной занятости, то есть, также как одна единица. Если ставку занимает внешний совместитель, он в расчет показателя не включается. Более подробные моменты подсчета приведены в Указаниях по составлению статотчетности.
В сравнении явочная и списочная (кадровая) численность работников имеют иное предназначение и характеристику. Под следующей величиной понимается указание числа физлиц из количества СЧ, но реально присутствующие на служебном месте в определенный промежуток времени. Этот норматив применяется для исчисления эффективности производства, обоснованности расходов по оплате наемного труда, обеспечение квалифицированного управления персоналом. Норматив ЯЧ указывается в табелях рабочего времени по формам Т-12 и Т-13.
Сфера использования величины ЯЧ определена Указаниями по заполнению документов. Это:
- определение выработки рабочего времени;
- контроль соблюдения производственного процесса;
- учет фактических часов, отработанных каждым из трудящихся;
- сбор информации о фактически отработанных часах;
- исчисление фонда оплаты труда;
- формирование статистических отчетов по труду.
Исчисление двух показателей направлено не только на формирование статотчетности, но и на контроль и обеспечение эффективности и укомплектованности производственного процесса персоналом, транспортом, оборудованием и прочего. Исчисление величин позволяет определить необходимость полного укомплектования персонала, произвести анализ управления рабочим процессом и исключить длительные простои производства.
Беременные женщины, работающие в компании, вправе обратиться к руководителю с требованием предоставить отпуск, гарантированный в связи с беременностью и предстоящими родами. Основанием для такого обращения является листок нетрудоспособности.
Срок отпуска в зависимости от некоторых обстоятельств составляет:
- 70 дней до родов и 70 после;
- 70 дней до и 110 дней после — при рождении двух и более детей;
- 70 дней до и 86 дней после — если в процессе родов возникли осложнения;
- 70 дней до и 84 дня после — если беременность многоплодная.
На время отпуска сотруднице выплачивается государственное пособие по социальному страхованию.
Отпуск рассчитывать нужно суммарно. Не имеет значения, какое количество дней женщина использовала до родов, — отпуск предоставляется полностью.