Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовая книжка работника: бланки и образцы заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Частый вопрос сотрудников: когда должны отдать трудовую книжку при увольнении? Срок выдачи трудовой книжки уволенному сотруднику четко установлен: после того как сделана запись в трудовой об увольнении (по собственному желанию или нет — не важно), бланк работодатель обязан выдать гражданину на руки в последний день работы.
Когда работнику выдаются документы
Отправка трудовой книжки по почте при прекращении трудовых отношений возможна только с согласия ее владельца, которое следует оформить в письменном виде. Это практикуется, если работник заранее предупреждает работодателя о том, что не сможет в день расторжения контракта присутствовать на рабочем месте. Этим пользуются, если главный офис компании находится на значительном расстоянии от подразделения, в котором работает человек.
Бланк необходимо вернуть владельцу вовремя. Что делать, если в положенный срок уволенный работник за ним не явился? Невыдача трудовой книжки при увольнении грозит работодателю неприятностями в виде штрафа в размере до 50 000 рублей. Чтобы обезопасить себя, руководителю компании следует посредством почты послать бывшему сотруднику уведомление с просьбой забрать бланк в отделе кадров предприятия или дать согласие на отправку его по почте. Сделать это надо в последний рабочий день уходящего сотрудника.
Если работник не явится за бланком самостоятельно, он вправе обратиться за помощью к человеку, которому доверяет, — близкому родственнику или сослуживцу. После оформления доверенности у нотариуса знакомый сможет получить в отделе кадров его документ.
Только после того как уволенный сотрудник получил свою трудовую книжку с записью об увольнении в соответствующей графе, ставят точку в этом непростом деле.
Причины возможного ухода сотрудника
Сотрудник, который увольняется по собственной инициативе, не обязан называть работодателю причину своего ухода. Увольняющийся работник может сам поведать о мотивации своего ухода, если посчитает нужным. Разумеется, в трудовой книжке и любых других официальных документах причина увольнения по собственному желанию указываться не должна.
Если сотрудник недоволен оплатой труда, отношением к себе или еще чем-то – это нигде не фиксируется в письменном виде. При желании он может указать причину в своем заявлении об увольнении, ведь подобные документы могут быть написаны в относительно свободной форме.
Для работодателя может стать серьезным ударом то обстоятельство, что один из его высококвалифицированных сотрудников решил расторгнуть трудовой договор по своему желанию. Но ничего никогда не происходит случайно. Лучшие кадры на предприятии достойны того, чтобы их всячески поощряли. Например, это может быть система денежного премирования за хорошо выполненную работу.
Как бы там ни было, создавать искусственные препятствия на пути сотрудника, который твердо решил расторгнуть трудовой договор по своей инициативе, недопустимо. Процедура увольнения должна соответствовать всем нормам и стандартам законодательства РФ. Запись в трудовой книжке об увольнении по собственной инициативе не может быть произвольной.
Общие правила заполнения
-
Запись в трудовую «по собственному желанию» можно вносить с помощью перьевой, шариковой или гелевой ручки.
-
Исправлений, помарок и зачеркиваний в документе быть не должно.
-
Сокращения не допускаются.
-
Допустимый цвет чернил – синий, черный, фиолетовый.
-
Обязательно надо проставлять порядковый номер записи (без повторений и пропусков).
-
Дату следует указывать в формате «число/месяц/год».
-
Формулировка увольнения должна быть указана четко и соответствовать законодательным нормам.
-
Обязательно надо поставить ссылку на номер статьи ТК РФ.
Порядок внесения записи об увольнении в трудовую книжку
Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 формализована трудовая книжка. В связи с этим в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 определен порядок ее заполнения:
Графа 1 – ставится порядковый номер вносимой записи (нумерация записей ведется сплошная)
Графа 2 – указывается дата увольнения (прекращения трудового договора) (арабскими цифрами: число, месяц – двузначными, год – четырехзначными).
Графа 3 – формулируется запись о причине увольнения (прекращения трудового договора) с указанием соответствующей статьи, ее частью и пунктом по ТК РФ. Используются такие формулировки, как: уволен, трудовой договор расторгнут, трудовой договор прекращен. При этом основание увольнения формулируется по ТК РФ
Графа 4 – отражается наименование документа — основания внесения записи (приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер)
Все записи в трудовой книжке за период работы на данном предприятии, должны быть заверены подписью работника организации, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью отдела кадров организации. Затем под записями подписывается работник.
Для чего нужна трудовая книжка и какую информацию она содержит
Перед тем, как начать более подробный разговор о записях по причинам увольнения, рассмотрим, для чего вообще нужна трудовая книжка. Как поясняет закон, трудовая книжка – это важный документ, который позволяет высчитать общий рабочий стаж, например, для начисления пенсии; содержит сведения об образовании, а также информирует работодателей о заслугах нового сотрудника на предыдущих местах работы и причинах увольнения оттуда. Также в трудовую книжку полагается вносить:
- даты и причины перевода работника с одной должности на другую;
- информацию о приеме в штат и увольнении;
- сведения о получении дополнительных профессий;
- сообщения о пройденных курсах по повышению квалификации и переквалификации;
- данные о совместительстве;
- информацию о наградах и достижениях и пр.
Если сотрудник сменил фамилию или за время работы в компании, сменилось ее название, это тоже нужно обязательно отметить в трудовой книжке.
Правила издания приказа
Распоряжение может быть составлено в произвольной форме или по типовому шаблону, разработанному Госкомстатом. Приказ является ключевым документом, регламентирующим процедуру расторжения договора с сотрудником. На его основании производятся начисления для окончательного расчета физического лица и оформляется трудовая книжка.
В структуре документа необходимо предусмотреть поля для такой информации:
- название фирмы;
- номер распоряжения и дата его издания;
- содержательная часть – суть регламентируемой процедуры, причины расторжения контракта (с указанием реквизитов этого договора), ссылка на статью ТК РФ, данные о работнике из его личной карточки, дата увольнения.
Сведения о приеме на работу
Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе». Он заполняется одинаково как для тех, кому трудовая книжка оформляется впервые, так и для тех, кто ранее уже работал.
Сначала указываются данные о работодателе. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.
Под заголовком вносится непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке, либо «1», если это новая трудовая книжка). В графе 2 указывается дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о самом приказе: наименование документа, а также его дата и номер.
Бесплатно оформить и распечатать приказ по форме № Т‑1
ВНИМАНИЕ. Никакая другая информация из приказа о приеме на работу, в том числе сведения об испытательном сроке, в трудовую книжку не переносится.
Увольнение в трудовой книжке по собственному желанию
Трудовым законодательством РФ предусмотрена возможность расторжения соглашения по личной инициативе работника (см. ч.1 ст.77 и ст.80 ТК РФ). Лицо обязано уведомить работодателя составленным в письменном виде заявлением, соблюдая 14-дневный срок. Можно договориться с начальством об отмене отработки. Отдельные категории сотрудников (например, пенсионеры) вправе прекратить трудовую деятельность в день подачи заявления.
Кадровик согласно ч.5 ст.84.1 ТК РФ обязан сделать корректную запись об увольнении в трудовой книжке. ПП №225 от 16 апреля 2003 г. закреплена обязанность ООО и ИП указывать причины согласно формулировкам из ТК РФ.
Каждой записи присваивают № и дату, указывают основание, а также ставят ссылку на соответствующий приказ.
Как сделать запись об увольнении в трудовой книжке в 2020 году
Общепринятые условия по заполнению трудовой книжки:
- В графе № 1 следует указать порядковый номер записи, регистрирующей текущее кадровое изменение.
Например, если предшествующие сведения были внесены под номером «9», то следует указать номер «10». А если информация вносится впервые, то следует указать «1»;
- В графе под номером «2» указывают дату кадрового изменения.
В нашем случае следует указать дату прекращения трудового договора.
Формат внесения информации о дате: «число/месяц/год»;
- В графе № 3 необходимо зарегистрировать основание кадрового события с указанием ссылки на соответствующую статью и пункт ТК РФ.
Основание можно сформулировать в нескольких вариантах.
Например: «уволить…», «трудовой договор расторгнут…» или «прекращен»;
- В последней графе № 4 следует указать документ-основание.
Это может быть приказ об увольнении, распоряжение или, например, постановление.
Необходимо зарегистрировать вид документа, его номер и дату утверждения. Например: следует вписать в графе № 4: «Приказ от 07.03.2020 г. № 13».
Перевод как основание для увольнения
Такое основание для увольнения, как перевод, подразумевает решение работника перейти к другому работодателю по нормам п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Важно учитывать обстоятельства перевода. Так, к примеру, специалист может быть переведен по его собственной инициативе. Либо перевод осуществляется с его согласия, то есть ему предложили перевестись в другую организацию, и он согласился.
В каждом случае увольнения в порядке перевода будет отличаться запись в трудовой (ее формулировка).
Иные основания увольнения сотрудника
В случае смерти работника трудовую книжку в графу 3 вносится следующая запись: «Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового Кодекса Российской Федерации».
Если работник увольняется в связи с сокращением штата, в 3 графе требует отметить причину увольнения: «Уволен в связи с сокращением численности работников»( ст. ТК РФ № 81, ч.1, п.2).
При увольнении работника по соглашению сторон, в трудовой книжке необходимо сделать следующую запись: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Запись в трудовую книжку об увольнении в связи с истечением срока — в графе 3 раздела «Сведения о работе» следует вписать: «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
В случае ликвидации предприятия следует сделать следующую запись в трудовой книжке: «Уволен в связи с расторжением трудового договора вследствие ликвидации предприятия пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
В случае, когда работник увольняется по причине ухода за ребёнком до достижения им возраста 14 лет, используется порядок увольнения по собственному желанию. Так как формулировок по указанной причине ТК РФ не содержит. Следовательно, делается запись: «Уволен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Уточнять причину увольнения не требуется.
Отдельно рассмотрим случаи, когда работник увольняется по состоянию здоровья.
Трудовой договор с работниками, имеющими медицинские противопоказания к выполнению трудовых функций, может быть расторгнут на основании следующих норм Трудового кодекса Российской Федерации:
- Если мы имеем дело с п. 5 ст. 83 Трудового кодекса Российской Федерации (признание работника полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением), если такое заключение было получено, то в книжке делается формулировка: «Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, пункт 5 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- Если мы имеем дело с п. 8 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации (отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением), то в книжке делается запись: «Уволен в связи с отказом от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, на основании пункта 8 статьи 77 Трудового кодекса РФ» или «Уволен в связи с отсутствием работы, необходимой в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- Если мы имеем дело с п. 3 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации (прекращение трудового договора по инициативе работника в связи с выходом на пенсию по инвалидности), то в книжке делается запись: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Перенос подписи и печати на новую строчку и ошибки при ведении трудовой
Много споров и вопросов у сотрудников кадровых отделов вызывает ситуация, когда подпись руководителя в трудовой книжке перенесена на новую страницу. О том, что делать в такой ситуации, нет заметки ни в одном законодательном акте, а поэтому сложно судить о правильности действий при недостатке места для подписи и печати работодателя.
Стоит отметить, что в нормативных актах трудового законодательства указано, что в трудовой книжке не должно быть пустых строк. То есть каждая следующая запись должна вноситься в следующей строке, после предыдущей. Если принимать это в учет, то перенос подписи на новую страницу не является ошибкой. Тем более, после заверения записи работодателем, под ней свою подпись должен поставить владелец трудовой книжки.
С другой стороны, некоторые кадровики оставляют пару пустых строк в конце, перенося запись на следующую страницу. Формально это считается нарушением правил ведения трудовых книжек, а на практике подобные ситуации достаточно редко могут вызывать проблемы у владельцев. Но как бы там ни было, лучше перестраховаться и делать все по закону.
Кроме проблем с недостатком места для внесения записей, существует еще большое количество ошибок, которые допускаются работодателями. Чаще всего это происходит при оформлении документа, так что их можно исправить переоформлением. К подобным ошибкам можно отнести:
- указание неправильной фамилии>
- дата рождения указывается не в цифровом формате>
- нет сведений об образовании сотрудников>
- отсутствие подписи владельца трудовой>
- не указывается дата заполнения.
Это наиболее распространенные ошибки, которые могут стать для владельца трудовой книжки серьезной проблемой в будущем, поскольку такой документ является недействительным. Также существуют некоторые общие ошибки, которые допускаются не только при оформлении, но еще и в процессе внесения записей.
Рассмотрим основные формулировки, которые используются при расторжении трудового соглашения:
1. Основания, предусмотренные статьей 77 ТК:
- Расторжение договора ввиду окончания периода действия трудового договора.
- Увольнение по своему желанию (инициативе работника).
- Расторжение договора из-за перевода в ООО по инициативе сотрудника (с согласия сотрудника).
- Расторжение договора из-за отказа продолжать работу ввиду смены собственника (подведомственности организации, с реорганизацией предприятия).
- Увольнение ввиду отказа продолжать работать из-за перемен в условиях трудового соглашения.
- Расторжение соглашения из-за отказа переводиться на иную работу, необходимого по медицинским показаниям.
- Увольнение из-за отказа переводиться в другую местность.
- Расторжение договора из-за несоблюдения установленных правил трудового соглашения.
2. Основания, предусмотренные статьей 81 ТК:
- Расторжение соглашения в связи с окончанием деятельности ИП.
- Увольнение ввиду сокращения штата (численности работников) организации.
- Увольнение из-за несоответствия занимаемой должности и недостаточной квалификации, подтвержденной итогами аттестации.
- Расторжение договора из-за смены собственника организации (относится к руководящим должностям).
- Расторжение договора из-за многократного неисполнения трудовых обязательств без уважительных причин.
- Увольнение за грубое нарушение трудовых обязательств. Данный пункт предполагает несколько разновидностей грубых нарушений, влекущих за собой увольнение по инициативе руководителя.
- Увольнение из-за совершения виновных действий, приведших к потере доверия со стороны работодателя.
- Расторжение договора из-за совершения аморального поступка.
- Расторжение договора за принятое необоснованное решение, приведшее к потере имущества.
- Увольнение за грубое нарушение трудовых обязательств (относится к руководящим должностям).
- Увольнение из-за представления работодателю подложных документов.
Окончательный расчет с работником
Окончательный расчет с работником необходимо произвести при увольнении в 2022 году. Необходимо выплатить не только заработок, но и компенсировать подчиненным неиспользованные отпускные. Законодательством и трудовым договором могут быть предусмотрены и другие виды выплат. Что включить в расчет при увольнении в 2022 году:
- Заработная плата за фактически отработанные часы в месяце, который соответствует дате расторжения трудового договора. Обратите внимание, что выплата заработка производится с учетом уже выплаченного аванса за этот месяц.
- Компенсация за неоплаченные дни отпуска. Все дни, которые работник не использовал, подлежат оплате. Рассчитать компенсацию за основной и дополнительный отпуск.
- Компенсационные премии и поощрения, что гарантируются трудовым договором, положением об оплате труда и иными локальными актами об организации. Например, доплаты за выслугу лет или за переработку.
- Премиальные платежи. Если положением о премировании установлены условия о премировании, то премия должна быть выплачена. Обычное увольнение в 2022 году не может быть основанием для отказа в премировании, если это прямо не установлено в положении.
- Другие компенсации, гарантии и доплаты. Например, расчет командировочных расходов (оплата сверхнормативных расходов), компенсация питания, командировочных и других выплат, предусмотренных трудовым договором, но только за фактически отработанные дни.
Крайним сроком перечисления заработка и выходного пособия в 2022 году является день истечения срока действия трудового договора. Но могут быть исключения. Например, если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, то отпускные нужно выплатить за три дня до начала отпуска, а остаток дать в последний день работы перед уходом в отпуск.
Как происходит на практике?
В связи с тем, что специалисты кадровых служб многих учреждений и организаций недостаточно компетентны в вопросах законодательства и не всегда правильно заносят записи в «трудовые» сотрудников предприятий, у многих граждан появляются сложности при устройстве на другую работу, при получении различных льгот и даже при назначении пенсии. К большому сожалению, в настоящее время это случается достаточно часто. Ведь многие специалисты не стараются соблюдать «Правила ведения и заполнения трудовых книжек». В последующем, допущенные ошибки приводят к тому, что существующие записи приходиться аннулировать и вносить новые. В частности это касается сокращений в трудовых книжках, которые по нормам закона вообще не должны там присутствовать. Например, вместо приказа — «пр.», распоряжение заменяют на «распр.», слово уволен на «ув.». Также не всегда разборчиво написана причина увольнения.
Общие положения о заполнении и нормативно-правовая база
Вопросы, связанные с увольнением и порядком заполнения трудовой книжки, регулируются:
Трудовым кодексом РФ;
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г №225);
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г. №69.
Основная часть документа, в которую вносятся записи о трудоустройстве и увольнении, состоит из четыре граф:
1 графа — порядковый номер, нумерация сплошная;
2 графа -дата (день и месяц двузначные числа, год четырехзначное);
3 графа — причина и основание увольнения с ссылкой на соответствующую статью, её часть и пункт Трудового кодекса РФ.
Обратите внимание! Сначала указывается пункт, потом часть статьи, а затем уже сама статья нормативно-правового акта. (ст.84.1 ТК РФ).
Здесь же под основанием работник и ответственный специалист расписываются, ставится печать организации. Её нужно ставить так, чтобы не возникало трудностей с прочтением надписей.
Подпись работника подтверждает, что:
- он согласен с записью;
- книжка выдана своевременно.
4 графа — реквизиты приказа.
Запись об увольнении делается в последний день.
Книжка заполняется аккуратно шариковой, гелиевой или перьевой ручкой: синими, фиолетовыми, черными чернилами, устойчивыми к свету.
Теперь вы знаете, как записать в трудовой книжке «увольнение по собственному желанию» правильно. Однако, в ходе заполнения книжи работника может возникнуть ситуация, когда какой-то пункт будет нуждаться в исправлении. Причём речь необязательно о помарках, которые допустил кадровый работник.
Существуют прецеденты, когда в документ забывали вносить необходимые работнике данные о повышении, о наградах, о поощрениях со стороны руководства. Все эти события должны быть освещены в трудовой книжке, и сотрудник вправе требовать их присутствия.
Если же обнаруживается, что не все моменты зафиксированы в трудовой книжке, а запись об увольнении уже сделана, то под следующим номером кадровый работник признает ее недействительной, ставит свою подпись, а ниже, под последующими номерами вносит все необходимые и пропущенные сведения. Далее снова делается запись об увольнении, с подписями и печатями.
Подобным образом вносятся и исправления, когда допущена ошибка. Ниже ошибочной записи под новым номером пишется, что предыдущая запись недействительна, и новую запись оформляют правильно.
Безусловно, работник должен внимательно проверять правильность всех данных, но бывает, что недочёт обнаруживается после того, как книжка получена, или что ещё хуже, на следующей работе, а то и спустя несколько месяцев или лет. Что делать в таком случае?
Можно запросить дубликат трудовой книжки, но, если ваша компания, допустившая ошибку в заполнении, все ещё существует и называется так же, то можно прийти и попросить исправить недочеты.
Отказать вам в этом никто не имеет право. Правильно внесённые изменения, пусть и позже необходимого, имеют полную юридическую силу.