Электронный архив банковских документов новый инструмент эффективного бизнеса

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный архив банковских документов новый инструмент эффективного бизнеса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Цифровой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами.

Электронный архив – что это, и какие плюсы имеет?

Нормы устанавливаются предприятием и его нормативами, а также ГОСТом Р 54989-2012.

Организовать электронный архив можно следующими способами:

• Хранилище архива и системы документооборота – хранение осуществляется со стороны провайдера ЭДО. Условия доступа и другие подробности обсуждаются с поставщиком услуги;
• Облачное хранилище – хранение документации в электронном формате проводится на стороннем сервере, доступ к которому на заранее согласованных условиях предоставляется через интернет;
• Локальный архив – хранение электронной документации выполняется с помощью пользовательского сервера.

Независимо от выбранного метода организации, вы получите ряд преимуществ:

• Подтверждение ставки НДС 0%

Удостоверять право на льготное налогообложение, включая нулевую ставку налога на добавленную стоимость, будет легче.

• Высокий уровень безопасности

Электронный архив работает так, что изменить файлы и получить доступ к ним может лишь автоматизированная система. Пользователи могут только читать документацию. Документы хранятся на информационном носителе, с помощью которого можно выполнять резервные копии на иных носителях. Сервера будут располагаться на различном физическом оборудовании. При проблемах одного сервера, например, при затоплении машины, с восстановлением документов с помощью резервных копий не возникнет никаких сложностей.

Опасность несанкционированного доступа к информации отсутствует. Так как права по доступу можно разграничивать так, как это необходимо.

• Возможность быстрого ответа на вопросы налоговиков

Отыскать нужные документы для предоставления в налоговую службу можно будет действительно быстро и просто.

• Широкие возможности масштабирования

С расширением предприятия увеличивается объем документов и, как следствие, необходимое под эти документы пространство. Если ваш архив существует в электронном формате, для его увеличения потребуется купить еще один носитель данных и подсоединить его в общей системе архива.

Еще один плюс – возможность указания периода годности документации. По истечению заданного срока, документ будет стираться самой системой автоматически.

• Эффективность и простота использования архива

Нужная электронная бумага будет доступна после пары щелчков мышкой. Вся документация станет располагаться в одной масштабной системе. Архив даст возможность структурирования, сортировки документов по определенным признакам, например, по названию, по дате занесения в базу.

• Отсутствие необходимости в аренде или покупке площади

Особенности хранения документов в бухгалтерии

Архивирование в компании не должно противоречить нормам законодательства и внутренним нормативным актам. Сегодня организации сами определяют, в каком виде им хранить оригиналы — в бумажном или электронном. Но большинство бухгалтерских документов всё же можно оформлять и сохранять в цифре.

Независимо от вида документа, важно сохранить его для подтверждения легитимности финансовых операций. Ценность архива бухгалтерских документов для предприятия заключается в том, что он связан с сутью бизнеса — движением денежных средств. Обязательному хранению подлежат:

• договоры по финансовым операциям;
• первичные, кассовые и банковские документы;
• книги учета доходов и расходов;
• налоговые декларации;
• учетная политика организации;
• данные об инвентаризации;
• бухгалтерская отчетность;
• расчеты по страховым взносам и заработной плате;
• другие документы, связанные с финансовой деятельностью.

Электронный архив нормативных документов

• Электронный архив онлайн
• Электронный архив копий бумажных документов
• Финансовый электронный архив
• Система электронного архива
• Программа для архива электронных документов
• Организация электронного архива
• Архив юридически значимых документов
• Электронный архив УПД
• Электронный архив нормативных документов
• Электронный архив бухгалтерских документов
• Электронный архив EDI
• Решение LERADATA Архив

• HoReCa MIXCART&LERADATA

• GLN (Global Location Number)

• Решение LERADATA Меркурий
• Меркурий. Начало работы

• Решение LERADATA Склад

• Решение LERADATA Транспорт

Начните сотрудничество с индивидуальной консультации по подбору инструментов и услуг.

Создание электронного архива документов

Закон устанавливает правила хранения информации в электронном архиве, принципы работы с ней. Частью нормативно-методической базы в этой сфере являются:

• «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
• «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций», выпущенные институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Если у вас уже есть CRM-система, которая вас полностью устраивает, то к ней можно подключить модуль конструктора, для того, чтобы можно было быстро и удобно создавать и редактировать документы.

Электронный архив банковских документов: новый инструмент эффективного бизнеса

До создания архива придется изучить нормативно-правовую базу и определить сроки хранения документов.

«Нормативки» много. Ориентироваться нужно на следующие нормативные правовые акты:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
• Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29);
• Налоговый кодекс РФ (подп. 8 п. 1, подп. 6 п. 3.4 ст. 23);
• Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
• Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
• Постановление ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»;
• ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 2.1 ст. 6 Закона РФ от 27 ноября 1992 г. № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации».

Чтобы осуществить перевод документов долговременного хранения из бумажного в электронный вид, целесообразно провести аудит и разделить их на виды (категории). Это поможет определить, какие документы и сколько надо хранить в силу закона, а по каким документам сроки хранения организация может определить самостоятельно, исходя из своих внутренних правил.

Документы юридического лица можно разделить на:

• правоустанавливающие документы, лицензии, разрешения и пр.;
• локальные нормативные акты;
• кадровые документы;
• договорные и первичные финансовые документы (договоры, акты и пр.);
• доверенности;
• письма.

Этот перечень можно продолжать сколь угодно долго. Составляться он должен с учетом специфики и направленности деятельности юрлица.

Различия в сроках хранения бумажных и электронных документов законодательством не установлены. Определены лишь общие сроки хранения:

• в течение четырех лет налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и ИП), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ);
• в течение шести лет плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
• первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;
• документы учетной политики, стандарты организации, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 1, 2 ст. 29 Закона «О бухгалтерском учете»).

Наиболее полный список документов с указанием сроков их хранения содержится в Приказе Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236.

Для акционерных обществ сроки хранения документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).

То есть при определении сроков хранения документов нужно учитывать в совокупности требования корпоративного, гражданского, налогового законодательства и указания регуляторов (например, указание Банка России от 25 ноября 2009 г. № У-2346).

Нужно понимать, что создание единого корпоративного архива – это определенный «долгострой» для организации, то есть у этого проекта сроки и стоимость могут быть условно конкретные. Потому что архив будет постепенно втягивать в себя новые и новые контуры, подключать сотрудников и внешних контрагентов.

Размещая в едином архиве новые типы данных, архив потребуется интегрировать с другими ИТ-системами в организации: учетными системами, CRM, MES. Потому что его цель – разрушить «перегородки», которые всегда были между департаментами, и обслуживать сквозные бизнес-процессы.

Основой для создания такого архива может быть масштабируемая и гибкая ECM/BPM-система. В России сложился уникальный рынок таких решений. Их функциональность не уступает западным программным продуктам и отвечает российским нормам работы с документами и контроля исполнительской дисциплины.

Российские решения прошли путь от автоматизации «канцелярского» документооборота до многофункциональных платформ с широкой номенклатурой приложений, в том числе в формате архива.

Электронный архив позволяет повысить эффективность рабочих процессов, предоставляя всем сотрудникам организации доступ к информации по нужным параметрам.

Если раньше сотруднику на поиск документа могло потребоваться от 10 минут, чтобы найти нужную папку, а в ней требуемую бумагу, то в электронном виде поиск занимает меньше минуты и не требует переключения между задачами.

В результате экономии времени на поиск нужных документов сотрудники могут сосредоточиться на важных для бизнеса целях:

• встречаться с клиентами для заключения сделок;
• оперативно отвечать на запросы аудиторов, регуляторов, клиентов на предоставление документов и архивных сведений;
• в результате качественно обслуживать клиентов без угрызений совести за потерю времени на работу с документами и поиск нужной информации.

Дополнительно доступ к данным появляется у всех сотрудников, независимо от работы в офисе или в удаленном формате. То есть архив действительно стирает границы между департаментами и территориально-распределенными офисами.

• ЕСМ-система EOS for SharePoint предназначена для автоматизации бизнес-процессов, в том числе специфических (кредитование, ведение досье клиентов, банковских и хозяйственных договоров и т.д.), электронного документооборота и централизованного хранения данных.
• Продукт позволяет управлять совещаниями, заданиями, заявками, сформировать единое информационное пространство для центрального офиса и подразделений с удаленным и мобильным доступом, создать корпоративный портал.
• Достоинством EOS for SharePoint является возможность поддержки системы силами банковской ИТ-службы (без программирования) и заложенные в продукт инструменты для интеграции с другими ИТ-системами.

Подробнее

В банковской и финансовой отраслях наиболее востребованы решения:

• Как «Электронный архив первичной документации» помогает сократить трудозатраты на обработку первичных документов.
• Как СЭД Docsvision, которая лежит в основе решения, позволяет контролировать получение и отправку первичных документов, обеспечивает сквозной поиск по реквизитам и тексту, совместную работу с документами.
• Как быстро готовить ответы на запросы контролирующих органов (например, ФНС) или банков за счет интеграции решения с сервисом Контур.Экстерн.

А также своим опытом поделится «Уральская консалтинговая компания», которая автоматизировала работу с первичной бухгалтерской документацией и за счет этого сэкономила время на ее ввод в 4-6 раз.

Кроме того, на вебинаре вы увидите, как работает «Электронный архив первичной документации».

Электронный архив документов: практически вечное сохранение информации

Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Росархива № 236).

Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.

5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полный\сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.

3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.

В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

• Хранение файлов информационных объектов всех типов (txt, doc, rtf, pdf, tiff, jpg, bmp, xls, xml и любых иных форматов)
• Хранение информации о связях между документами в хранилище
• Использование технологий ограничения доступа к группам, документов, отдельным документам, а также к фрагментам документа
• Возможность использования модулей электронной подписи (ЭП) и шифрования документов
• Контроль наличия у документов ЭП ответственных должностных лиц банка. Для подписания и проверки достоверности ЭП могут применяться внешние специализированные решения (например, КриптоПро), через программный интерфейс интеграции
• Контроль полноты и достоверности документов в хранилище
• Управление правами пользователей, регистрацию их действийи системных событий

Для выполнения рекомендаций Указания ЦБ РФ от 25.11.2009 N 2346-У Единая система электронного архива банка обеспечивает поддержку следующих бизнес-процессов:

• помещение документов в электронном виде (ДЭВ) в консолидированный электронный архив;
• запись основных, резервных, прочих единиц хранения (ЕХ);
• учет носителей для ЕХ;
• помещение ЕХ на стационарное хранение;
• хранение ЕХ (принятие на хранение, проверки, восстановление);
• уничтожение ЕХ.

Техническое решение “Электронный архив документов дня для банков” обеспечивает решение следующих бизнес-задач:

• регистрация и ведение электронного архива документов дня;
• просмотр образов первичных документов из системы DIRECTUM и документов, записанных на диск;
• автоматическая подготовка описей по распечатанным документам и по выданным дискам;
• подготовка к аудиторским проверкам и проверкам Центрального Банка;
• хранение документов в электронном архиве с единой точкой доступа к ним;
• оперативный поиск образов документов по реквизитам в оперативном и архивном хранилищах;
• проверка неизменности записанных файлов на съемных носителях.

Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать Управление кредитования и инвестиций, Управление розничного бизнеса, Управление казначейских операций и Управление валютных операций и международных расчетов. Кроме того, при внедрении бизнес-решения, заинтересованными лицами выступают высшее руководство и архивариус.

Подключение к системе File-PRO

Часто бывает, что банк вполне соответствует требованиям времени «извне», но его внутренняя сторона, остается архаичной и малоэффективной. Например, при наличии продвинутого интернет-банка для клиентов, согласование выделения ресурсов для поддержки системы интернет-банка внутри организации происходит с помощью старых добрых служебных записок на бумаге. Такое решение не выглядит эффективным, поскольку скорость прохождения бумажных процессов мала, а генерация ненужных артефактов (служебных записок) является пережитком прошлой, доцифровой эпохи.

Что делать? Автоматизировать внутренние процессы!

Хотите, чтобы ваши сотрудники обрабатывали на 200% больше задач? Не имея возможности привлекать новые ресурсы в условиях кризиса и снижения продаж, достичь этого можно только повышением производительности труда сотрудников и ускорением операций. Сотрудникам необходимо дать инструменты для того, чтобы они работали максимально эффективно.

Здесь могут помочь средства групповой работы, предоставляемые СЭД Docsvision, такие как организация пространств рабочих групп, поддержка версионности документов в целях коллективной работы с ними, создание документов по шаблонам и разграничение доступа в соответствии с ролевой моделью групп.

Еще одно приложение Docsvision, ориентированное на реализацию задач класса сase management — модуль «Менеджер задач», позволяющий поддержать реализацию микро-проектов и микро-процессов, автоматизацию задач повышения продуктивности и групповой работы над совместными целями, при этом интегрированный с другими модулями платформы Docsvision.

Средства контроля исполнения поручений необходимы сейчас не только руководителям, но и самим сотрудникам. В огромном потоке задач, поступающих посредством разных каналов коммуникации: по электронной почте, устно, на основе совещаний, по план-графиками реализуемых проектов, из внешних корпоративных систем и т.д.,- легко потерять приоритеты и пропустить важные задачи. Отчетность Docvision в разрезе Мои задачи/Мои поручения, Сотрудник/Подразделение, Выполнено в срок/Просрочено позволит упорядочить работу над поручениями и даст почву для взвешенных административных решений.

Не стоит забывать о ситуации, в которой в настоящее время находится наша экономика. Сейчас самое время экономить, и очевидной точкой приложения сил в этом направлении выглядит снижение операционных затрат.

Банки, как и любые организации, нуждаются в производственных ресурсах: офисных принадлежностях, логистических услугах, аренде и обслуживании офисных и площадей, оборудовании точек продаж и т.д.

Многое изменилось в работе банков за последние годы, но их деятельность по-прежнему строго регулируется законодательством. Цена ошибки может начинаться со штрафов (например, при задержке предоставления информации в ответ на запрос налоговых органов) и заканчиваться отзывом лицензии (к примеру, при не предоставлении требуемой отчетности в срок).

Очевидно, что запросы от регулятора и государственных органов должны отрабатываться с должным качеством и в срок. На базе СЭД реализуются задачи по обработке входящей и исходящей корреспонденции, как в адрес регулятора, так и прочих контрагентов. Выделение приоритетных документов в отдельные потоки обработки позволяет отделу контроля в любой момент понимать, что происходит с запросом, где он находится сейчас, кто отвечает за его исполнение и когда он будет выполнен.

Не менее важным является поддержание нормативной базы банка в актуальном состоянии, своевременное обновление документов в соответствии с внешними изменениями и доведение документов до сведения всех заинтересованных лиц и подразделений. Это классическая задача документооборота, реализуемая на основе СЭД.

СЭД может также помочь организовать выполнение ключевых требований ЦБ, таких как, к примеру, хранение документов операционного дня (речь идет об исполнении указания ЦБ РФ 2346-У от 25.11.2009 «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета»). В соответствующем решении на базе Docsvision данные операционного дня автоматически выгружаются из АБС в СЭД с помощью фонового процесса, после чего документы преобразуются, собираются в пакеты по типам, исполнителям и прочим реквизитам и проходят процедуру согласования с подтверждением ЭП. По данным из АБС система автоматически составляет опись документов, собранных в пакет, за чем следует выдача поручения ответственному сотруднику на запись отчуждаемого носителя (DVD). Далее следует процедура размещения носителей в двух территориально разнесенных подразделениях банка, в системе фиксируется физическое местоположение каждого пакета.

Внутренний документооборот банка также должен быть эффективным. Зампред правления банка, например, не должен подписывать приказ об установке каждого банкомата — у него есть более важные задачи. Согласование служебных записок и заявок (на расходование средств, в службу ИТ, в юридический отдел, на выдачу/возврат ТМЦ) может стать полностью безбумажным, и существенно более быстрым, за счет параллельного согласования и одновременного рассмотрения документа разными службами.

Банковский документооборот часто отягощается распределенной структурой операционных офисов и филиалов и выстраивание эффективных внутренних процессов невозможно без наличия инструментов для оценки их текущего состояния — и именно СЭД может стать первым шагом к достижению настоящей эффективности.

Эффективная система административного документооборота и управления процессами — одно из ключевых преимуществ банка, и одно из главных средств его защиты от рисков, неизбежных при работе на регулируемом рынке.

Электронный архив документов организации является специализированной системой хранения важных бумаг в цифровой форме. С ее помощью, как мы уже говорили, удается упростить большую часть бизнес-процессов, при этом затрачивая на них меньше времени.

Нередко архивом называют просто хранилище данных в цифровом формате, что неверно. Архив – не только сервер либо склад носителей. В первую очередь он представляет собой технологии, производственные процессы, которые требуются для осуществления целого цикла хранения документации, то есть описания, обеспечения сохранности, учета электронных документов в архиве, а также развития справочной системы. Отметим, что данный цикл включает в себя все этапы хранения: начиная с экспертизы ценности и заканчивая последующим применением.

Электронный архив документов: практически вечное сохранение информации

Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Росархива № 236).

Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.

5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полный\сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.

3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.

В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

• Хранение файлов информационных объектов всех типов (txt, doc, rtf, pdf, tiff, jpg, bmp, xls, xml и любых иных форматов)
• Хранение информации о связях между документами в хранилище
• Использование технологий ограничения доступа к группам, документов, отдельным документам, а также к фрагментам документа
• Возможность использования модулей электронной подписи (ЭП) и шифрования документов
• Контроль наличия у документов ЭП ответственных должностных лиц банка. Для подписания и проверки достоверности ЭП могут применяться внешние специализированные решения (например, КриптоПро), через программный интерфейс интеграции
• Контроль полноты и достоверности документов в хранилище
• Управление правами пользователей, регистрацию их действийи системных событий

Для выполнения рекомендаций Указания ЦБ РФ от 25.11.2009 N 2346-У Единая система электронного архива банка обеспечивает поддержку следующих бизнес-процессов:

• помещение документов в электронном виде (ДЭВ) в консолидированный электронный архив;
• запись основных, резервных, прочих единиц хранения (ЕХ);
• учет носителей для ЕХ;
• помещение ЕХ на стационарное хранение;
• хранение ЕХ (принятие на хранение, проверки, восстановление);
• уничтожение ЕХ.

Техническое решение “Электронный архив документов дня для банков” обеспечивает решение следующих бизнес-задач:

• регистрация и ведение электронного архива документов дня;
• просмотр образов первичных документов из системы DIRECTUM и документов, записанных на диск;
• автоматическая подготовка описей по распечатанным документам и по выданным дискам;
• подготовка к аудиторским проверкам и проверкам Центрального Банка;
• хранение документов в электронном архиве с единой точкой доступа к ним;
• оперативный поиск образов документов по реквизитам в оперативном и архивном хранилищах;
• проверка неизменности записанных файлов на съемных носителях.

Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать Управление кредитования и инвестиций, Управление розничного бизнеса, Управление казначейских операций и Управление валютных операций и международных расчетов. Кроме того, при внедрении бизнес-решения, заинтересованными лицами выступают высшее руководство и архивариус.

Далее более подробно рассмотрим предлагаемую схему работы с документами в электронном виде.

Регистрация и ведение электронного архива документов дня. В течение дня документы формируются в АБС. Информация по всем документам дня из Указания ЦБ, по которым проводили работы, выгружается из АБС в виде xml-файла.

После массового перехода на удаленную работу бизнесу понадобились новые решения для связи с сотрудниками, партнерами, поставщиками и клиентами. Программы для организации совместной работы помогают решить проблему: они предоставляют возможности для хранения, редактирования, управления и обмена документами.

Вот несколько удобных сервисов:

• Microsoft Teams интегрируется с популярными офисными приложениями Word, Excel, PowerPoint, OneDrive и Outlook, а также работает в десктопной и облачной версиях;
• G Suite объединяет продукты от Google: Gmail, Таблицы, Документы и Диск;
• Slack позволяет членам удаленной команды общаться в режиме реально времени и совместно работать над проектами.

Популярные сервисы управления совместной работой также включают функции обмена сообщениями и видеозвонки. Zoom — еще один инструмент, который стал популярен в период пандемии. Он позволяет совершать видеозвонки, а также проводить вебинары, лекции и конференции.

Зачем нужно подключать ЭДО

Основной фактор — это преимущества электронного документооборота перед бумажным. Наиболее очевидные из них:

1. Экономия средств.

Организация ЭДО в компании позволяет сэкономить на приобретении бумаги и копировальных расходников, а также услугах доставки. В крупных компаниях расходы на оформление бумажных документов и их доставку довольно значительные, поэтому минимизация расходов при переходе на ЭДО — весомый плюс.

2. Ускорение процесса обмена документами.

Подключение электронного документооборота позволяет сэкономить не только деньги, но и время. Передача документов происходит практически моментально. Сотрудники, которые были привлечены к оформлению и организации передачи бумажных документов, смогут потратить освободившееся время на другие не менее важные задачи.

3. Обеспечение сохранности и безопасности документов.

В системах ЭДО реализована возможность отслеживания статуса документа. Вы всегда будете знать, получил ли документацию контрагент. Кроме того, операторы ЭДО при передаче электронных документов сохраняют их копии на своих облачных серверах, поэтому можно не переживать, что они потеряются. Передача электронной документации осуществляется по зашифрованным каналам связи, что защищает документооборот от «утечки» данных.

4. Оптимизация бизнес-процессов.

Наличие возможных ошибок в электронном документе из-за человеческого фактора компенсируется системой проверки, которая позволяет в считаные минуты исправить все неточности.

5. Электронный архив.

Организация электронного архива позволяет не только освободить выделенное помещение от хранящейся бумаги, но и реализовать для сотрудников удобную систему поиска, с помощью которой можно получить очень быстро доступ к искомому документу.

Бизнес-модели данной группы формализуют организационную структуру банка, правила подчинения подразделений и должностей, делегирование полномочий, распределение ответственности и функций структурных звеньев в бизнес-процессах, компетенции и характеристики структурных звеньев. Основные элементы бизнес-моделей данной группы:

• Подразделение
• Должность
• Бизнес-роль
• Требование к компетенциям

3.1. Модель организационной структуры

Одна из важнейших бизнес-моделей. Организационная структура наиболее легко поддается моделированию, так как она в большинстве случаев четко определена в банке в виде штатного расписания и нормативных документов службы персонала.

Модель строится иерархически, от верхнего уровня к нижнему: топменеджмент, блоки (при наличии), департаменты, управления, отделы, должности.

Существуют различные виды организационные структур: процессные, функциональные, линейные, матричные и др. Каждая из них имеет свои преимущества и недостатки.

При построении модели организационной структуры (см. Рис. 1.11, 1.12, 1.13) возможны два способа расположения руководителя подразделения относительно возглавляемого подразделения в организационной иерархии:

• Руководитель находится на один уровень выше по иерархии относительно возглавляемого подразделения.
• Руководитель находится на один уровень вниз по иерархии относительно возглавляемого подразделения. Данный способ является более предпочтительным.

Нужны ли электронные архивы в банках?

Электронные архивы в банковской сфере — пока малоиспользуемый класс бизнес-ПО для быстрого доступа к информации. В силу того, что они являются частным случаем решений для автоматизации документооборота, их значение для кредитно-финансовых учреждений вследствие требований регулятора не может быть недооценено. Тем не менее, финсектор почему-то не спешит.

Как показал опрос ведущих игроков рынка электронного документооборота в России, проведенный CNews, электронные архивы (в строгом понимании — средства для хранения юридически значимой информации) в банковских и финансовых учреждениях пока недостаточно распространены. Согласно указаниям ЦБ РФ, большую часть своих документов банки в любом случае обязаны хранить в бумажном виде, и довольно существенно на эту ситуацию повлияло указание 2346-У ЦБ РФ «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета» от 25 ноября 2009 года. Тем не менее, до настоящего времени в полной мере воспользовались преимуществами этого указания лишь единичные компании.

Российские банки широко применяют справочно-информационные ресурсы и хранилища резервных копий, в то время как «полноценные» электронные архивы юридически значимых документов остаются только у ИТ-продвинутых учреждений. Они нужны для быстрого доступа к нормативными клиентским документам, и часто сначала представляют собой просто иерархию папок на общем сетевом ресурсе (файловом сервере), а до следующего этапа в развитии – занесения данных в СЭД и сопровождения процессами, предваряющими размещение данных в электронном архиве — дело у подавляющего числа компаний пока не доходит.

Эксперты указывают на то, что многие банки до сих пор используют устаревшие системы, предоставляющие лишь базовую функциональность (отображение списка образов изображений при вводе определенного номера договора, хранилища внутренних документов – клиентских досье, продуктовых досье, документов операционного дня и данных отдела кадров, ОРД, НСИ и т.п.) А компании, построившие современные решения, состоящие из всех основных компонент — т.е. самой системы электронного архива, системы сканирования и потокового ввода документов, системы хранения и резервирования, «коннекторов» ко всем другим системам-потребителям информации из электронного архива (АБС, скоринговая система, система РКО и др.) — занимали меньше 10% от всего количества потенциальных клиентов.

Вместе с тем, как оценивает Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам компании ABBYY Россия, построенный современный электронный архив позволяет банку оперативно получить результат от внедрения, окупив систему за год-два или даже быстрее (что во многом зависит от поставленной задачи). Эксперты со стороны интеграторов считают наиболее актуальным создание такой системы в крупном банке с разветвленной филиальной сетью — ввиду потребностей и большего эффекта от внедрения.

По усредненной оценке, полученной на основании выполненных проектов в области внедрения электронных архивов в банковской сфере, начальная стоимость такого решения составляет 15-20 млн руб. (без стоимости лицензий на СЭД), однако она может возрасти до 30-150 млн руб. (включая ретроспективное сканирование бумажного архива и полную автоматизацию процессов обработки архивов документов), при этом конечная сумма определяется количеством типов документов, которые будут находиться в архиве, процессов их размещения, а также числом систем, в которых встречаются эти документы и с которыми необходимо интегрироваться.

Зачем нужен электронный архив

Оцифрованная документация организации позволяет оптимизировать многие бизнес-процессы и увеличить сохранность данных. Ведь каждый сотрудник может использовать удобные электронные копии любого файла, не тратя время на поиски оригиналов. В результате создания электронного архива организация получает следующие преимущества:

• Возможность организовать управление системой документооборота с присвоением сотрудникам уровней права допуска к данным.
• Удобная классификация.
• Быстрый поиск и печать и выгрузка документов.
• Автоматизированная система расширенного поиска материалов по реквизитам.
• Возможность работать с документами не выходя из дома.

Результатом всех указанных преимуществ является ощутимая экономия рабочего времени. Это напрямую влияет на эффективность деятельности различных отделов компании.

Россия. Ижевск

Directum — российская ИТ-компания. Мы разрабатываем программные продукты и сервисы для управления цифровыми процессами и документами. Оказываем полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализируем бизнес-процессы, создаем, внедряем и сопровождаем ИТ-решения для организаций различных масштабов и отраслей.

Основа компании Directum — компетентные сотрудники и корпоративные знания. Мы создаем условия для постоянного профессионального роста, развиваем систему наставничества, организуем участие в профильных конференциях, семинарах, тренингах. Сотрудники имеют статусы сертифицированных специалистов в области управления проектами, технологий Microsoft и других стратегических партнеров.

Похожие записи:

• Особенности рассмотрения дел в порядке приказного производства
• Жизнь без прописки: как долго человек может находиться без регистрации
• Под расписку: когда в сделках с жильем пишется расписка