Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения отчетности в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Срок хранения бухгалтерских документов в организации
Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.
В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.
Постоянно придется хранить, например:
- годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
- передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
- свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
- Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
- договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
- документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
- акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
- договоры дарения;
- документы по операциям с ценными бумагами;
- переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
- паспорта сделок.
75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:
- трудовые договоры;
- реестры сведений о доходах физлиц;
- ведомости на выдачу дивидендов;
- лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.
Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
10 лет хранят документы, например:
- по продаже движимого имущества;
- договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
- оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.
Ответственность за нарушение правил хранения документации
Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.
Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).
Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).
Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.
Если АО или ООО не исполняют обязанности по хранению документации в сроки, установленные законодательством, штрафы 2,5-5 тыс. руб. для должностных лиц и 200-300 тыс. руб. для компании (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП).
При несоблюдении сроков хранения документации по валютным операциям штраф составляет 4-5 тыс. руб. для должностных лиц и 40-50 тыс. руб. для компаний (ч. 6 ст. 15.12 КоАП).
При нарушении сроков хранения учетной документации по внешнеэкономическим операциям по товарам, работам, услугам, информации, результатам интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля штраф составляет 1-2 тыс. руб. для должностных лиц и 10-20 тыс. руб. для компаний (ч. 2 ст. 14.20 КоАП).
Какие требования учесть при хранении электронных кадровых документов:
Обеспечение сохранности электронных документов базируется на таких принципах, как читабельность каждого документа, периодическая их перезапись (перенос на новые носители). Делается это для сохранения возможности их прочтения практически в любых условиях.
Раз за 5 лет необходимо проводить технический контроль физического состояния всех носителей и воспроизведения электронных документов. По его результатам – принимать требуемые меры:
- Если выявлены изменения физического состояния носителя, всю документацию нужно перезаписать на новый носитель.
- При изменении формата, ухудшения воспроизведения документов требуется перезапись документации на новые форматы.
Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. (пункт 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах. Или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. (пункт 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним ордерами собирают в хронологическом порядке и переплетают.
Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.
Остальные документы можно хранить в специальных помещениях. Или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. ⭐ Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105. И пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.
Приведем сроки хранения отдельных документов:
- Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):
а) сводная годовая (консолидированная), – хранится постоянно (далее – пост. (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов — не менее 10 лет)).
б) годовая — пост.
в) квартальная — 5 лет, при отсутствии годовой — пост.
- Бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам – пост.
- Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним — пост.
- Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) — 5 лет.
- Регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) — 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).
- Счета-фактуры — 4 года.
- Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах — пост.
- Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним. Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов — 5 лет.
- Реестры сведений о доходах физических лиц, ведомости на выдачу дивидендов — 75 лет.
- Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения — пост.
Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, но и вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете. При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении проблематично. При каждой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.
За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная и нарушила требования к хранению бухгалтерских документов в бюджетном учреждении, то совокупная сумма штрафа исчисляется десятками тысяч рублей.
Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании
Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и иной отчетности в архиве предприятия, учреждения определяется согласно нормативно-правовым актом по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденным центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства.
Относительно деятельности субъектов хозяйствования, следует заметить, что сроки хранения документов определены приказом № 578/5, которым установлено, что сроки хранения всегда вычисляются с 1 января года, следующего за годом окончания дела.
Так, например, отсчет срока хранения документов, завершенных делопроизводством в 2017 г., начинается с 01.01.2018 г. Если срок хранения такого документа составляет три года, то он заканчивается 01.01.2021 г.
Сроки хранения типовых документов, утвержденных приказом № 578/5, минимальны. Большинство видов первичных бухгалтерских документов следует хранить не менее трех лет — при условии, что контролирующие органы завершили их проверку, и пяти лет — в случае если такие документы содержат информацию о финансовых операциях. По решению экспертной комиссии предприятия эти сроки могут быть продлены.
Пунктом 6.10 главы 6 Положения № 88 определен порядок действий в случае потери первичных документов.
Так, в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.
Вместе с тем согласно п. 1 части второй ст. 60 Уголовно-процессуального кодекса заявитель вправе, в частности, получить от органа, в который он подал заявление, документ, подтверждающий его принятие и регистрацию.
Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также органу ГФС — предприятиями и местному финансовому органу — учреждениями в 10-дневный срок.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Согласно п. 44.5 ст. 44 Налогового кодекса в случае потери, повреждения или досрочного уничтожения документов налогоплательщик обязан в пятидневный срок с дня такого события письменно уведомить контролирующий орган по месту учета в порядке, установленном настоящим Кодексом для подачи налоговой отчетности, и контролирующий орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации. Налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней с дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган.
Наличие установленных сроков хранения документов предусматривает создание предприятием необходимых для этого условий. Так, согласно пунктам 6.2 и 6.3 главы 6 Положения № 88 первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность.
Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях утверждены приказом № 1000/5, которым предусмотрено, что документы с момента создания или поступления и до передачи на хранение в архив, хранятся по месту формирования дел в службе делопроизводства или иных структурных подразделениях. Изъятие документов, для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности, запрещается. Для проведения экспертизы документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.
Пунктом 2.13 Перечня типовых документов, создающихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом № 578/5, также установлено, что уничтожать документы, без предварительного проведения экспертизы их ценности, запрещается.
Обязанность хранения первичных документов определена также Налоговым кодексом. Так, для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством (п. 44.1 ст. 44 указанного Кодекса).
Следует заметить, что налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных указанными выше документами.
Для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, действуют сроки хранения, предусмотренные пунктами 44.3 и 44.4 ст. 44 Налогового кодекса.
Так, в соответствии с требованиями указанных пунктов первичные документы, по которым подавалась налоговая отчетность, должны храниться не менее 1095 дней (2555 дней — для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст. 39 настоящего Кодекса) с дня подачи такой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного настоящим Кодексом предельного срока подачи такой отчетности.
Первичные документы, связанные с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не меньше сроков, определенных выше.
СПРАВОЧНО
Первичные документы, по которым подавалась налоговая отчетность, должны храниться не менее 1095 дней с дня подачи такой отчетности,
2555 дней — для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием.
Всю работу отделов бухгалтерии и делопроизводства в России координирует Федеральное архивное агентство (Росархив). Это же ведомство составляет методические указания для участников системы документооборота, создает правила движения и хранения бухгалтерских документов.
Ответственность за состояние первичных и прочих документов бухгалтерского учета и отчетности возложена на ответственное лицо из отдела бухгалтерии. Если происходит смена ответственных лиц, это сопровождается составлением соответствующего акта приема-передачи.
Многие задаются вопросом, почему срок хранения бухгалтерских документов в 2020 году по ключевому ряду позиций составляет как минимум 5 лет? Почему нельзя уничтожить документы по завершении отчетного периода? Ответ на этот вопрос очевиден: упомянутые выше документы нужны не только для учета и составления бухгалтерской отчетности, именно по ним в случае необходимости проводится проверка контролирующими органами.
Если на момент выездной проверки (а она может захватить три календарных года, предшествующих году, когда назначена проверка) необходимой документации в организации не окажется, то на организацию и ответственное лицо будет наложен административный штраф в размере от 200 тыс. до 300 тысяч рублей (КоАП РФ, Статья 13.25). Чтобы избежать подобных неприятностей, следует строго соблюдать срок хранения бухгалтерских документов в организации.
Срок хранения бухгалтерских документов в организации
Все бухгалтерские документы с точки зрения выполняемой ими функции укрупненно можно разделить на две большие группы:
- документы бухгалтерского учета;
- документы налогового учета.
Документы бухгалтерского учета
Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации[2]. Руководствуясь последовательностью документирования хозяйственной деятельности компании бухгалтерскую документацию можно разделить на три части:
- первичная – документация, фиксирующая факты совершения хозяйственных операций; на основании ее ведется бухгалтерский учет;
- регистры бухгалтерского учета – предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых первичных учетных документах;
- отчетная бухгалтерская документация – единая система данных об имущественном и финансовом положении компании, о результатах ее хозяйственной деятельности.
Бухгалтерские документы также классифицируются по назначению и типам документов. Общая схема движения бухгалтерских документов начинается с первичных документов. Предположим, что мы заключаем договор с контрагентом на поставку продукции с безналичным способом оплаты. Последовательность действий будет следующей:
- заключаем договор;
- выставляем контрагенту счет на оплату;
- покупатель платежным поручением подтверждает факт оплаты им продукции;
- для отгрузки продукции выставляем товарную накладную и счет-фактуру.
Таким образом, основной перечень первичных документов будет таким:
- договор;
- счет;
- платежные документы;
- товарная накладная;
- счет-фактура;
- акт о сдаче-приемке выполненных работ (оказания услуг).
Бухгалтерские документы важны не только в текущей деятельности организации, но и для последующей отчетности. Кроме того, их по тем или иным поводам могут запросить государственные инстанции. Это значит, что важно организовать хранение этих документов.
Документы налогового учета
К документам налогового учета относятся:
- первичные учетные документы;
- аналитические регистры налогового учета;
- расчет налоговой базы.
Структура документирования налогового учета похожа на структуру документирования бухгалтерского учета:
- первичные учетные документы – документы, являющиеся подтверждением налогового учета. Это те самые первичные учетные документы, которые являются основанием ведения бухгалтерского учета, а кроме того, документы, которые предусмотрены для оформления операций законодательством о налогах и сборах;
- аналитические регистры налогового учета – это либо измененные регистры бухгалтерского учета, либо самостоятельные регистры, которые формируются и ведутся по аналогии с регистрами бухгалтерского учета, но без применения двойной записи;
- расчет налоговой базы – можно представить, как документ синтетического налогового учета, аналогичный по своим функциям синтетическим регистрам бухгалтерского учета.
Непосредственное документирование налогового учета – это «вотчина» бухгалтеров. Едва ли они «впустят» в эту область секретаря. Поэтому не будем углубляться в детали. Нас интересует именно архивное хранение этих документов.
Общие правила хранения бухгалтерских документов зафиксированы в Перечне 2019 и Инструкции по применению Перечня 2019[3]. Именно эти нормативные акты регламентируют российское архивное право и являются актуальными.
Закрепленные в Перечне 2019 сроки обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушение сроков хранения документов компании грозят серьезные штрафы и другие негативные последствия.
Следует отметить, что в регламентации процесса хранения бухгалтерских документов отметились и отраслевые ведомства. Нормы, касающиеся сроков хранения, есть в Налоговом кодексе Российской Федерации (далее – НК РФ) и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»[4] (далее – Федеральный закон № 402-ФЗ). Практически в каждый отраслевой правовой акт внесены правила о хранении документов. И причем далеко не всегда в соответствии с уже работающими другими нормами.
- Сроки хранения документов по Перечню 2019: приказы и распоряжения
- Сроки хранения документов по Перечню 2019: договоры
Сроки хранения документов
Срок хранения исчисляется с первого числа первого месяца года, следующего за годом, в котором документ был исполнен. Например, в делопроизводстве было закрыто дело или в соответствии с приказом об увольнении окончено личное дело. Если документ составили в 2017 году, то срок начало его хранения исчисляется с 1 января 2022 года. Однако, из данного правила существуют два исключения:
- Регистры для вычета НДС (книга покупок, книга продаж, журнал учета счетов-фактур). Срок, с которого определяется их хранения устанавливается по дате последней внесенной в регистр записи.
- Документы, подтверждающие первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения определяется с момента прекращения начисления амортизации.
Крайний срок для хранения документов, содержащих персональные данные работников компании равняется 75 годам с момента их создания. К таким документам относят трудовые и служебные соглашения, договора ГПХ, личные карточки работников, невостребованные личные документы (например, трудовые книжки, аттестаты, дипломы, удостоверения и свидетельства).
Разбираемся со сроками на примере
ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.
За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.
Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.
Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье.
Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.
Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.
Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.
Мнение о том, что документы следует хранить в течение четырех лет с даты их составления, неверно. Установленный НК РФ четырехлетний срок хранения начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Порядок определения указанного периода мы пояснили на примерах.
Необходимо учитывать, что для некоторых случаев предусмотрены специальные сроки хранения документов (например, при переносе на будущее убытков, реализации объектов ОС с убытком).
Важно понимать, что в целях бухгалтерского учета отдельные документы нельзя уничтожить спустя пять лет хранения, обеспечивать их сохранность нужно на протяжении всего периода деятельности организации и даже дольше (путем передачи на хранение в архив).
В случае если в разных нормативных правовых актах определены разные сроки хранения одного и того же документа, руководствоваться нужно тем актом, который предусматривает наибольший срок.
Отсутствие первичных учетных документов влечет налоговые последствия и административную ответственность.
Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов
При определении порядка хранения документов бухгалтер должен руководствоваться нормативными актами из разных отраслей права. Среди основных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и сроки хранения бухгалтерских документов, можно выделить следующие:
- Действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105.
- Основные правила работы архивов организации (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.02);
- Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558).