Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как оформить протокол собрания». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Протокол нужен для документации работы коллегиальных структур. К примеру, это могут быть комиссии, президиумы, профсоюзы. Бумага составляется на конференциях и совещаниях. За ее оформление отвечает секретарь. Он должен следить за тем, что все сведения зафиксированы правильно. Срок составления протокола – 5 суток с даты заседания.
Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
- полное наименование организации или предприятия;
- название вида документа (ПРОТОКОЛ);
- дата;
- индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
- место составления;
- заголовок;
- текст;
- подписи.
Дополнительными реквизитами протокола являются:
- наименование структурного подразделения;
- гриф утверждения;
- отметка о наличии приложений;
- место (помещение, офис) и время проведения заседания;
- фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
- дата подписания протокола;
- способ голосования (открытое, тайное, заочное).
Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.
В какой срок направляется протокол разногласий
Протокол разногласий нужно отправить в течение 30 дней с момента получения проекта договора. Аналогичный срок установлен для обращения в суд, если в досудебном порядке разрешить спор не удалось (п. 1 ст. 445 ГК РФ).
Верховный Суд РФ в постановлении № 49 уточняет, что суд обязан принять иск даже если 30-дневный срок на подачу иска о протоколе разногласий пропущен. Отказ может последовать, только если контрагент прямо заявит о пропуске срока (абз. 1 п. 41 постановления Пленума ВС РФ от 25.12.2018 № 49).
Если контрагент является доминирующим (монополистом) и навязывает невыгодные и даже дискриминационные условия, суд может признать такое поведение злоупотреблением, даже если ваша компания протокол разногласий не направляла (абз. 2 п. 15 постановления Пленума ВС РФ от 04.03.2021 № 2).
Как уже мы упоминали ранее, законодательство ни коим образом не регулирует проведение совещаний в компаниях (ни в частных, ни в государственных). Исходя из этого, закон не предъявляет никаких строгих требований к протоколам собраний, не заставляет пользоваться общеобязательными унифицированными бланками. Документ пишется в свободной форме, а за основу берётся протокол собрания учредителей общества.
К данной разновидности официальных бумаг также предъявляются определённые требования, связанные с деловой этикой, а именно:
- использование строгого стиля языка, нейтрального тона повествования;
- полное соблюдение правил русского языка, и именно пунктуации и орфографии;
- обозначение реквизитов (номер, дата, место);
- подпись председателя;
- расшифровка автографа.
Написать протокол можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Решение принимает председатель совещания, спуская директиву лицу, составляющему документ. Оба варианта используются на практике, имеют право на жизнь.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие документы:
ГОСТ 8.417 Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы величин
ГОСТ 31894 Термины и определения в области оценки (подтверждения) соответствия в Таможенном союзе
ГОСТ ISO/IEC 17025 Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий
ГОСТ Р 51672 Метрологическое обеспечение испытаний продукции для целей подтверждения соответствия. Основные положения
ОК 007 Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)
Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов (классификаторов) в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный документ, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого документа с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный документ, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого документа с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный документ, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
Какие правила выписывания?
Порядок составления протокола регулируется статьёй 28.2 КоАП и соседних статей. Так, в протоколе должны быть обязательно написаны определённые данные о месте и дате совершения нарушения ПДД, об инспекторе и водителе.
В частности, обязательные данные для протокола (ч.2 ст. 28.2 КоАП):
- дата и место написания протокола об АПН,
- ФИО и должность инспектора ДПС, который его выписывает
- ФИО полностью, адрес регистрации, место работы привлекаемого водителя,
- ФИО полностью, адреса регистрации свидетелей и/или потерпевших по вине водителя,
- дата и время нарушения ПДД, а также описание самого события нарушения,
- любые другие данные, так или иначе относящиеся к рассмотрению АПН.
Также в протоколе предусмотрено место и для объяснений привлекаемого лица, пострадавших в результате нарушения и свидетелй.
Рекомендуется проводить оформление протокола по образцу с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003. В этом документе указывается, что «шапка» должна содержать обязательно полное наименование предприятия, организационно-правовую форму. Если у организации есть официальное сокращенное название, то допускается его использование. Далее прописывается вид (название) документа, в данном случае: «Протокол». Рекомендуется нумеровать документы, а саму последовательность устанавливать в начале каждого года. После номера документа лучше уточнить заголовок, к примеру: «Протокол № … заседания трудового коллектива….».
Согласно ГОСТа, следует в обязательном порядке указывать место проведения совещания (город, село).
Дата документа должна соответствовать дню проведения совещания. Не рекомендуется указывать дату подписания протокола, так как он может по факту оформляться на следующий день, как, впрочем, и подписываться причастными лицами.
Как вести и регистрировать протоколы
Поручите вести протоколы секретарю заседания. Пусть он составляет их на основании стенограммы или диктофонной записи, своих рукописных записей, а также текстов докладов, выступлений, справок и проектов решений. Секретарем может быть секретарь руководителя или один из участников совещания, заседания, собрания.
Протокол подписывают председатель и секретарь. Копии предоставляют участникам совещания. Можете разослать их по электронной почте. Согласовывать протокол и знакомить с ним под подпись участников не нужно.
Регистрируйте протокол в учетной форме. Указывайте порядковый номер протокола, дату заседания, Ф. И. О. и должность председателя, дополнительную информацию в графе «Примечание». Смотрите образец журнала регистрации протоколов в конце статьи.
Номер протокола присваивайте по порядковому номеру заседания. Нумерацию ведите в пределах учебного года.
Дата протокола – дата заседания. Если в образовательной организации не используют СЭД, то дополните журнал регистрации графой «Выполнение поручений по протоколу». В каждом протоколе может быть несколько поручений. Учитывайте их так: первая цифра – номер вопроса в повестке дня; вторая, написанная через косую черту, – номер задания по этому вопросу.
Протоколы с разными сроками хранения учитывайте в отдельных регистрационных формах.
| ? |
Кого назначать председателем заседаний? Узнать ответ >>Председатель – обязательный участник любого совещания, заседания, собрания. Обычно это директор или заведующий, их заместители или руководитель структурного подразделения. Председатель выступает с инициативой провести совещание, определяет повестку дня и состав участников, дает оценку их действиям, ставит задачи. |
Правила ведения протокола
Закон не оговаривает строгую форму документа. Практика заполнила законодательные пробелы.
Общие требования:
- заполняется секретарем;
- письменная форма — печатно или рукописно;
- заверение подписями председателя и секретаря;
- проставление печати товарищества.
Секретарь отвечает за его ведение, председатель – за архивацию и хранение. Структура документа зависит от поднимаемых тем и вопросов. Тем не менее, условно протокол можно разделить на следующие части:
- вводная;
- информационная;
- распорядительная.
Вводная часть содержит реквизиты – обязательные сведения об организации. Данные записываются на правой стороне текста. Далее следует название документа. Пишется по центру после обозначения реквизитов.
Информационная часть содержит конкретные сведения об участниках, которые присутствовали на собрании – их количество и базовые данные. Информация носит обязательный характер. Составляется в виде списка конкретных участников. После каждой фамилии ставится подпись конкретного участника.
Если при совещании были третьи лица, то делается дополнительная запись. Далее пишутся вопросы, которые выставлены на повестку дня. Сам процесс и все предложения также заполняются в протоколе. Прописываются также лица, производившие подсчет голосов.
Дата, место, время и номер документа обязательны для заполнения. Это необходимо для случаев проверки деятельности юридического лица.
Повестка дня и обсуждение – «сердцевина» информационной части. В ней указываются все предложения и поднятые вопросы. Прописывается число несогласных путем отдельного раздела «против» и число согласных с помощью раздела «за». Помимо этого, должны быть зафиксированы приложения – документы, которые лежали в основе тех или иных предложений и обсуждений. Это могут быть справки, отчеты, сметы и т.д.
Распорядительная часть содержит итоговые решения по повестке дня. Прописываются результаты голосования. Участники некоммерческого товарищества имеют право проголосовать за принятие решения на все имеющиеся вопросы.
Распорядительная часть также содержит:
- подпись председателя и секретаря;
- печать СНТ.
Заключительные положения должны быть ясными и читабельными. Никаких неоднозначных выводов. Только четкое итоговое решение. На протокол могут быть сделаны замечания. Соответствующие заметки фиксируются путем специальной записи в документе. К примеру, разделом «Замечания на протокол».
Сам документ составляется в следующих вариантах:
- полная версия;
- краткая;
- выписка.
Иногда оформление документа не происходит. Если зафиксировано нарушение, которое является общественно опасным, и за которое положено предупреждение или штраф, то протокол не требуется. Составлять документ не нужно в том случае, если сразу после нарушения был назначен штраф или вынесено предупреждение.
Протокол о нарушении служит подтверждением произошедшего события. Часто его составляют при нарушении правил ПДД. Кто бы его ни заполнял, необходимо придерживаться правил оформления. Тогда документ обладает законной силой.
Метки: административный, гибдд, заполнять, образец, правонарушение, протокол
- Похожие записи
- Проверить авто по гос номеру и вин коду бесплатно
- Документы для продажи машины: в налоговую, в ГИБДД, передать новому владельцу
- Как сдать экзамен в ГАИ с первого раза в 2021 году
Когда составляется протокол об административном правонарушении
Протокол в ходе производства по делу составляется в большинстве случаев. Иногда он свидетельствует о возбуждении дела об административном правонарушении.
То есть при появлении повода уполномоченный сотрудник фиксирует правонарушение и составляет протокол об административном правонарушении. Иногда составляется уже после принятия мер обеспечения по делу.
Или после проведения административного расследования.
Случаи, когда протокол не составляется, отражает статья 28.6 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ):
- при фиксации (видео-фото-) специальными техническими средствами (средств фото и киносъемки, видеозаписи) факта нарушения в области ПДД или в области благоустройства территории. Ответственность за последнее, кстати, устанавливают законы субъектов РФ. Сотрудник сразу вынесет постановление. Причем без извещения правонарушителя. И отправит такое постановление в адрес собственника (владельца) транспортного средства. Или собственника (владельца) земельного участка.
- при проведении автоматизированной системой ФНС проверки сведений от физических и юридических лиц (только по ч. 2, 4, 6 ст. 14.5 КоАП РФ). Если такие сведения свидетельствуют о нарушении, такое лицо признает наличие события правонарушения и добровольно исполнило свою обязанность. До вынесения постановления. Протокол об административном правонарушении тоже не составляется. А постановление поступит по почте.
- при непосредственном выявлении на месте совершения административного правонарушения должностное лицо решит назначить или предупреждение, или штраф. Правда оно должно быть уполномочено Законом на рассмотрение такого вида проступка. Постановление сотрудник вручит нарушителю. Или направит по почте.
Во всех остальных случаях протокол об административном правонарушении будет составлен, кроме дел, которые возбуждает прокурор (ст. 28.4 КоАП РФ).
Протокол как процессуальный документ
Для начала стоит разобраться что признается протоколом, когда он составляется и какие юридические последствия влечет. Под протоколом следует понимать базовый процессуальный документ административного законодательства, составляемый специально уполномоченным лицом при обнаружении факта совершения правонарушения, или же при наличии подозрений. Составление данного протокола не является основанием, чтобы привлечь к ответственности и никаким образом не устанавливает вину водителя. Это всего лишь свидетельство, которое будет использовано в дальнейшем при рассмотрении дела в установленном порядке. Однако после составления документа наступают юридические последствия в виде возбуждения дела об административном правонарушении.
Закон предусматривает, что для вынесения постановления сначала должен быть составлен протокол (но существуют и исключения, о которых будет рассказано далее). Согласно действующим правилам составить протокол может только уполномоченное лицо и при наличии определенных оснований.
Составление протокола
На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
- номер документа;
- дата создания;
- наименование организации;
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
- список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
- данные по председателю совещания и секретаря;
- повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
- факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
- результат совещания.
Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.
При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.
Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.
Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:
- Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
- Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
- Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
- Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
- Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.
Нюансы при составлении протокола и постановления ГИБДД
Сегодня существует несколько особенностей, о которых стоит помнить во время составления протокола ГИБДД и постановления. Так, первый документ должен оформляться в присутствии водителя, который нарушил ПДД. Один экземпляр готовой бумаги предоставляется нарушителю под распись.
В ряде ситуаций возможна фиксация правонарушения без автомобилиста, который нарушил ПДД. Закон позволяет осуществить действие, если человеку было направлено предварительное уведомление. Нарушителя должны оповестить о времени составления протокола и месте осуществления действий. Сам документ в этой ситуации отсылается по месту жительства. В случае, когда нарушитель не был уведомлен о том, что протокол будет составлен без него, или сведения об осуществлении подобного действия не были переданы в соответствии с надлежащим порядком, это станет поводом для дальнейшего обжалования.
Ряд особенностей присутствует и при оформлении постановления. Документ выносится на основании пункта 120 административного регламента ГИБДД. Нормативно-правовой акт позволяет осуществлять оформление бумаги непосредственно на месте правонарушения. Действие может быть выполнено, если водитель, пренебрегший правилами дорожного движения, согласен с вменяемым ему наказанием. В этой ситуации работники ГИБДД составят постановление на месте. Водителю при этом предоставляется копия документа.
Принятое решение может быть вынесено и в процессе рассмотрения дела. Подобное происходит, если по каким-либо причинам составить бумагу на месте случившегося нельзя. В этой ситуации оформляется протокол. Вердикт в последующем выносится на его основании.
Нужно учитывать, что принятие решения о наказании на месте правонарушения возможно только в том случае, если сотрудник ГИБДД применяет в отношении нарушителя предупреждение или административный штраф. Если совершенное деяние попадает под более серьезную статью КоАП, рассмотрение дела осуществляется строго в судебном порядке.
Протокол и постановление — два совершенно разных документа, которые составляются после совершения водителем правонарушения. Первая бумага фиксирует сам факт пренебрежения правилами дорожного движения, а вторая вменяет гражданину обязанность в уплате штрафа или осуществление иного действия, предусмотренного КоАП РФ за допущенные нарушения. Только грамотно составленный документ может стать основанием для применения наказания.