Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как удерживать и перечислять НДФЛ с 1 января 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
ТК РФ не устанавливает порядок расчета и сумму аванса. Поэтому при определении размера выплаты нужно полагаться на разъяснения от Минтруда и Роструда, а также учитывать внутренние особенности предприятия. Аванс сотрудника можно посчитать по отработанному времени. Также его допустимо определять по процентному соотношению от зарплаты. Письмо Минтруда № 14-4-1702 предполагает, что за первую половину месяца работник должен получить оплату за реально отработанное время, причем по установленному окладу либо тарифной ставке.
Выплата зарплаты регулируется ч. 6 ст. 136 ТК РФ и обязывает работодателя рассчитываться с работниками минимум каждые полмесяца. Точные даты компания определяет самостоятельно. Крайним сроком для аванса будет 30 число текущего месяца, для второй части заработной платы – 15 число следующего. Сведения о сроках должны закрепляться во внутренних документах компании, включая ПВТР, положение об оплате трудовой деятельности, а также трудовые либо коллективные договоры.
Важно устанавливать конкретные даты, а не вписывать размытые формулировки. Например, если зафиксировать выплаты «не позднее 10 и 25 числа каждого месяца», то могут возникнуть недопонимания, касающиеся определения того, в какие дни выдают аванс и вторую часть зарплаты. Правильный подход с конкретикой обезопасит компанию.
Хотя с 2023 года потребуется удерживать НДФЛ с авансовой выплаты, срок ее выдачи менять не придется. Это можно сделать, если хочется сдвинуть время уплаты налога с аванса и выиграть время для формирования уведомления.
Новые правила позволят налоговым агентам выплачивать НДФЛ со всех доходов один раз в месяц. За расчетный период принимается промежуток от 23 до 22 числа, кроме декабря и января. Уведомление же по размеру НДФЛ, удержанному в рамках установленного срока, потребуется подать до 25 числа текущего месяца.
В качестве примера можно рассмотреть условный перенос работодателем дня выплаты аванса, обусловленного новыми правилами. Если авансовая часть зарплаты выдается до 22 числа, то уведомление по НДФЛ потребуется подать до 25 числа того же месяца. Удержанную же сумму нужно перечислить в течение трех суток, до 28. Если выплату аванса сдвинуть на 23 число, то в расчетном периоде этот день будет следующим месяцем, а вместе с этим переместятся даты уведомления и налогового платежа. Туда же попадет вторая часть зарплаты. Поэтому фактически компания будет готовить уведомление по всему НДФЛ за месяц и выплачивать налог по полной заработной плате.
Если работодатель переносит срок выплаты аванса, то придется сдвигать дату выдачи зарплаты, чтобы сохранить между этими днями промежуток в полмесяца, установленный в ч. 6 ст. 136 ТК РФ. Порядок же изменений такого характера зависит от документов, где ранее были прописаны правила.
Когда сроки зафиксированы трудовым договором, потребуется внести корректировки именно в него. За два месяца до вступления в силу изменений нужно уведомить работников, а также подготовить дополнительное соглашение, где будут указаны новые даты выплаты аванса и зарплаты. Также допустимо просто убрать из договора пункт о сроках выдачи заработной платы и оставить отсылку на ПВТР. Если же даты выплат закреплены в последних, то есть внутри правил внутреннего трудового распорядка, то потребуется издать приказ о корректировке документа, с которым должны под подпись ознакомиться все работники. Точных сроков для таких изменений не установлено, но сделать их лучше в ноябре.
Плюсы и минусы удержания с аванса
Последствия нововведений могут не понравиться сотрудникам бухгалтерии – объем работы увеличится, так как расчет НДФЛ будет выполняться минимум дважды в месяц с аванса и зарплаты. Владельцам бизнеса такой подход выгоден – если у работника в конкретном периоде предполагается только авансовое перечисление средств, можно с него удержать единый налог за весь месяц.
Отпадает необходимость в применении коэффициента 0,87 при расчете аванса. Коэффициент позволял работодателю снизить риски, связанные с неожиданным увольнением сотрудника, имеющего задолженность по НДФЛ – в распоряжении оставалась сумма, которую можно пустить на выплату налога. Ранее Министерства труда и финансов негативно относились к любым удержаниям из авансовых начислений. Теперь они являются законными.
Как считать, если сотрудник работал не весь месяц
В первую очередь определим ситуации, из-за которых сотрудники отсутствуют на рабочем месте:
- болезнь;
- отпуск;
- командировка;
- учеба;
- отпуск без сохранения заработной платы;
- неуважительные причины (прогул);
- простой.
Формула, как оплачиваются новогодние праздники при окладе в случае отклонения:
Зарплата = месячный должностной оклад / количество рабочих дней × количество отработанных дней.
Пример.
Секретарь Иванова И.И. ушла в отпуск с 09.01 и отсутствовала на рабочем месте с 10.01 по 17.01 (вышла на работу 18.01), следовательно, рабочих дней 10. Вот почему в январе зарплата меньше — из-за отпуска сотрудницы. Рассчитываем зарплату с учетом отпуска с 09.01.2023:
- Определяем месячный должностной оклад: 20 000 руб.
- Высчитываем размер отпускных: 5000 руб.
- Рассчитываем, как производится оплата по среднему в январе 2023 года: 20 000 / 17 дн. × 10 дн. = 11 764, 71 руб.
Общий январский доход Ивановой И.И. составит: 11 764,71 + 5000 = 16 764,71 руб.
Если заработная плата работника исчисляется исходя из часовой ставки, то расчет производят по формуле:
Зарплата = должностной оклад / норма часов в месяце × количество отработанных часов.
Приведем пример.
Из-за болезни слесарь Петров отработал 100 часов при норме 120. Разберем, как начисляется зарплата при почасовой оплате труда за январь 2023 года:
- Проверим должностной оклад, он равен 30 000 руб.
- Вычислим январскую заработную плату: 30 000 / 120 ч. × 100 ч. = 25 000 руб.
В учете при выдаче аванса будут сделаны такие проводки:
| Операция | Дебет | Кредит |
| Произведена выплата работникам аванса из кассы | 70 | 50 |
| Депонирован неполученный работниками аванс из кассы | 70 | 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» |
| Внесен депонированный аванс на расчетный счет организации | 51 | 50 |
| Получен в кассу депонированный аванс с расчетного счета | 50 | 51 |
| Выплачен из кассы депонированный аванс | 76 | 50 |
| Начислена компенсация за задержку выплаты аванса | 91 | 73 |
| Перечислена на расчетный счет работника сумма компенсации, начисленной за задержку выплаты аванса | 73 | 51 |
| Выдана из кассы сумма компенсации, начисленная по причине задержки выплаты аванса | 73 | 50 |
| Перечислен работнику аванс на расчетный счет | 70 | 51 |
Когда выгодно брать отпуск в 2021 году?
В определенные месяцы уходить в отпуск выгоднее. Мы посчитали, в какие именно. За образец взяли ситуацию, когда вы ушли в отпуск на 14 дней, без праздничных.
Январь
| Недополученная зарплата (X, за 10 рабочих дней) | 26 666,70 руб. |
| Фактическая зарплата, если в этот месяц вы ушли в отпуск на 14 дней (40 000 + 19 122,60 — X) | 32 455,90 руб. |
Февраль
| Недополученная зарплата (X, за 10 рабочих дней) | 21 052,60 руб. |
| Фактическая зарплата, если в этот месяц вы ушли в отпуск на 14 дней (40 000 + 19 122,60 — X) | 38 070 руб. |
Что такое аванс по зарплате, и какими правовыми нормами он регулируется
В Трудовом кодексе не прописано понятие аванса. Но здесь указано, что зарплата должна выплачиваться сотрудникам минимум дважды в месяц, поэтому первая часть выплаты получила название аванса.
Обязательность выплаты сотруднику аванса из заработной платы вытекает из положений ст. 136 Трудового кодекса. Здесь указана обязанность платить зарплату дважды в месяц. При этом Роструд в Письме от 2007 года №472-6-0 указывает на отсутствие оснований для освобождения работодателя от выплаты аванса даже по желанию сотрудника.
Положения ст. 136 Трудового кодекса являются обязательными для применения всеми работодателями и в отношении всех сотрудников: как из числа штатных, так и совместителей.
Размер аванса определяется по усмотрению работодателя. Трудовой кодекс вопрос величины аванса никак не регулирует. Такая позиция приведена в разъясняющем Письме Минтруда от 2013 года № 14-4-1702.
При этом специалисты со ссылкой на Постановление №566 подчеркнули, что размер аванса в счет зарплаты за первую половину месяца может определяться по соглашению между администрацией и профсоюзом, но такой размер не может быть ниже тарифной ставки за отработанное время.
На практике используются следующие способы установления размера аванса:
- Пропорционально отработанному времени.
- В процентах от оклада.
- В фиксированном значении.
Согласно рекомендациям Минтруда и Роструда, при определении аванса стоит ориентироваться на первый способ. В результате за каждую половину месяца зарплата будет примерно одинаковая, но аванс не будет статичной и фиксированной величиной, так как значения отработанного времени будут отличаться.
Когда надо выплатить зарплату за первую половину месяца?
В начале напомним положения ч. 6 ст. 136 ТК РФ, согласно которым заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Отметим, что в данной редакции эта часть действует с 3 октября 2016 года (п. 1 ст. 2, ст. 4 Федерального закона от 03.07.2016 № 272-ФЗ).
Незначительные, на первый взгляд, изменения потребовали от многих работодателей внесения поправок в локальные нормативные акты и трудовые договоры.
В Письме от 23.09.2016 № 14-1/ООГ-8532 Минтруд отметил, что документы, которыми могут устанавливаться дни выплаты заработной платы, в ст. 136 ТК РФ перечисляются через запятую, то есть законодатель подчеркивает равнозначность данных документов, в любом из которых может быть решен вопрос о днях выплаты заработной платы.
Обратите внимание:
Если нормы локальных нормативных актов или коллективного договора организации субъекта РФ противоречат действующему трудовому законодательству, данные нормы считаются недействительными.
В Информации Роструда «О применении статьи 2 Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 272-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части, касающейся оплаты труда» (размещена на официальном сайте ведомства 20.12.2016) указано, что данный закон не меняет порядка выплаты заработной платы. Требования по ограничению сроков выплаты заработной платы 15 календарными днями относятся к выплате работнику начисленной заработной платы не реже чем каждые полмесяца.
При этом с учетом новой редакции ст. 136 ТК РФ заработная плата должна быть выплачена:
- за первую половину месяца – в установленный день с 16-го по 30-е (31-е) число текущего периода;
- за вторую половину месяца – с 1-го по 15-е число следующего месяца.
В каких документах необходимо прописать даты выплаты зарплаты и аванса? В ТК обозначены правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор или трудовой договор. Значит ли это, что даты надо прописать везде или достаточно одного из данных документов?
Это спорный вопрос, по которому до 2016 года существовало две позиции:
- Вариант 1: Дни выплаты зарплаты необходимо установить как в правилах внутреннего трудового распорядка и коллективном договоре (при его наличии), так и в трудовых договорах с работниками (письмо Роструда от 20.06.2014г. №ПГ/6310-6-1.
- Вариант 2: Дни выплаты зарплаты можно установить в любом из перечисленных документов (письмо Роструда от 06.03.2012г. №ПГ/1004-6-1). А самый подходящий для этих целей – Правила внутреннего трудового распорядка.
Сейчас в перечисление документов добавлено слово «или», что означает использование любого из них на выбор организации.
Несоблюдение сроков выплаты заработной платы
Нарушения сроков выплаты аванса и заработной платы влекут административную ответственность нанимателей, которая прописана в Кодексе об административных правонарушениях, в статье 5.27.
С 2016 года согласно Постановлению Правительства сумма штрафных санкций при просрочке выплат составляет:
- для должностных лиц – 10 000-20 000 рублей;
- для ИП – 1 000-5 000 рублей;
- для организации – 30 000-50 000 рублей.
За повторные задержки размер штрафов увеличивается:
- до 20-30 тыс. р. (либо дисквалификация до трех лет) для должностных лиц;
- 10-30 тыс. р. для индивидуальных предпринимателей;
- 50-100 тыс. р. для организации.
При задержке зарплаты более, чем на 15 суток, сотрудник вправе не выходить на работу до полного получения денег. При этом за ним сохраняется средний заработок.
Внесение изменений в положение об оплате труда
Если сроки выплаты зарплаты закреплены также в положении о выплате заработной платы, то изменения потребуется внести и в этот документ. Делается это посредством издания руководителем соответствующего приказа. Он не имеет унифицированной формы, но в него желательного включить следующие сведения:
- название организации;
- реквизиты документа;
- текст изменений, вносимых в положение (например, «Изложить пункт 3.4 в следующей редакции:…»);
- данные об учете мнения профсоюза (при его наличии);
- ФИО, должность и подпись ответственного лица;
- ФИО, должность и подпись генерального директора.
В переходный период важно соблюдать сроки между выдачей зарплаты. То есть между выплатами аванса и основной части зарплаты не должно пройти больше 15 дней. Для этого средства сотруднику можно перечислить не 2, а 3 раза. Рассмотрим, как это выглядит на практике.
Пример
В ООО «Кадровик» зарплата выплачивается 2 частями:
- 16 числа — аванс за первую половину месяца;
- 1 числа следующего месяца — окончательный расчет за прошедший месяц.
На собрании учредителей принято решение об изменении дат выдачи зарплаты на 25 число (аванс) и 10 число следующего месяца — окончательный расчет. Чтобы избежать разрыва более чем в 15 дней, зарплату сотрудникам желательно выплатить следующим образом, например:
- 16 августа — аванс за первую половину месяца (по старым срокам);
- 25 августа — выплата за фактически отработанное время во 2 половине августа;
- 10 сентября — окончательный расчет за август.
В Организации, согласно локальному акту, выплата зарплаты производится дважды в месяц: 25 и 10 числа. Выплаты производятся по зарплатному проекту на карты сотрудников, кроме Гордеева Н.В., который 23 мая 2021 был принят на работу и указал в заявлении личную карту для перечисления зарплаты.
08 июня 2021 (перенос с 10 июня) выплачена зарплата за вторую половину мая.
Таб. № Фамилия И.О. сотрудника К выплате Способ выплаты 1 Комаров Владимир Сергеевич 28 200 зарплатный проект 4 Машук Ксения Валерьевна 16 450 зарплатный проект 9 Гордеев Николай Васильевич 10 839 на личную карту Итого 55 489 В тот же день уплачен НДФЛ за май 2021.
Аванс в счет зарплаты: как оформляется
Основания, по которым работник пишет заявление на выдачу аванса, могут быть различного характера: непредвиденные семейные обстоятельства, внесение платежей по кредитам и так далее.
Заявление на выдачу нужно писать, только если срок и сумма аванса отличается от той, что нужна на данный момент, либо организация вообще аванс не платит.
Сотруднику в данном случае достаточно написать заявление, в котором указать необходимую сумму и для чего она требуется. Если причину можно подтвердить документами, это только в плюс работнику. Также заявление составляется в 2-х экземплярах: один лучше зарегистрировать в секретариате и оставить себе, а другой отдать руководителю.
Окончательное же решение о выдаче остается за руководителем. Как показывает практика, принятие решения занимает несколько часов.
Доля аванса от зарплаты
Часто работодатели осуществляют формальную выплату аванса. Допустим, устанавливают его чисто символическим: 2000 рублей для всех, кто у него работает, невзирая на их должности и оклады. Это явное нарушение норм ТК, так первая часть зарплаты должна быть соразмерна времени, которое человек фактически отработал.
Роструд разъясняет, что аванс не должен быть ниже, чем тарифная ставка работника, за время, которое он отработал. Это значит, что минимальная сумма, представляет собой оклад за месяц, который скорректирован по фактически отработанному времени на первые две недели месяца.
Для простоты расчетов, аванс можно сделать равным половине оклада. Законодательством это не запрещается.
Ответственность работодателя за не выплату аванса
В ТК не устанавливается понятие аванса. То, что мы называем этим словом — одна из частей зарплаты. Поэтому, на невыдачу аванса распространяется та же ответственность, как и на невыплату всего заработка.
Закон определяет, что на виновника может накладываться три вида ответственности:
- Материальная — наступает сразу же на следующий день, после фиксированной даты выдачи. Размер штрафа рассчитывается на основании не выданной суммы и общего периода просрочки как 1/150 от задолженности за каждый день задержки. Данная компенсация должна начисляться и выплачиваться каждому работнику независимо от того, по какой причине ему не выдали зарплату вовремя.
- Административная — накладывается проверяющими органами при выявлении факта задержки выплаты зарплаты. Может быть присужден ответственному лицу, компании либо ИП. Максимальная сумма наказания — 50 тысяч руб, которая может быть увеличена при повторном аналогичном нарушении.
- Уголовная — накладывается по решению суда при преднамеренной невыплате более 2 месяцев. Накладывается на директора фирмы либо предпринимателя. Максимальный срок наказания — штраф 500 тысяч руб, либо заключение в тюрьму до 3 лет.
Закрепляем «зарплатные» сроки
Даты первой и второй зарплатных выплат определите сами. Например, можно установить соответственно 30 (31) и 15 (16) числа — такой вариант чиновники считают оптимальным (письмо Минздравсоцразвития России от 25.02.2009 № 22-2-709).
Бланк зарплатной ведомости скачайте здесь.
Не забудьте про новичков — для них тоже важно установить срок их первой зарплаты, и она может не совпадать с установленными в компании датами.
Описание зарплатных аспектов сделайте в локальном внутрифирменном акте — это могут быть ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка), положение об оплате труда, коллективный договор и др.
С внутренними локальными актами, в которые включаются «зарплатные» аспекты, вас познакомят публикации:
- «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2021»;
- «Положение о стимулирующих выплатах с критериями эффективности».
Конкретные формулировки по установлению зарплатных выплат смотрите ниже.