Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отпускные в расчете по форме 6-НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если работник имеет право на стандартные налоговые вычеты (например, «детские»), но своевременно не позаботился о предоставлении подтверждающих документов и (или) затянул с подачей заявления, — вычет ему предоставляться не будет.
Заполнение 6-НДФЛ по резидентам
Теперь рассмотрим обратную ситуацию, если в течение года работник был нерезидентом, а на 31 декабря стал резидентом.
Согласно разъяснениям Минфина России (письмо Минфина России от 12.08.2011 № 03-04-08/4-146) начиная с месяца, в котором число дней пребывания работника в РФ в текущем налоговом периоде превысило 183 дня, суммы налога, удержанные налоговым агентом с его доходов до получения им статуса налогового резидента по ставке 30 процентов, подлежат зачету налоговым агентом при определении налоговой базы нарастающим итогом по всем суммам доходов работника, включая доходы, с которых налог удерживался по ставке 30 процентов.
Таким образом, в случае выплаты работнику 31 декабря облагаемых налогом доходов налоговый агент производит зачет сумм НДФЛ, удержанных с начала года по налоговой ставке 30 процентов, в счет исчисленного с такого дохода налога.
При этом сумму излишне удержанного налоговым агентом налога на основании положений пункта 1.1 статьи 231 Налогового кодекса плательщик возвращает самостоятельно на основании представленной налоговой декларации формы 3-НДФЛ.
Представление налоговым агентом уточненных расчетов формы 6-НДФЛ за предыдущие периоды не требуется.
Расчет по форме 6-НДФЛ за 2016 год заполняют следующим образом:
- в строке 010 — 13 процентов;
- в строке 020 отражают сумму фактически начисленного за год дохода;
- в строке 040 — сумму исчисленного по налоговой ставке 13 процентов налога;
- в строке 070 — сумму фактически удержанного за год по налоговой ставке 30 процентов налога;
- в строках 100—140 — фактические данные о произведенных в течение последних трех месяцев операциях.
Работник запоздал с документами: как пересчитать вычеты и отразить НДФЛ
В результате он теряет свои деньги, поскольку НДФЛ с его доходов будет удерживаться в больших суммах.
Однако такую ситуацию работник может легко исправить, обратившись к своему работодателю с просьбой о предоставлении стандартных вычетов.
Работодатель должен:
- начать предоставлять стандартные вычеты с месяца, в котором весь пакет подтверждающих документов и заявление на вычет представлены в бухгалтерию;
- произвести пересчет вычетов с начала года.
При этом потребуется учесть ограничение, установленное подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ: в 2019 году «детский» вычет предоставляется только до того момента, пока доход работника не превысит 350 000 руб.
Если «доходный» порог превышен, вычеты не предоставляются, а работник сможет вернуть излишне удержанный у него налог, обратившись по окончании года к налоговикам (ст. 78, п. 4 ст. 218 НК РФ). В 6-НДФЛ будут отражены только полученные работником доходы и НДФЛ (исчисленный и удержанный) без учета вычетов.
Если порог не превышен, в 6-НДФЛ необходимо:
- вычет отразить в стр. 030;
- НДФЛ рассчитать по формуле: (стр. 020 – стр. 030) / 100 × стр. 010.
Тот же алгоритм заполнения 6-НДФЛ используется, если вычеты решено предоставить с начала года (или с момента получения на это права). Рассмотрим эту ситуацию на примере.
В каких случаях может понадобиться перерасчет отпускных?
Расчет оплаты отдыха работника основывается на сумме среднедневного заработка и количестве дней отпуска. Логично, что их изменение неминуемо отразится не только на сумме, причитающейся работнику, но и на подоходном налоге.
Приведем основные ситуации, в которых перерасчет отпускных неизбежен:
- Ошибка при расчете отпускных или среднего заработка.
- Дополнительные начисления сумм оплаты труда, произошедшие после начала отпуска (например, выплачена премия за прошлый год).
- Принятие решения о повышении окладов персонала после начала отдыха работника.
- Болезнь сотрудника во время отпуска.
- Отзыв из отдыха в связи с производственной необходимостью
Пример 2: Золотухин Игорь Иванович, находясь в отпуске с 01.06.2016 по 29.06.2016, принес больничный лист с 14.06.2016 по 20.06.2016 и написал заявление на продление отпуска на количество дней болезни.
Примечание: все расчеты — доначисление отпуска, начисление по больничному, продление отпуска происходят в одном месяце.
Описание действий:
1. Расчет отпускных производится двумя месяцами (27.05 — начисление и 05.06-доначисление).
2. Начисление по больничному производится 23.06.2016. Т.к. больничный начисляется в том же месяце, что и отпуск, а отпуск в свою очередь будет продлен в этом же месяце, то перерасчеты начислений и НДФЛ делать нет необходимости.
3. Продление отпуска на количество дней болезни осуществляется путем создания нового документа «Начисление отпуска», но без начислений.
4. Отражение в 6-НДФЛ.
В каких случаях может понадобиться перерасчет отпускных?
Расчет оплаты отдыха работника основывается на сумме среднедневного заработка и количестве дней отпуска. Логично, что их изменение неминуемо отразится не только на сумме, причитающейся работнику, но и на подоходном налоге.
О том, как корректно отразить отдых работника в отчетности, узнайте в статье «Как правильно отразить в форме 6-НДФЛ отпускные?».
Приведем основные ситуации, в которых перерасчет отпускных неизбежен:
- Ошибка при расчете отпускных или среднего заработка.
- Дополнительные начисления сумм оплаты труда, произошедшие после начала отпуска (например, выплачена премия за прошлый год).
- Принятие решения о повышении окладов персонала после начала отдыха работника.
- Болезнь сотрудника во время отпуска.
- Отзыв из отдыха в связи с производственной необходимостью.
Рассмотрим, как такие изменения правильно отразить в форме 6-НДФЛ.
Стоимость зависит от качества бланков и срочности выполнения. Наши расценки вполне доступны, в чем предлагаем убедиться покупателям самостоятельно. Средняя стоимость образовательных бумаг, изготовленных на бланках ГОЗНАК, находится в диапазоне 17-20 тысяч рублей. На сумму влияет, нужен клиенту красный диплом или обычный, выбрал он документ об окончании ПТУ или доктора наук.
Если провести несложный сравнительный анализ между ценой купленного документа и величиной тех затрат, которые несет студент очной формы обучения в Вузе, можно заметить – разница составляет десятки раз. За шесть лет учебы приходится заплатить сотни тысяч рублей, а еще нужно все это время питаться и одеваться, нести транспортные расходы и покупать канцтовары. Покупка готового диплома обходится дешевле, ведь его цена его равна одной заработной плате за месяц, а изготовление занимает пару дней.
Также в большинстве учебных заведений используются устаревшие программы обучения, и студентам на первых курсах дают много теоретических знаний, напрямую не связанных с выбранной профессией. Учеба растягивается на несколько лет вместо того, чтобы дать нужную информацию и за кратчайшие сроки подготовить молодого специалиста. Так для чего впустую расходовать столько денег, сил и времени, если можно купить диплом?
Отпуск с последующим увольнением
Работница взяла отпуск с 5 по 28 августа с последующим увольнением. Зарплата за первые четыре дня августа и отпускные были выплачены одной суммой 2 августа, при этом НДФЛ удержан полностью. Какие даты надо проставить в строках 100, 110 и 120 раздела 6-НДФЛ?
Несмотря на то, что работодатель перечислил сотруднице все причитающиеся ей выплаты одной суммой, речь идет о двух самостоятельных выплатах — заработная плата за четыре рабочих дня августа и отпускные. Этот момент нужно учитывать при формировании раздела 2 расчета 6-НДФЛ, так как по правилам последнего абзаца пункта 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ в отношении доходов, имеющих разные дату фактического получения (строка 100), или срок перечисления налога (строка 120), строки 100 — 140 заполняются в отношении каждой выплаты.
Вести учет НДФЛ в веб‑сервисе, формировать и сдавать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет
Перейдем к определению указанных дат. В соответствии с пунктом 2 статьи 223 НК РФ в случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который был начислен доход.
В отношении среднего заработка, сохраняемого на период отпуска, статья 223 НК РФ не устанавливает особой даты фактического получения дохода. Следовательно, таковой признается день фактической выдачи (перечисления) денежных средств (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Поскольку не установлено иное, это правило применяется и в случае реализации сотрудником своего права на отпуск с последующим увольнением (ч. 2 ст. 127 ТК РФ).
Соответственно, если последним днем работы, за который увольняемой сотруднице начисляется заработная плата, в рассматриваемом случае является 4 августа, то именно этот день будет признаваться датой фактического получения дохода в виде зарплаты (хотя реально она была выдана 2 августа). В отношении отпускных датой фактического получения дохода будет день выплаты денег, то есть 2 августа.
Как видим, данные выплаты имеют разные даты фактического получения дохода. А значит, строки 100 — 140 раздела 2 расчета 6-НДФЛ по этим суммам нужно заполнять отдельно. При этом следует учитывать, что в силу пункта 4 статьи 224 НК РФ налоговые агенты удерживают НДФЛ при фактической выплате денег. Согласно пункту 6 статьи 226 НК РФ, удержанный налог надо перечислить в бюджет не позднее следующего рабочего дня после его удержания. Исключение составляют, в частности, выплаты в виде отпускных: по ним налог нужно перечислить в последний день месяца, в котором производились данные выплаты (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).
Пример 3
В описанной ситуации (отпуск с последующим увольнением) раздел 2 расчета 6-НДФЛ за девять месяцев заполняется следующим образом.
По заработной плате:
- Строка 100 «Дата фактического получения дохода» — 04.08.2016;
- Строка 110 «Дата удержания налога» — 02.08.2016;
- Строка 120 «Срок перечисления налога» — 03.08.2016;
- Строка 130 «Сумма фактически полученного дохода» — сумма выплаченной заработной платы;
- Строка 140 «Сумма удержанного налога» — сумма НДФЛ, удержанного при выплате заработной платы.
По отпускным:
- Строка 100 «Дата фактического получения дохода» — 02.08.2016;
- Строка 110 «Дата удержания налога» — 02.08.2016;
- Строка 120 «Срок перечисления налога» — 31.08.2016;
- Строка 130 «Сумма фактически полученного дохода» — сумма выплаченных отпускных;
- Строка 140 «Сумма удержанного налога» — сумма НДФЛ, удержанного при выплате отпускных.
Матвыгода при частичном погашении займа
С работником заключен договор беспроцентного займа. 18 августа 2016 года он вернул часть займа, с которой была исчислена материальная выгода и рассчитан НДФЛ. Как правильно заполнить строки 100 — 120 в форме 6-НДФЛ? На какую дату нужно считать материальную выгоду — на дату возврата (18 августа) или на 31 августа 2016 года?
Согласно пункту 3 статьи 226 НК РФ, исчисление НДФЛ производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со статьей 223 НК РФ. В подпункте 7 пункта 1 статьи 223 НК РФ установлено, что дата фактического получения дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах определяется как последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства.
Таким образом, датой фактического получения дохода в виде матвыгоды от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами является последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены эти средства, вне зависимости от даты погашения кредита (частичного или полного). Этот вывод подтверждается письмом Минфина России от 07.04.16 № 03-04-06/19792. Соответственно, в рассматриваемой ситуации организация обязана определить сумму дохода в виде материальной выгоды не на дату возврата части займа, а на последнее число месяца. Удержать исчисленный налог необходимо при любой последующей денежной выплате. При этом сумма удержания не может быть более 50 процентов от выплаты (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ).
Однако при заполнении строк 110 — 120 раздела 2 расчета 6-НДФЛ возможны два варианта действий. Так, если следовать логике, изложенной в вопросе 2 письма ФНС России от 01.08.16 № БС-4-11/13984@, по этим строкам надо проставить нули. С одной стороны, это объяснимо, так как дата удержания и дата перечисления налога на дату возникновения дохода не известны. Но с другой стороны, такой подход не совсем соответствует правилам заполнения этих строк, указанным в Порядке заполнения расчета 6-НДФЛ. Заметим, что ранее ФНС России в письме от 28.03.16 № БС-4-11/5278@ (далее — письмо № БС-4-11/5278@) разъясняла, что по этим строкам отражаются дата начисления дохода (строка 110) и следующий рабочий день (строка 120). Такой подход больше соответствует Порядку заполнения расчета 6-НДФЛ, но не совсем соответствует правилам пункта 4 статьи 226 НК РФ. Поскольку другие разъяснения на этот счет нам не известны, будем исходить из порядка, предложенного ФНС России.
Пример 4
С учетом изложенного, доход в виде материальной выгоды при частичном возврате в августе беспроцентного займа можно отразить в раздел 2 расчета 6-НДФЛ за девять месяцев следующим образом:
- По строке 100 «Дата фактического получения дохода» — 31.08.2016;
- По строке 110 «Дата удержания налога» — 00.00.0000 (или 31.08.2016);
- По строке 120 «Срок перечисления налога» — 00.00.0000 (или 01.09.2016);
- По строке 130 «Сумма фактически полученного дохода» — сумма дохода в виде материальной выгоды;
- По строке 140 — 0 (если по состоянию на 31 августа налог не был удержан из выплат сотруднику; письмо № БС-4-11/5278@), либо удержанная сумма (если 31 августа была выплачена зарплата, и был удержан налог).
Что отличает отпускные и больничные по части НДФЛ?
В форму 6-НДФЛ наряду с обычными выплатами, облагаемыми налогом на доходы физлиц, попадают отпускные и больничные. В отличие от заработной платы, выплачиваемой через каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ), их начисляют:
- отпускные — при оформлении отпуска с выплатой не позже 3 календарных дней до его начала (ст. 136 ТК РФ);
ВНИМАНИЕ! Чтобы не ошибиться с датой выплаты отпускных и не попасть на штраф от трудовой инспекции и на проценты за просрочку выплат работникам, прочтите нашу публикацию «Если отпуск с понедельника, выдать отпускные в пятницу нельзя».
- больничные — в течение 10 календарных дней после получения от работника соответствующего документа и выплачивают вместе с ближайшей зарплатой (п. 1 ст. 15 закона РФ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ»).
ВАЖНО! Работодатель с 2021 года оплачивает только первые 3 дня больничных и некоторые пособия. Остальные выплаты осуществляет ФСС напрямую, т.к. с 2021 года по всей России действует пилотный проект.
При различиях в сроках начислений и выплат для отпускных и больничных существуют одинаковые правила для определения:
- даты признания дохода полученным для целей расчета НДФЛ — он соответствует дате выплаты дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ);
- срока для уплаты НДФЛ — ей является последняя дата месяца, в котором сделаны выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
В части последнего срока отпускные и больничные отличаются от всех прочих доходов, НДФЛ с которых должен платиться не позже первого рабочего дня, наступающего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Переходящие отпускные в 6-НДФЛ: примеры заполнения
Отпускные – это доход, подлежащий налогообложению. Налог изымается из дохода сотрудников. Сумма налога, удержанная по отпускным, вносится в специальную форму 6-НДФЛ. Работодатели в 6-НДФЛ начисленный отражают доход по всем работникам, удержанный и перечисленный налог, а также даты выплат, удержаний и перечислений НДФЛ.
На практике встречаются ситуации, когда отпускные выплачиваются в одном месяце, а налог перечисляется в другом месяце. Или отпуск является переходящим из одного месяца в другой. Рассмотрим, как правильно произвести выплаты и отразить в форме 6-НДФЛ суммы налога, если отпускные переходящие?
Переходящие отпускные в 6-НДФЛ учитываются по дате выплаты дохода работнику. Это относится к отпускам, выпадающим на несколько месяцев, и тех, которые начинаются с первых дней месяца, но деньги за них выплачены в предыдущем месяце.
В бухгалтерской практике встречаются различные ситуации, когда в расчете нужно отражать переходящие отпускные. Например, человек уходит в отпуск в марте, а приступить к работе должен в апреле. Или, например, ситуация, когда сотрудник уходит в отпуск в мае, а отпускные получил в апреле.
Как в таких ситуациях правильно заполнить расчет и когда необходимо перечислить НДФЛ? Переходящие отпуска в форме отражаются на тех же основаниях, что и обычные. Сумму отпускных, переходящих из одного месяца в другой не делят по частям, а отражают в доходах по дате выплаты.
Расчет 6-НДФЛ включает в себя всего два раздела, но при их заполнении часто возникают вопросы. Доходы и налог отражаются в I разделе нарастающим итогом. Здесь отображаются данные о начисленном доходе, сумме насчитанного и удержанного НДФЛ.
Итоговая сумма по всем отпускным за отчетный период учитываются в строке 020. Автоматически в строке 040 отражаются начисленные суммы по НДФЛ. Если удержание фактически произошло, то этот факт должен быть отражен в строке 070.
- Во II разделе указываются данные о дате выплаты отпускных, дате окончания месяца, в котором были выплачен доход, начисленных суммах выплат и налога.
- Как рассчитать НДФЛ с отпускных по переходящему отпуску, смотрите в рекомендации Системы Госфинансы Далее рассмотрим, как отразить переходящие отпускные в 6-НДФЛ.
- Пример заполнения 6-НДФЛ при переходящих отпускных
Рабочему Королькову Г.Д. положен ежегодный отпуск с 22 июня по 4 июля 2018 включительно. Бухгалтерия рассчитала отпускные и выплатила их 19 июня 2018: начислено 15600 руб., НДФЛ с отпускных – 2028 руб. (15600 руб. х 13%).
Изменения в компенсации отпуска в 2021 году
В 2021 году изменений в расчете и порядке выплаты компенсации за неиспользованный отпуск не произошло. Рассчитывают суммарный размер материального вознаграждения по прежним формулам с учетом заработной платы, прочих доходов и фактически отработанных сотрудником дней. Как и раньше организация оплачивает только дополнительные отпуска и дни, превышающие стандартный отдых в количестве 28 календарных дней, а женщины в декрете и несовершеннолетние сотрудники обязаны отдыхать положенный удлиненный отдых.
Законодательство запрещает предприятиям оплачивать дополнительный отпуск рабочим, трудящимся во вредных условиях — последние отдыхают в среднем 40 календарных дней. Точное число суток определяет трудовой договор и ТК РФ.
Изменился только порядок финансовой и налоговой отчетности. С 2017 года все налоговые выплаты и страховые взносы контролирует ФНС России. Поэтому налоговиками введена новая форма декларации и подсчета пошлин — ЕРСВ (единый расчет страховых взносов). Теперь предприятия вносят сведения о расходах на работников в эту декларацию, в том числе компенсационные выплаты за неотгуленный отдых сотрудников.
Компания выдает отпускные с опозданием
Компания перечислила сотруднику отпускные уже после того, как он ушел в отпуск.
Компания обязана перечислить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если компания выдала деньги с опозданием, то дата получения дохода не меняется. Это будет день фактической выдачи отпускных. Поэтому не имеет значения, заплатила компания отпускные с опозданием или нет.
В строках 100 и 110 в любом случае отражайте день выдачи. В строке 120 запишите крайний срок перечисления НДФЛ. Для отпускных это последний день месяца, в котором компания выдала деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ). За задержку отпускных работодатель должен заплатить сотруднику компенсацию — не менее 1/300 ставки ЦБ РФ. Компенсация за задержку зарплаты или отпускных не облагается НДФЛ (п. 2 ст. 217 НК РФ, письмо ФНС России от 04.06.13 № ЕД-4-3/10209). Поэтому такую выплату в расчете не отражайте.
- Переходящими отпускными признаются выплаты, срок перечисления НДФЛ по которым пришелся на следующий квартал. Такая ситуация возникает, когда последний день месяца выпадает на выходной или праздничный день.
- Переходящие отпускные отражаются в Разделе 1 (кроме строки 070) того периода, в котором они были выплачены, и в Раздел 2 периода, в котором был перечислен налог в бюджет. Например, июньские отпускные войдут только в Раздел 1 отчета за полугодие. В раздел 2 они войдут уже в отчет за 9 месяцев.
- В строке 070 Раздела 1 переходящие отпускные включаются в том периоде, в котором налог уплачен в бюджет. Если по июньским отпускным налог перечислен до конца месяца, его нужно включить в строку 070 Раздела 1 отчета за полугодие. Если НДФЛ перечислен 1 июля — его необходимо отразить в строке 070 Раздела 1 отчета за 9 месяцев.