Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выплаты сотруднику за аренду автомобиля». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По новой редакции закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, расчетом считается получение и выплата денежных средств наличными деньгами или в безналичном порядке за товары, работы, услуги (абз. 20 ст. 1.1 закона 54-ФЗ), и применение ККТ при осуществлении расчетов обязательно всеми организациями и ИП (п. 1 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). Таким образом, при перечислении денежных средств сотруднику в счет внесения арендной платы по договору аренды ТС организация должна пробить кассовый чек.
Применение онлайн-касс при аренде авто
Исключение, действовавшее до 01.07.2019, — если оплата произведена в банке через кассира-операциониста (п. 4 ст. 4 закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Однако стоит сделать ремарку о том, что трактовка положений закона 54-ФЗ разнообразна. До сих пор эксперты и специалисты ФНС и Минфина не пришли к единому мнению о необходимости пробивать чек по договорам ГПХ. На данный момент безопаснее пробить чек, особенно если предприятие уже применяет онлайн-кассы.
Сдача в аренду машины индивидуальным предпринимателем
Налогообложение сдачи в аренду автомобиля у ИП происходит следующим образом: предприниматель платит налог с дохода (НДФЛ или налог при УСН) от сдачи автомобиля в аренду согласно своей системе налогообложения (если он применяет ОСНО, то необходимо еще заплатить НДС), а также фиксированные страховые взносы за себя.
Если же заключен договор аренды автомобиля с экипажем — налогообложение меняется лишь при наличии работников. То есть, если водителем выступает сам ИП, выплаты аналогичны выплатам при аренде без экипажа. Если же водителем является работник ИП, то с заработной платы, начисляемой этому работнику, ИП платит все социальные страховые взносы и НДФЛ как работодатель. При этом фиксированные страховые взносы за себя ИП также уплачивает.
В зависимости от обязанностей, прописанных в договоре аренды, ИП-арендодатель может учесть у себя в расходах документально подтвержденные затраты в соответствии со своей системой налогообложения.
ТК РФ предполагает следующие нормативы компенсации:
– проведение текущего ремонта;
– расходы на приобретение топлива и ГСМ;
– платы за парковку в течение рабочей смены и мойку автомобиля.
Остается вопрос: нужно ли удерживать налог с такой выплаты?
Компенсация, выплаченная сотруднику за использование его личного автомобиля, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но все это работает только при наличии целого пакета документов. Это подтверждается письмами Минфина России от 12.09.18 № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170.
Бухгалтерский учет аренды автомобиля
Основанием для включения в бухучет данных относительно аренды авто является приемочный акт, в котором подробно отражены стоимость, пробег, итоги техосмотра, регистрационный номер основного соглашения.
При этом этот транспорт арендатору следует отметить на забалансовом счете 001, проводка имеет вид – Д001. При прекращении аренды автомобиль снимается с забалансового учета, при этом выполняется запись К001. На арендованное транспортное средство рекомендуется завести инвентарную карточку.
Обратите внимание: автомобиль, взятый в аренду, в бухучете не приходуется на баланс на 01 счет, так как не является собственностью компании. Амортизацию арендатор не начисляет.
Платежи, проведенные по использованию арендованного автомобильного транспорта, отражаются на счетах согласно той деятельности, которую ведет предприятие.
Для этого используются бухгалтерские проводки: Д 20, 23, 25, 26, 29, 44 К 60, 73, 76.
Для отражения аренды автомобиля арендатором в бухучете применяются следующие бухгалтерские проводки:
- Д 20, 44 К 76 – проводка по начислению арендной платы;
- Д 76 К 68 – проводка по удержанию НДФЛ с оплаты использования имущества, взятого в аренду у физического лица;
- Д 76 К 50, 51 – проводка по оплате за эксплуатацию арендованного ТС.
Если автомобиль берется у сотрудника физического лица, то вместо счета 76 берется счет 73.
Если же арендодатель весь свой бизнес строит на сдаче автомобильного транспорта в найм, то им используются следующие бухгалтерские проводки для бухучета передачи имущества в аренду и получения дохода:
- Д 76 К 90.1 (91.1) – проводка по отражению начисления платы за сданный в аренду автомобиль;
- Д 51 К 76 – проводка по получению оплаты от арендатора.
Основное средство, сдаваемое в аренду, учитывается в бухучете у арендодателя на отдельном субсчете 01 счета.
Амортизацию по автомобилю продолжает начислять арендодателя, ежемесячно отражая проводки вида Д 20 (44) К 02.
Фирма использует личный автомобиль сотрудника: учет и налогообложение
Относительно включения компенсационных расходов в расчет налога на прибыль следует отметить, что работодатель, использующий ТС сотрудника по трудовому договору, вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль не на фактическую сумму выплаченных средств, а лишь на определенную ее часть, в соответствие с установленным лимитом.
Подробнее об учете компенсации за пользование авто сотрудника (по трудовому договору) в расчете налога на прибыль – в таблице ниже.
| Вид используемого ТС | Сумма расходов, включаемых в расчет налога на прибыль | |
| ОСНО, УСН 15% | УСН 6%, ЕНВД, ПСН | |
|
Грузовой автомобиль |
В размере утвержденной суммы компенсации, а также фактически понесенных расходов в течение отчетного периода |
Расходы, возмещенные сотруднику, не отражаются в налоговом учете |
|
Легковой автомобиль с объемом свыше 2.000 куб. |
Не более 1.500 руб./мес. |
|
|
Легковой автомобиль с объемом до 2.000 куб. |
Не более 1.200 руб./мес. |
|
| Мотоцикл |
Не более 600 руб./мес. |
Расходы на аренду автомобиля
Способы оформления использования транспорта (в том числе личного) в служебных целях
- Аренда автомобиля (в том числе личного) • Аренда с экипажем По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). • Аренда без экипажа Заключив такой договор, организация просто получает автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).
- Выплата компенсации за использование личного автомобиля сотрудника • Аренда автомобиляЗаключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в п.3 ст. 607 ГК РФ. В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.
Акт оказанных услуг по аренде автомобиля нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре (ежемесячно, ежеквартально). В бухучете стоимость арендованного автомобиля отражается на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. Амортизация на автомобиль, который не числится на балансе, не начисляется.
Начислена аренда автомобиля: проводки, аренда автомобиля в командировке налоговый учет для физ лиц
А можно ли уменьшить налогооблагаемую прибыль предприятия за счет аренды транспортного средства?
Что указать в договоре аренды автомобиля?
Как платить аренду за пользование автомобилем физическому лицу в командировке: налом или безналом?
Нужно ли платить с таких арендных платежей НДФЛ?
Облагается ли данная арендная плата страховыми взносами?
Какие проводки сделать?
Подобные вопросы возникают у бухгалтера предприятия, когда предприятие собирается арендовать автомобиль у физ. лица. Но вот только надо ли с этой аренды платить налоги в бюджет или нет? Как быть и что делать? Бухгалтер, особенно молодой, начинает сомневаться и может вовсе оставить эту затею с арендой. Так вот, ничего страшного и сложного в таком договоре нет.
Стоит поступить следующим образом.
Составляете с физ. лицом договор аренды транспортного средства без экипажа. По такому договору Вам предоставляется автомобиль за плату без водителя. Срок и сумму арендной платы, а также сроки е способ ее выплаты тоже оговариваете в договоре. ПРИМЕР.
ИП Соколов А. С. занимается розничной и оптовой торговлей. Для доставки товаров ему необходим автомобиль. Поэтому ИП Соколов А.С. заключил договор аренды автомобиля без экипажа с неким Аполяном Д.М. сроком на 6 месяцев. Сумма аренды составляет 7 тыс. рублей в месяц. Выплата производится 5 числа месяца, следующего за месяцем пользования автомобилем, через кассу.
Как отразить в бухгалтерском учете расчеты по арендной плате за автомобиль, арендуемый у физического лица, не являющегося работником организации и ИП?
1. Разберемся с вопросом, из каких денег можно оплачивать данную аренду: из выручки, поступившей в кассу или надо снимать деньги с расчетного счета?
В Указаниях Банка России написано, что оплачивать аренду недвижимого имущества можно деньгами, полученными в кассу из банка. Про оплату аренды движимого имущества ничего не написано в данных Указаниях. А это значит, что для соблюдения требований по ведению кассовых операций, деньги для оплаты за аренду автомобиля стоит получать из банка.
2. Надо ли платить с арендной платы НДФЛ и страховые взносы?
Арендная плата за пользование автомобилем является доходом физического лица Аполяна Д.М. Значит с нее надо уплачивать НДФЛ в размере 13%. ИП Соколов А.С. выступает налоговым агентом и, соответственно, исчисляет НДФЛ, удерживает его с выплачиваемого дохода и перечисляет в бюджет.
Оплатить ИП Соколов А.С. удержанный НДФЛ в бюджет должен до выплаты арендной платы Аполяну Д.М., т. 5 числа месяца, следующего за месяцем пользования автомобилем.
Арендная плата за пользование автомобилем не облагается страховыми взносами, т.к. не является объектом обложения.
3. Можно ли отнести арендные платежи к расходам, уменьшающим доходы от реализации?
Да, можно отнести в том месяце, за который аренда начисляется.
4. Корреспонденция счетов
Ежемесячно в течение срока действия договора аренды
Так что, ничего страшного в учете аренды автомобиля нет. Смело уменьшайте свою налогооблагаемую прибыль на сумму расходов по аренде автомобиля.
С помощью кадровых документов устанавливается кто, для каких целей эксплуатирует транспортное средство. К ним относят приказ о закреплении арендованного автомобиля за тем или иными сотрудником. В случае повреждения авто или ДТП ответственность перед компанией понесет сотрудник, указанный в приказе.
Приказ распространяется на все категории автомобилей, включая спецтехнику.
Приказы не имеют унифицированной формы, потому их составление лежит на плечах сотрудников организации. При этом оформить его можно как от руки, так и на компьютере.
Главный критерий этого документа — оригинальная подпись генерального директора компании или же его доверенного лица. Необходимость использования печати существует лишь в том случае, если она установлена в учетной политике компании. После составления бумага отправляется в журнал учета распорядительных документов.
Несмотря на отсутствие стандартизации, приказ должен соответствовать перечню требований. Так, в шапке нужно отразить:
- название организации;
- название и номер документа;
- город или населенный пункт;
- дату составления;
- обоснование для создание приказа.
При обосновании создания приказа следует отметить необходимость эксплуатации авто в интересах компании.
В основной части указывают:
- информация об авто (идентична той, что в договоре);
- должность и Ф.И.О. работника, за которым будет закреплен транспорт;
- лицо, ответственное за исполнение приказа;
- приложения к документу (акт осмотра и передачи ТС).
Тонкости налогообложения
Может ли ИП сдавать в аренду автомобиль? Да, может. По закону это обычная коммерческая деятельность, направленная на получение прибыли. Открыть ИП для аренды автомобилей может любое заинтересованное лицо при наличии соответствующего автопарка.
Как происходит начисление налогов? Если открыто ИП по аренде автомобилей, то налогообложение зависит от разных факторов (количество машин, наличие работников).
Рассмотрим по отдельности каждый из них:
- ИП сдает в аренду автомобиль физическому лицу. Независимо от формы налогообложения (ОСНО, УСН), закон требует документального подтверждения расходов (ст.252 НК РФ). Если ИП сдает в аренду автомобиль по упрощенной системе, то ему нужно уплачивать налог в размере 6% от полученного дохода. Дополнительно потребуется оплачивать транспортный налог (ст.ст.356-357 НК РФ). ИП, который находится на ОСНО необходимо платить НДС в размере 18% (ст.143 НК РФ).
- ИП сдает в аренду автомобиль ООО. Сумма налогового сбора будет зависеть от формы налогообложения арендатора и арендодателя. При ведении деятельности на УСН ООО включает арендные платежи в расходы, уменьшая налогооблагаемую базу.
- ИП сдал в аренду грузовой автомобиль ООО с одним учредителем. Иногда транспортное средство сдается предприятию, которое оформлено на жену предпринимателя. Подобный вариант возможен для оптимизации расходов. При заключении договора аренды, ООО указывает в графе расходы плату за аренду грузовых автомобилей. ИП уплачивает налоги в соответствии с налоговым режимом (ОСН, УСН). При оформлении найма грузового автотранспорта, находящегося в собственности ИП, также можно использовать налоговые льготы по уплате транспортного сбора. Условием их предоставления является регистрация в системе Платон (ст.361.1 НК РФ)
- Аренда автомобилей ИП на ЕНВД. Осуществление перевозок пассажиров или грузов попадает под действие единого налога на вмененный доход (ст.346.26 НК РФ). Единственное ограничение для перехода на ЕНВД – наличие не более 20 машин. База доходности по грузовым перевозкам составляет 6 000 руб. ежемесячно. Физическим показателем вида деятельности будет количество транспортных единиц. При осуществлении пассажирских перевозок база составляет 1 500 руб., а расчет производится по количеству посадочных мест. Если кроме найма предоставляются услуги по ремонту, тогда базовая доходность увеличивается до 12 тыс. руб. и будет исчисляться по количеству работников (ст.346.29 НК РФ).
- ИП сдает в аренду личный автомобиль. Предпринимателю потребуется выплатить налог на прибыль и отчисления в ПФР и ФОМС. Сборы позже можно вычесть из удержанных налогов при ведении деятельности на УСН. Вторым вариантом может быть сдача в аренду автомобиля в качестве физического лица. В этом случае нужно оплатить НДФЛ в размере 13% от дохода.
- Аренда автомобиля у работника. Если на учете у ИП не состоит автомобиль, можно арендовать транспортное средство у работника.
Перевозки на подрядной основе
Когда транспортная организация по тем или иным объективным причинам не справляется с заказами, она вправе привлечь для перевозок помощника — стороннюю организацию. Как это повлияет на применение «вмененки» организацией, выступающей генеральным подрядчиком, привлекающим субподрядчика? За ответом обратимся к Письму Минфина России от 27.06.2011 N 03-11-06/3/75. Чиновники отмечают, что в Налоговом кодексе отсутствует понятие «автотранспортные услуги по перевозке пассажиров и грузов», нет и норм, описывающих отношения заказчика, подрядчика и субподрядчика. В связи с этим следует применять нормы гражданского законодательства.
Договорные отношения в сфере оказания автотранспортных услуг по перевозке грузов и пассажиров регулируются гл. 40 «Перевозка» ГК РФ. Исходя из нее под предпринимательской деятельностью в сфере оказания услуг по перевозке пассажиров и грузов следует понимать такую деятельность, связанную с оказанием платных услуг по перевозке пассажиров и грузов на основе соответствующих договоров перевозки. На основании п. 1 ст. 706 ГК РФ, если из закона или договора подряда не вытекает обязанность подрядчика выполнить предусмотренную в договоре работу лично, подрядчик вправе привлечь к исполнению своих обязательств других лиц (субподрядчиков). В этом случае подрядчик выступает в роли генерального подрядчика. В силу п. 3 указанной статьи ГК РФ генеральный подрядчик несет перед заказчиком ответственность за последствия неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств субподрядчиком, а перед субподрядчиком — ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение заказчиком обязательств по договору подряда.
В гл. 26.3 НК РФ нет ограничений в отношении применения ЕНВД в случае привлечения организацией, непосредственно оказывающей услуги по перевозке грузов, сторонних лиц и организаций в целях оказания данных услуг. Плательщиками единого налога на вмененный доход при осуществлении предпринимательской деятельности в сфере оказания услуг по перевозке грузов с привлечением для этих целей субподрядчиков будут признаваться только те организации или предприниматели, с которыми заказчики (потребители услуг) заключают договор на перевозку груза.
В случае оказания услуг по перевозке грузов в рамках договоров подряда (с привлечением субподрядчиков) при расчете суммы единого налога на вмененный доход следует учитывать количество автотранспортных средств субподрядчиков (количество ТС, привлеченных по договорам подряда). При превышении ограничения по количеству автотранспортных средств (20 ед.), установленного гл. 26.3 НК РФ в отношении предпринимательской деятельности в сфере оказания услуг по перевозке грузов, организация и (или) предприниматель утрачивают право на применение «вмененки». Ответ, прямо скажем, исчерпывающий. Остается лишь напомнить о необходимости получить от сторонней организации (субподрядчика) данные о количестве используемых ею ТС для расчета ЕНВД и проверки соблюдения ограничения.
Договор аренды личного автомобиля
При заключении такого договора нужно учесть, что оформляется он только как без экипажа (работник передает машину без услуг водителя).
При оформлении аренды имеются такие стороны выгоды и недостатков:
| Сторона | Выгода | Недостатки |
| Работодатель | Оформляется по акту приема-передачи и учет на счете 001 (арендованное авто), налоги за основное средство не платятся | Аренду нужно платить даже если работник не работает (отпуск, больничный), привязка к договору, приостановление действия такого договора не регулируется ГК РФ |
| Работник | Фиксированная стабильная выплата, если не предусмотрено договором другое | Получение арендной платы даже если не работает, если не предусмотрено договором другое, но размер арендной платы снижается на сумму НДФЛ |
Путевой лист как основной документ по использованию авто
Путевой лист является первичный документ, который подтвердит понесенные затраты по факту работы. Путевые листы обязательны к применению для подтверждения водителем законности использования ТС в целях основной деятельности и для признания расходов для налогообложения. На каждый вид ТС разработаны разные формы листа, но организация может сама разработать форму в зависимости от специфики деятельности с отражением обязательных реквизитов и утвердить его приказом руководителя.
Независимо от использования ТС, путевой лист необходим для:
- контроля ТС
- расчета заработной платы
- контроля расхода ГСМ
- амортизационных начислений
- учета затрат
- обоснованность перевозок для конкретного водителя
Аренда автомобиля без экипажа у физического лица
Условия передачи авто без услуг экипажа оговорены в ст. 642–649 Гражданского кодекса. В соответствии с условиями договора аренды автомобиля без экипажа у физического лица арендодатель получает от арендатора вознаграждение, с которого юрлицо, арендующее авто, должно удержать НДФЛ.
При этом обязанности удерживать страховые сборы с физлица у арендатора не появляется ввиду того, что предметом договора аренды транспортных средств является передача в пользование имущества физлица, а не оказание им услуг или выполнение работы.
Такой вид услуг, как передача в аренду автомобиля (так же как и любого другого имущества, кроме имущественного права на авторские произведения и т. п.), не является объектом для удержания страховых взносов (п. 4 ст. 420 НК РФ).
Аналогичное мнение о том, что с арендной платы за автомобиль с физлица-арендодателя не удерживаются страховые взносы, высказано в письме Министерства здравоохранения от 12.03.2010 № 550-19.
Как избежать уплаты страховых взносов?
Существует несколько способов избежать уплаты страховых взносов. Самым распространенным является оформление трудовых отношений с сотрудником, имеющим автомобиль, на который впоследствии оформляется договор аренды. То есть работодатели заранее, размещая объявления о найме на работу, указывают такое условие, как наличие авто. Это условие предполагает, что деятельность нового сотрудника будет связана с разъездами, для чего ему понадобится автомобиль.
Также авто может быть арендовано и уже у работающего по трудовому контракту сотрудника в случае возникновения такой необходимости. Таким образом, заключается лишь договор аренды автомобиля без экипажа, а значит, что по такому договору не будет удержаний страховых взносов. Что же касается удержания страховых взносов с зарплаты сотрудника, который выступает арендодателем и управляет этим же авто, то они и так должны удерживаться.
Предостережение, содержащееся в п. 2 ст. 635 ГК РФ, относительно того, что члены экипажа должны быть трудоустроены у арендодателя, касается тех случаев, когда для управления и техобслуживания арендованного автомобиля арендодатель нанимает сторонних лиц. Если же он сам выполняет эти функции, то это предостережение к нему не относится, ведь он не может сам с собой оформить трудовые отношения.
Другим способом ухода от уплаты страховых взносов является не заключение договора аренды, а компенсация затрат работника. Так, если работнику для выполнения своих трудовых обязанностей потребовалось воспользоваться автомобилем (не важно, своим или нет), то работодатель компенсирует ему эти затраты.
При этом важным условием является документальное обоснование понесенных затрат, ведь сумма компенсации не облагается НДФЛ, и с нее не удерживаются взносы (письма Минфина от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327, Минтруда от 25.07.2014 № 17-3/В-347), поэтому фискальные органы при проведении проверок особое внимание обращают именно на такие случаи.
Страховка на транспортное средство
Обязанность по страхованию автоответственности перед третьими лицами за вред, который может быть причинен в связи с эксплуатацией автомобиля (ОСАГО), лежит на арендодателе. Это условие прописано в ст. 637 ГК РФ с поправкой на то, что иной порядок может быть указан в договоре аренды.
Это означает, что по умолчанию затраты на страхование автомобиля, передаваемого в аренду, несет владелец авто, выступающий арендодателем в этой сделке. В свою очередь, если страховка будет оплачена арендатором по условиям договора, то это позволит ему снизить налогооблагаемую прибыль в соответствии со ст. 263 НК РФ.
О том, в каком объеме затраты на страхование авто будут приняты в расходы, читайте в статье «Нормативы, предусмотренные НК РФ».