Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы по учету основных средств». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Операции движения объектов основных средств оформляются унифицированными документами первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденными постановлениями Госкомстата Российской Федерации от 21.01.2003 № 7, от 30.10.1997 № 71а, Инструкцией №148н.
Для учета поступления и оприходования поступающих основных средств предназначены следующие документы:
— Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1)
— Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а)
— Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1б)
Они применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для:
а) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, — в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, — после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:
по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и др.;
путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;
б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.
Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному(ым) объекту(ам).
Для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой применяется накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2). Накладная выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объекта(ов) основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю.
Для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации применяют акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3). Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.
При переводе в основное стадо молодняка продуктивного и рабочего скота составляют акт на перевод животных из группы в группу (ф. 214 – АПК).
Документальное оформление и учет движения основных средств
Каждая запись на счетах бухгалтерского учета производится на основании первичных учетных документов, фиксирующих факт совершения той или иной хозяйственной операции.
Движение основных средств в ООО «Подземстрой-6» связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств.
Для учета основных средств в ООО «Подземстрой-6» используют следующие унифицированные формы первичной учетной документации (таблица 2.1).
Таблица 2.1
Унифицированные формы для учета ОС, используемые в ООО «Подземстрой-6»
|
Номер формы |
Наименование формы |
Применение формы |
|
ОС-1 |
Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме здании, сооружений) |
При поступлении и передаче ОС, кроме зданий, сооружений |
|
ОС-1а |
ОС-1 а — «Акт о приеме-передаче здания (сооружения) |
При поступлении и передаче ОС-зданий (сооружений) |
|
ОС- 1б |
Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) |
При поступлении и передаче групп ОС, кроме зданий, сооружений |
|
ОС-2 |
Накладная на внутреннее перемещение основных средств. |
При внутреннем перемещении ОС из одного агентства (отдела) в другой или со склада |
|
ОС-3 |
Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов |
При приеме-сдаче в ремонт (из ремонта),при реконструкции и модернизации объекта |
|
ОС-4 |
Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) |
При списании ОС (кроме автотранспортных средств) |
|
ОС-4а |
Акт о списании автотранспортных средств |
При списании автотранспортных средств |
|
ОС-6 |
Инвентарная карточка учета объекта основных средств |
Регистр аналитического учета ОС |
|
ОС-6а |
Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств |
Регистр группового аналитического учета ОС |
|
ОС-6б |
Инвентарная книга учета объектов основных средств |
Регистр ОС-формируется на основании инвентарных карточек ОС |
Поступающие основные средства принимает комиссия, назначаемая руководителем организации. Для оформления приемки комиссия составляет в одном экземпляре акт о приемке — передаче основных средств (форма ОС-1; форма ОС-1а; форма ОС-1б).
Акт утверждает директор филиала. При передаче основных средств другой организации акт составляют в двух экземплярах. На основании этих документов бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарные карточки основных средств.
Внутреннее перемещение основных средств из одного объекта (отдела) в другой, а также их передачу со склада в эксплуатацию оформляют накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств. Накладную выписывает в трех экземплярах работник отдела сдатчика. Первый экземпляр передают в бухгалтерию для записи в инвентарной карточке, второй остается у сдатчика для отметки о выбытии соответствующего объекта в инвентарном списке основных средств, третий передается получателю.
Ремонт основных средств
Для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации применяется Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3). Акт состоит из двух разделов:
1. Сведения о состоянии объектов основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию (инвентарный номер объекта, восстановительная (остаточная) стоимость, фактический срок эксплуатации).
2. Сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств (затраты на демонтаж, стоимость выполненного объема работ — по договору (заказу) и фактическая).
Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.
Если ремонт, реконструкцию, модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй — передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.
Как провести инвентаризацию основных средств: составляем приказ
Каждая перепись начинается именно с этого документа, который готовит руководитель организации. Можно пользоваться формой ИНВ-22 или создать свой типовой шаблон для этих целей.
Необходимо указать определенные пункты:
- наименование предприятия;
- дата, в которую начнется и завершится процесс;
- кто будет председателем и членами комиссии;
- насколько комплексной будет проверка (выборочная или полная);
- по какой причине инициируется;
- в какой срок следует сдать документацию в бухгалтерию.
Оформленный приказ должен быть зарегистрирован в журнале ИНВ-23, а затем – вручен главному проверяющему.
До того как начинать, следует проверить, есть ли в наличии:
- техпаспорта на все объекты;
- карточки учета;
- документы в случае если ОС сдаются в аренду.
Первичные документы – основания для учета вводимых основных фондов
Никакой имущественный актив не может возникнуть на предприятии «из ниоткуда»: его введение обязательно сопровождается рядом документальных подтверждений. На основании первичной документации, соответствующей конкретной группе производственных активов, и происходит оформление каждого объекта или их группы на балансовый учет. В зависимости от принадлежности к группе объектов, введение актива может сопровождать следующая «первичка»:
- акт приема-передачи – для приемки различных объектов предусмотрена определенная его форма (ОС-1а – предусмотрена для сооружений и зданий; ОС-1 – для остальных одиночных объектов; ОС-1б – для групп основных средств, исключая сооружения и здания);
- накладная (акт) приема оборудования – для оборудования, которому не требуется предварительный монтаж (форма ОС-14);
- акт (накладная) приема-передачи оборудования с целью произвести монтажные работы – форма ОС-15.
На каждый новый объект из поступивших в эксплуатацию основных фондов необходимо завести специальную инвентарную карточку по установленному образцу:
- для одиночного объекта ОС – по форме ОС-6;
- для нескольких сгруппированных объектов – по форме ОС-6а.
В ней средству присваивается уникальный инвентарный номер, постоянный на все время эксплуатации актива (обычно это порядковый номер в определенной серии).
Аналитический и синтетический учет ОС
Учет ОС ведется на основе Плана счетов на следующих синтетических счетах:
- Счет 01 «Основные средства» – показываются объекты основных средств в разрезе их разновидностей по первоначальной стоимости. Аналитический учет выполняется по разновидностям: здания, сооружения, передаточные устройства, машины и оборудование, транспортные средства, инвентарь, прочие. Существует также аналитический счет для отражения списания объектов ОС (01/9).
- Счет 02 «Амортизация основных средств» – показываются ОС в размере накопленной амортизации (то есть перенесенной на расходы части цены объекта). Аналитический учет выполняется аналогично, как и у сч.01
- Счет 03 «Доходные вложения» – используется для учета ОС приобретенных для получения дохода путем передачи их в аренду. Аналитический учет выполняется либо по видам ОС либо по арендаторам.
- Счет 07 «Оборудование к установке» – учитываются объекты ОС, для которых нужно проводить монтаж. Аналитический учет осуществляется по видам объектов.
- Счет 08 «Вложения во внеоборотные активы» – применяется для накопления первоначальной цены поступающих объектов. Здесь аккумулируются все расходы, связанные с покупкой ОС. Аналитический учет выполняется по видам вложений.
Зачем нужно оформлять документы при принятии к учету ОС?
Документальное оформление обосновывает совершаемые записи на бухгалтерских счетах. Суммы, отражаемые в учете, соответствуют данным документов, на основании которых сделаны проводки.
Важно! Если бухгалтер примет к учету поступившее основное средство без наличия документа, учтет затраты по приобретению без первички, то в дальнейшем будет невозможно обосновать наличие сумм на счетах.
Учет принятия к учету объекта ОС заключается в сборе всех затрат по приобретению на одном счете. Что входит в затраты при поступлении основных средств? Каждая затратная сумма вносится в учет на основании документа. Далее он подшивается для хранения в папку и при необходимости изымается для предъявления в качестве обоснования проведенных операций на бухгалтерских счетах.
Затраты невозможно будет учесть в расходах для налогообложения, если не будет документального основания — одного из обязательных условий для признания расхода в налоговой базе по налогу на прибыль или УСН доходы минус расходы.
Документальное оформление движения основных средств
Текущий учет основных средств по поступившим объектам сопровождается оформлением одного из следующих документов:
- Инвентарная карточка учета объекта ОС (ОС-6);
- Инвентарная карточка группового учета объектов ОС (ОС-6а);
- Инвентарная книга учета объектов ОС (ОС-6б);
Помимо этого, для оформления следующих операций Госкомстатом предусматриваются следующие документы:
| Наименование документа | Для чего применяется |
| Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ОС-15) | Для отражения приема или передачи в монтаж объектов ОС |
| Акт о выявленных дефектах оборудования (ОС-16) | При обнаружении дефектов в оборудовании |
| Накладная на внутреннее перемещение объектов ОС (ОС-2) |
Для отражения внутреннего перемещения ОС |
| Акт о приеме-сдаче объектов ОС из ремонта, реконструкции, модернизации (ОС-3) | Для отражения приемки и сдачи ОС из ремонта |
Первичные документы по учету основных средств в сельскохозяйственных предприятиях
1. Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (форма N ОС-1). Данный первичный учетный документ на предприятиях АПК используется для оформления включения отдельных объектов основных средств и ввода их в эксплуатацию, как в растениеводстве, таки в животноводстве. Кроме того документ так же используется для учета выбытия основных средств. При приемке – передачи объектов основных средств от бывших владельцев к новому собственнику, составляется два экземпляра акта, первый из которых остается у передающей стороны, а другой передается принимающей стороне. Акт составляет, соответственно, та организация,которая сдает объект основных средств. В приложение к акту прилагается техническая документация на объект основных средств. Один экземпляр акта оформляется в том случае, если основные средства приобретены как товар у продавца или основные средства созданы самим кооперативом.
2. Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов (форма N ОС-3). Данный первичный учетный документ на сельскохозяйственных предприятиях используется для оформления приема и ввода в эксплуатацию объектов основных средств, которые были отремонтированы или модернизированы. При осуществлении ремонта и модернизации объекта основных средств сторонней организацией, например предприятие агропромышленного комплекса может заказывать реконструкцию кузовов грузовых автомобилей и установку на отдельные автомобили отвалов, у специализированной организации, в таком случае оформляются два экземпляра акта. Первый, из которых,остается у передающей стороны (исполнителя), а другой передается принимающей стороне (собственнику объекта основного средства).
3. Акт о списании основных средств (форма N ОС-4). Данный первичный учетный документ в сельском хозяйстве используется для оформления списания (ликвидации) объекта основных средств. Формируется акт на основе приказа директора предприятий. Как правило, на с/х предприятиях основные средства списываются в связи с высоким уровнем их износа, еще раз стоит отметить что общий уровень износа основных производственных фондов в сельском хозяйстве по состоянию на конец 2017 года в среднем составляет 55%.
4. Инвентарная карточка учета основных средств (форма N ОС-6). В сельском хозяйстве аналитический учет объектов основных средств ведется в инвентарных карточках. В инвентарной карточке учета объекта основных средств сельскохозяйственной организации отражается наименование объекта основных средств, его расположение и организация изготовитель. Кроме того, в карточке указывается инвентаризационная группа к которой относится объект основных средств, его заводской и инвентарный номер. На второй странице инвентарной карточки указываются виды ремонта основного средства. Карточки открываются для каждого объекта основных средств, в т.ч. и на объекты которые арендуются кооперативом у других организаций.
5. Инвентарная карточка учета многолетних насаждений (форма N 109-АПК). Данный первичный учетный документ в сельскохозяйственных организациях составляется на каждый вид и породу многолетних насаждений. В данной инвентарной карточке указывается местоположение многолетних насаждений, площадь и схема посадки.Кроме того, указывается количество, возраст посадки деревьев и кустарников и другие инвентарные сведений.
6. Акт на оприходование земельных угодий (форма N 111-АПК). Данный первичный учетный документ в сельском хозяйстве используется для принятия к учету земельных угодий, которые имеют стоимостную оценку. В акте указывается полная характеристика объектов, а именно: их вид,земельная площадь, балансовая стоимость, оснований приобретения и т.п.
Земельные угодья занимают особое место в деятельности предприятий сельскохозяйственной сферы деятельности. Это главный объект основных средств и основной предмет приложения труда. При этом земля имеет существенные отличия от других средств производства:
- не изнашивается и не амортизируется;
- при правильном использовании может улучшать свои свойства (например, в части повышения плодородия);
- не является объектом, создаваемым человеком;
- земельный участок нельзя изготовить, заменить, переместить.
Земельные участки могут использоваться предприятием на праве собственности, пользования или аренды.Соответственно, бухгалтерский учет должен вестись таким образом, чтобы обеспечивалась аналитика по этому аспекту как на балансе, так и на забалансовых счетах.
При оприходовании земля в сельском хозяйстве оценивается:
- по затратам на покупку;
- стоимости имущества, обмениваемого на земельный участок (при мене);
- рыночной стоимости на дату оприходования(при безвозмездном получении);
- соглашению сторон.
На сельскохозяйственных предприятиях аналитический учет земельных угодий обеспечивается в разрезе:
- действующих сельскохозяйственных угодий(они, в свою очередь, подразделяются по использованию: пашни, многолетние культурные насаждения (сады, виноградники), пастбища, сенокосы и т. д.);
- земель под паром (отдыхающих для восстановления плодородия);
- площадей лесов и древесно-кустарниковых посадок (защитных полос для других объектов землепользования);
- земель под водой и на стадии мелиорации;
- земель под дорогами, прогонами и просеками;
- земель под общественными постройками;
- прочих земель в зависимости от их назначения и использования.
Документальное оформление списания ОС
Для списания ОС используются акты формы ОС-4, ОС-4а и ОС-4б. Документы оформляют в 2 экземплярах и подписываются членами комиссии, после чего утверждаются руководителем. Один экземпляр нужен для представления в бухгалтерию, а второй – для сотрудника, ответственного сохранность.
Когда списывается ТС, в бухгалтерию передают документ, означающий снятие его с учета. В акте указывается следующие сведения:
- первоначальная и остаточная стоимость ОС;
- начисленная амортизация;
- данные о расходах, связанных с ликвидацией ОС;
- иная информация.
Формы первичных документов
В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.
Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).
Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.
В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.
Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.
Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).
Применяется для оформления выемки отдельных инвентарных объектов, предметов основных средств в случае полной или частичной ликвидации. Списание основных средств совершается в соответствии с порядком, установленным «Типовой инструкцией о порядке списания основных средств бюджетных учреждений», утвержденной приказом Главного управления Государственного Казначейства Украины и Министерства экономики Украины от 02.12.97 г. № 126/137 и отраслевыми инструкциями. Акт составляется в двух экземплярах постоянно действующей комиссией, назначенной руководителем учреждения, и утверждается в установленном порядке. Расходы на ликвидацию объектов основных средств, а также стоимость материальных ценностей, которые поступили с разбора строений и сооружений, демонтажа оборудования и других основных средств, указываются в акте в разделе «Расчет результатов списания объекта». Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица и является основанием для сдачи на склад металлолома, запчастей и материалов, которые возникли в результате ликвидации.
Применяется для учета домов, сооружений, передаточных устройств, рабочих силовых машин и оборудования, автоматизированных линий, транспортных средств, измерительных приборов и регулирующих приборов, лабораторного оборудования, производственного и хозяйственного инвентаря и иных объектов основных средств. Инвентарная карта открывается в бухгалтерии на каждый объект заполняется на основании акта приема-передачи основных средств (типовая форма №03-1 (бюджет)), накладных, технической и иной сопроводительной документации. В карте предоставляется короткая индивидуальная характеристика объекта. Записи в карту про работы, проведенные на достройке, дооборудовании, реконструкции, модернизации и капитальном ремонте существующих объектов вносятся на основании акта приема-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизованных объектов (типовая форма № 03-2(бюджет)). В короткой индивидуальной характеристике объекта, который учитывается в данной инвентарной карте, должны быть названы два-три наиболее важных для него качественных показателя, которые не дублируют показателей сопроводительной его технической документации. При перемещении основных средств внутри учреждения проводится запись на оборотной стороне карты. В случае невозможности внесения в данную карту всех количественных и качественных показателей характеристики объекта, которые случились вследствие его реконструкции или модернизации, ее дополняют новой. Старую инвентарную карту сохраняют как справочный документ (в ней делается отметка об открытии новой карты).
Справочник «Способы отражения расходов».
Справочник находится в разделе «Справочники» группа «Доходы и расходы».
Справочник предназначен для хранения списка возможных способов отражения расходов по амортизации (погашению стоимости) в затратах предприятия.
Способ отражения расходов по амортизации указывается при принятии к учету основного средства, при принятии к учету нематериального актива, при указании назначения использования спецодежды, спецоснастки.
При вводе способа отражения расходов по амортизации нужно указать счет бухгалтерского и налогового учета и соответствующую аналитику, по которой должна распределяться сумма амортизации.
Затраты по амортизации могут быть распределены в определенной пропорции по нескольким статьям затрат и объектам аналитики, например, по нескольким подразделениям организации. Для этого нужно установить значения коэффициентов распределения в поле К. При расчете суммы амортизации суммируются значения заданных коэффициентов, а затем сумма амортизации распределяется пропорционально величине каждого коэффициента.
По умолчанию в нем уже создано несколько элементов и обратите внимание они называются Амортизация (счет 20.01), Амортизация (счет 26), Амортизация (счет 44).
Акт на выбраковку животного из основного стада (форма N 406-АПК)
Животных основного стада, имеющих низкую продуктивность вследствие неизлечимых болезней, травм или старости, выбраковывают. Решение о выбраковке принимает специальная комиссия, в состав которой входят:
- главный зоотехник;
- главный ветврач;
- заведующий фермой;
- работник бухгалтерской службы;
- лица, на которых возложена ответственность за сохранность скота основного стада.
Результаты выбраковки отражают в форме N 406-АПК. В акте показывают следующие сведения:
- живую массу животного при выбраковке;
- балансовую стоимость;
- инвентарный номер;
- причины выбраковки;
- полученную при выбраковке продукцию (при убое животного);
- другие показатели.
Акт подписывают все члены комиссии и утверждает руководитель организации. После этого документ поступает в бухгалтерию.
На основании данных, указанных в акте, бухгалтеры списывают выбракованных животных в забой, на продажу или на откорм.