Анализ эффективности использования рабочего времени

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Анализ эффективности использования рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В любой работе важен результат: насколько достигнуты цели и задачи, которые были поставлены. Но чтобы прийти к планируемым результатам, нужно заняться выстраиванием рабочего процесса. Именно поэтому в трудовой процесс и внедряют принципы рационального планирования.

№ п. п.	Показатели	По плану	Факти- чески	Отклонения от плана(±)	То же в%
1	Количество отработанных рабочими человеко-дней	488330	463536	-24794	-5,1
2	Количество отработанных рабочими человеко-часов	3838274	3643393	-194881	-5,1
3	Среднее количество дней работы одного рабочего	207,8	199,8	-8	-3,8
4	Средняя продолжительность рабочего дня, час.	7,86	7,86
5	Эффективный (реальный) фонд рабочего времени, час.	1633,3	1570,4	-62,9	-3,9
6	Среднесписочное количество рабочих, чел.	2350	2320	-30	-1,3

Мотивация важна для всех: руководитель вы или рядовой сотрудник. Когда ставятся цели на день, на неделю, на месяц, нужно понимать, каким будет результат. Мотивация – отличный инструмент для того чтобы повысить работоспособность и эффективность труда персонала. При этом можно использовать как мотивацию в материальном выражении, так и в нематериальном.

Пример. Руководство крупной нефтяной компании в РФ поставило перед собой цель: создать солидную деловую репутацию, при этом привлечь к этому процессу сотрудников. Была разработана система мотивации, которая подразумевала следующее: если в течение полугода все отделы компании выполняют поставленные перед ними задачи и при этом перевыполняют план, сотрудникам будут предложен бонусы на выбор материального или нематериального характера.

Как только систему внедрили, текучесть кадров снизилась на 20%, а лояльность сотрудников к руководству повысилась на 50%, став практически 100-процентной.

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что методик, обучающих рациональному использованию и планированию рабочего времени, много. Мы рассказали о самых популярных.

Но какой бы метод или инструмент вы ни использовали, обязательно занимайтесь планированием, анализом и подведением итогов своей каждодневной деятельности. Это позволит выявить все недостатки и использовать рабочее время с максимальной эффективностью.

Анализ использования рабочего времени: понятие и задачи

Анализ рабочего времени – это совокупность методов и инструментов, с помощью которых работодатель выявляет, насколько эффективно его сотрудники используют рабочее время.

Задачи анализа заключаются в следующем:

• Общий анализ расходования рабочего времени (сколько на выполнение должностных обязанностей, а сколько на «прочие» дела);
• Определение скрытых резервов рабочего времени;
• Оптимизация рабочего времени с учетом проведенных расчетов;
• Выявление факторов, которые влияют на те или иные показатели анализа.

Существует несколько видов методов для анализа. Условно можно выделить две группы:

• Расчет по имеющимся данным (продолжительность рабочего дня, выполнение плана, сравнение полученных коэффициентов с нормами);
• Фактическое наблюдение (хронологический учет времени, затраченного на то или иное действие, выполнение работы, подготовительные этапы, оформление документации, временные затраты, не относящиеся к рабочему процессу).

Что такое анализ затрат рабочего времени

Анализ рабочего времени сотрудников на предприятии – это методика расчета эффективности работы (трудозатрат) персонала. Она применима к специалистам в любом сегменте и эшелоне производства, вне зависимости от их специальности и стажа. Анализ использования рабочего времени персонала также можно проводить на основании различных источников данных, включая трудовой табель, данные из тайм-трекеров и мониторинга, всевозможные отчеты, кадровые документы, статистические сведения и срезы по эффективности организации.

Измерять потери и вести расчет снижения различных параметров (включая затраты по часам на реализацию плана и неэффективные потери) тоже можно разными способами – натуральным, трудовым и стоимостным. Анализ использования фонда рабочего времени в соответствие с табелем и другими данными существенно упрощается, если на компьютеры сотрудников организации установлен специализированный софт. На работника он никак не влияет, лишь фиксирует его действия в течение дня.

Пример реального анализа трудозатрат

Возьмем данные фабрики спортивных товаров ООО “Искра” и на их базе проведем анализ использования рабочего времени.

Таблица с показателями трудозатрат

№	Трудовой показатель	Данные за 2020 год (факт)	Данные за отчетный 2021 год	Отклонение
План	Факт	От показателей предыдущего года	От планового
1	Среднесписочная численность	78	80	79	+1	-1
2	Средняя выработка одного сотрудника в год:
дней	238	247	240	+2	-7
часов	1876	1963	1900	+25	-63
3	Средняя продолжительность рабочего дня, час	7,88	7,95	7,92	-0,03	+0,04
4	Фонд рабочего времени, час	146284	157092	150163	-3879	-6929
5	Отработано сверхурочно, час	70	—	190	120	+190

Кто должен вести учет рабочего дня

Вне зависимости от выбранного подхода, ответственность за его осуществление по умолчанию ложится на работодателя. Чаще всего в этой роли выступает директор организации. Но представители топ-менеджемента очень редко занимаются этим самостоятельно, поскольку у них есть множество других обязанностей.

Чтобы назначить сотрудника, ответственного за этот вид работы, издается приказ. В нем фиксируются и дедлайны. Если фирма небольшая, то это может быть один человек. Когда речь идет о крупной корпорации, то зачастую это функция начальников каждого отдела. Алгоритм следующий: заполняется табель, закрывается, после чего на него ставится подпись. Иногда ведение ежедневного учета рабочего времени работников ложится на плечи бухгалтера или секретаря.

Уполномоченное лицо должно:

• фиксировать продолжительность присутствия персонала и вносить его в документы;
• контролировать наличие и подлинность бумаг, подтверждающих уважительные причины пропусков и опозданий: справок из медицинских учреждений, судебных повесток и других;
• закрывать ведомости с обозначением числа отработанных часов, ставить на ней подпись, а после сдавать в бухгалтерию.

Ответственные сотрудники обязаны перед началом полномочий ознакомиться с текстом приказа.

.1 Характеристика ОАО Стройка»

ОАО «Стройка» представляет собой управляющую компанию в вертикально-интегрированном строительном холдинге, включающем в свой состав несколько дочерних и зависимых компаний. Совместная деятельность всех предприятий, входящих в холдинговую группу, образует замкнутый технологический цикл строительного производства.

Фирменное наименование: Открытое Акционерное Общество «Стройка». Сокращенное наименование: ОАО СТРОЙКА

Адрес предприятия:

Единоличный исполнительный орган Общества (Генеральный директор) располагается по адресу:.

Руководитель предприятия:

В собственности холдинга находятся:

― завод железобетонных изделий;

― линия по добыче и производству инертных материалов;

― бетонно-растворное устройство по выпуску товарного бетона;

― производственно-комплектовочные базы в основных населенных пунктах;

― ремонтные мастерские и базы автотранспорта (организационную структуру предприятия см приложение В).

Деятельность компании в целом реализуется по двум направлениям: подрядное строительство и инвестиционное строительство. Подрядное строительство осуществляется на базе заключения договоров подряда или контрактов на возведение различных объектов промышленно-гражданского назначения. Инвестиционное строительство связано с вложением собственных средств, привлечением финансовых средств других инвесторов для строительства объектов недвижимости, как правило, жилых и офисных зданий, пользующихся высоким спросом.

География деятельности компании охватывает центральную и юго-восточную части края. ОАО «Стройка» занимает одно из ведущих мест среди строительных предприятий области. Конкурентные преимущества компании обеспечиваются за счет высокого качества строительных работ, значительного опыта работы, профессионализма и серьезной деловой репутации надежного подрядчика.

Дочерние компании являются самостоятельными юридическими лицами со всеми правами и обязанностями таковых, самостоятельно организуют оперативную деятельность и распоряжаются ресурсами, приобретенными для её осуществления.

Взаимоотношения между управляющей компанией и дочерними обществами строятся на основании договора о взаимоотношениях, в котором предусмотрены функции, права и обязанности сторон (разработка и содействие реализации программ развития группы компаний, входящих в холдинг, управлении капиталом и повышении роста капитализации компаний, совместное обслуживание коммерческой деятельности).

Так же Общество в соответствии с Изменениями в устав е Открытого акционерного общества «Региональное управление строительства» (см. приложение Б) имеет:

― филиал «Восточный», расположенный по адресу

― филиал «Западный», расположенный по адресу:.

Филиал не является юридическим лицом. Действует на основании утвержденного Обществом Положения. Филиал наделяется Обществом имуществом, которое учитывается как на его отдельном балансе, входящем в баланс Общества.

Основными видами деятельности в соответствии с уставом (см. приложение А) являются:

1. Выполнение общестроительных, строительно-монтажных, ремонтных, специализированных и проектно-конструкторских работ;

2. Выполнение функций генерального подрядчика,

. Выполнение функций заказчика-застройщика,

. Технологический и строительный инжиниринг:

5. Выполнение инженерно-геологических изысканий и разработка схем инженерного оборудования.

6. Производство строительных материалов и конструкций;

7. Производство продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления;

8. Осуществление торгово-закупочной, заготовительной, коммерческо-посреднической (в том числе внешнеэкономической) деятельности;

. Риэлтерская деятельность;

. Выполнение грузовых и пассажирских перевозок, авторемонт.

. Организация общественного питания и бытовых услуг.

. Сдача в аренду основных производственных и непроизводственных фондов

Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется федеральными законами, Общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии).

По своей структуре ОАО «Стройка» представляет собой вертикально-интегрированную холдинговую компанию, включающую в свой состав управляющую компанию, два ее филиала, несколько дочерних и зависимых предприятий. Совместная деятельность всех предприятий, входящих в холдинговую группу, образует замкнутый технологический цикл строительного производства. Структура ОАО «Стройка» представлен в приложенииБ.

Для характеристики предприятия составим таблицу экономических показателей ОАО «Стройка» в таблице 2.1.

Таблица 2.1. Основные экономические показатели деятельности предприятия

Наименование показателя	Ед. измерения	2008 г.	2009 г.	2010 г.	Темпы роста, %
					2008 г. к 2009 г.	2010 г. в к2009г.
Выручка от реализации	тыс. руб.
в текущих ценах		817534	1092787	946230	133,67	86,59
в сопоставимых ценах		817534	1014846,77	761013,74	124,14	74,99
Себестоимость продукции	тыс. руб.	747912	1039549	915707	138,99	88,09
Численность работающих	чел.	553	584	528	105,61	90,41
Среднемесячная заработная плата	руб.	11836	12774	13018	107,92	101,91
Производительность труда:	тыс. руб./
в текущих ценах		1478,36	1871,21	1792,10	126,57	95,77
в сопоставимых ценах		1478,36	1613,81	1198,21	109,16	74,25
Прибыль балансовая	тыс. руб.	69622	53238	30523	76,47	57,33
Рентабельность реализованной продукции	%	8,52	4,87	3,23	57,21	66,21

.3 Анализ использования рабочего времени работниками

На рассматриваемом предприятии для учета использования рабочего времени ведется табельный учет. Обязанность за ведение учета возложена на инженеров и мастеров соответствующих структурных подразделений в должностные обязанности входит контроль фактического времени пребывания сотрудников подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет.

Основными обязанностями ответственных за табельный учет является:

― ведение учета штатного состава сотрудников подразделения;

― на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносить в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т.д.;

― осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;

― осуществлять контроль за своевременностью предоставления и правильностью оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных руководителем увольнительных и других;

― готовить списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.

При учете рабочего времени используются типовые бланки учета рабочего времени, следует отметить, что данные бланки не отражают в полной мере все затраты рабочего времени. Так же необходимо заметить, что в должностные обязанности указанных лиц не входит проводить контроль за использованием рабочего времени их функции заключаются в основном в фиксировании неявок и прогулов

Анализ использования рабочего времени предусматривает: анализ использования баланса рабочего времени, внутрисменного режима времени, неиспользованного времени, причин потерь рабочего времени, сверхурочных часов, резервов лучшего использования рабочего времени и влияния потерь времени на выпуск продукции и другие показатели эффективности.

Полное и рациональное использование рабочего времени — главный источник роста производительности труда и эффективности производства. По мере роста материального производства всё больше повышается роль и значение экономии рабочего времени. Для анализа фактически отработанного времени сравнивается не только весь фонд рабочего времени (ФРВ), но и время, отработанное одним рабочим в человеко-днях и в человеко — часах и средняя продолжительность рабочего дня. Такой анализ проводится по каждой категории работников, по каждому производственному подразделению и в целом по предприятию.

Для анализа использования рабочего времени по исследуемому предприятию составим таблицу 2.9

Таблица 2.9. Данные для анализа использования фонда рабочего времени

Показатели	2008	2009	2010	Изменение
				2008 к 2009	2009 к 2010	2010 к 2008
Среднесписочная численность рабочих	294	309	268	15	-41	-26
Отработано дней одним рабочим за год	184,89	184,42	180,75	-0,47	-3,67	-4,14
Отработано часов одним рабочим за год	1473,76	1467,82	1441,73	-5,94	-26,09	-32,03
Средняя продолжительность рабочего дня, ч (стр. 3: стр. 2)	7,97	7,96	7,98	-0,01	0,02	0,01
Общее число отработано человеко-часов рабочими	433285,15	453557,	386383,36	20272,2	-67174,07	-46901,

Маленькое безумие, или главное – не переусердствовать

Руководитель небольшой, но стабильно работающей студии «Сибирикс» в Москве, изучил гору методик оценивания продуктивности сотрудников и решил внедрить в своем бизнесе справедливую оплату труда. Кстати, внедрить такую «справедливость» решили работникам, занимающимся разработкой сайтов, креативными идеями и другими направлениями IТ – технологий. Для этого был разработан детальный план. Учитывать результативность служащих предписывалось по таким параметрам:

• Соответствие выработки часов рабочего времени запланированному.
• Ежемесячные нормативы «сбыта» услуг.
• Количество подчиненных и их оклад.
• Количество благодарностей от клиентов.
• Количество повторных заказов от «постоянных» клиентов.
• Награды за участие в конкурсах профильной направленности.
• Количество отрицательных отзывов заказчиков.
• Сумма дебиторского долга.
• Количество прочтенных книг и так далее.

Очень подробный перечень получился. Таким образом, была создана единая схема оценивания. А чтобы отработать ее на практике, было принято решение потренироваться не с реальными деньгами, а с виртуальными «фантами». В офисе расположили большую доску с изображением всех служащих. На ней при помощи значков – «фантов» – отмечались успехи и провалы каждого работника, которые учитывались при начислении зарплаты.

Разительные перемены в коллективе произошли в течение первого часа после запуска «проекта». Лица стали хмурыми. Еще через пару дней «работы по-новому» началась ожесточенная борьба за «фанты». Дружеская атмосфера в коллективе сменилась настороженной. Спустя семь дней оценивание проекта стало занимать в пять раз больше времени, чем раньше. А между разработчиками и руководителем проекта разгорались целые баталии.

Перечень основных показателей

В производственном процессе нередко возникают потери времени работы. Данные значения также необходимо учитывать при исследовании эффективности ФРВ. Сокращение всех видов потерь (как внутрисменных, так и целодневных) способствует повышению коэффициента использования рабочего времени.

В процессе исследования рассчитывают несколько коэффициентов использования затрат рабочего времени работы.

• Коэффициент использования рабочего периода определяется следующей формулой:

Крп = Дф/Дн,

где Дф- общее число дней, которое отработал один работник за определенный временной период, дни;

Дн- количество дней, необходимое для отработки одному работнику за определенный промежуток времени, дни.

• Коэффициент использования рабочего дня определяется при использовании следующей формулы:

Крд =t_фу/t_н ,

где t_фу – средняя фактическая урочная продолжительность рабочего дня, час;

t_н – средняя продолжительность рабочего дня, час.

• Интегральный коэффициент является универсальным и отражает процент использования рабочего дня (исследуемого периода). Он представлен следующей формулой:

Кинт = Крп*Крд*100;

Этот показатель рассчитывается на основании определения двух предыдущих коэффициентов.

• Интегральный коэффициент загрузки рабочих мест и смен определяется следующей формулой:

Кизрм = Крс*Кнр,

Крс — коэффициент использования сменного режима, который может быть рассчитан делением коэффициента сменности к общему количеству смен на предприятии по существующему режиму труда;

Кнр – коэффициент непрерывности, определяемый как отношение количества работников в самой заполненной смене к общему количеству мест работы.

• Коэффициент сменности возможно рассчитать двумя способами:

1. на определенную дату:

Ксмен дат = Чо/Ч,

Чо – количество рабочих согласно всех смен, чел.;

Ч — количество рабочих в самой заполненной смене, чел.

2. за календарный период:

Ксмен пер = Дс/Д,

где Ксмен пер — коэффициент сменности за календарный период;

Дс — число отработанных за отчетный период дней во всех сменах, чел.-дней

Д – количество дней в самую заполненную смену, чел.-дней.

• Коэффициент использования простоев определяется следующей формулой:

Оцениваем эффективность использования персонала: показатели, характеризующие производительность труда

Производительность труда – показатель, отражающий степень эффективности использования трудовых ресурсов. В свою очередь, его характеризуют обобщающие, частные и вспомогательные коэффициенты.

• Выработка – количество продукции (в стоимостном или количественном выражении), которую выпустил один работник (за год, квартал, месяц, неделю) за единицу рабочего времени. Рассчитывается в нормо-часах или в денежных единицах.
• Трудоемкость – затраты рабочего времени, необходимые для выпуска одной единицы продукции. В отличие от выработки, этот показатель отражает непосредственную связь между затратами труда и объемом производства и позволяет сопоставить количество времени и сил, которое требуется отдельным сотрудникам на выполнение одной и той же задачи.
• Рентабельность труда – размер чистой и валовой прибыли, полученной в расчете на один рубль, затраченный на оплату труда. Данный показатель характеризует способность предприятия к самостоятельному покрытию расходов и отображает эффективность использования трудовых ресурсов.

Основные категории затрат рабочего времени

При изучении трудовых процессов, разработке норм труда необходимо установить, какие затраты рабочего времени являются необходимыми, несут на себе продуктивную нагрузку, а какие считаются излишними, нерациональными затратами и потерями. Для этого рабочее время классифицируется, то есть подразделяется, на отдельные категории по определенным признакам.

Статья 91 ТК РФ определяет рабочее время следующим образом: «Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени».

Примечание. В правовом отношении рабочее время — это законодательно установленный период времени работы для всех участников производства.

Уже в самом определении рабочего времени словами «и иные периоды» обозначена его неоднородность. Для работника оно подразделяется на время работы (в течение которого рабочий выполняет ту или иную предусмотренную или не предусмотренную производственным заданием работу) и время перерывов в работе (в течение которого рабочий не работает).

Как рассчитать непроизводительные затраты рабочего времени

После изучения потерь рабочего времени мы можем определить, сколько непроизводительных затрат было произведено из-за потерь рабочего времени.

Непроизводительные затраты рабочего времени складываются из потерь рабочего времени вследствие изготовления забракованных изделий, их исправления, а также затрат рабочего времени, связанных с отклонениями от технологического процесса (дополнительные затраты рабочего времени). Рассчитываются непроизводительные затраты рабочего времени на основании данных о потерях от брака.

Исходными данными для расчета непроизводительных затрат рабочего времени являются: себестоимость продукции; заработная плата производственных рабочих; потери от брака; материальные затраты; затраты на исправление брака; заработная плата всех рабочих.

Задача №131 (расчет коэффициента использования рабочего времени)

По материалам баланса рабочего времени (в мин.) рассчитать коэффициент полезного использования рабочего времени, потерь и возможного увеличения производительности труда при полном устранении этих потерь.

Исходные данные:

1. Подготовительно-заключительное время (ПЗ) – 42 час.
2. Оперативное время (ОП) – 530 час.
3. Обслуживание рабочего места (ОБ) – 25 час.
4. Технологические регламентированные перерывы (ПТ1) – 42 час.
5. Простои по организационно-техническим причинам (ПТ2) – 59 час.
6. Простои в связи с нарушением дисциплины (ПНД) – 32 час.
7. Нерегламентированные перерывы (ПН) – 15 час.
8. Время на отдых и личные надобности (ОТЛ) – ?

Необходимость рационального использования трудовых ресурсов

Для современных предприятий рациональное использование человеческих ресурсов является насущной необходимостью. От того, насколько эффективно управление персоналом на предприятии, зависят: бесперебойность производства, успешное выполнение поставленных задач, развитие организации, ее конкурентоспособность и т. д.

От обеспеченности организации человеческим капиталом и от эффективности его использования зависит следующее:

• своевременность выполнения работ и объем производства
• степень использования активной части основных производственных фондов (то есть, оборудования, машин, станков, механизмов и т. д.)
• себестоимость выпущенной продукции и, как следствие прибыль и рентабельность
• множество других важных экономических показателей.

Под коэффициентом потерь понимается условное обозначение периода трудовой деятельности работника в течение дня, которая характеризует его производительность.

Общая формула расчета коэффициента выглядит следующим образом:

(Время на выполнение задания)/(Время длительности смены)=K потерь рабочего времени

В идеале при расчете должна получаться единица, однако оптимизировать предприятие настолько сильно практически невозможно. Также для верности расчетов формула применяется отдельно для выяснения потери трудового времени по вине сотрудника и для определения простоя по вине работодателя или независящих от сторон причин.

Время на выполнение задания определяется работодателем, исходя из стандартных формул расчета, которые включают в себя различные методологические исследования.

Похожие записи:

• Как правильно оформить доверенность на получение почты
• Какой огнетушитель должен быть в автомобиле для техосмотра
• Иск о расторжении брака, как правильно подать заявление на развод в мировой суд